Enterprise Search: Wie der Rechercheprozess neue Potenziale entfalten kann

Mit Business-Intelligence-Systemen werten Unternehmen klas­sischerweise strukturierte Daten aus. Doch nicht nur in Excel-Tabellen und den Datenbanken von ERP- oder CRM-Systemen schlummern wichtige Erkenntnisse für die Unternehmenssteuerung, sondern auch in Verträgen, Rechnungen, Angeboten, Berichten, Präsentationen, E-Mails oder Social-Media-Beiträgen. Diese unstrukturierten Datenbestände bilden für BI-Systeme aber einen blinden Fleck. Damit sie ihre vollständigen Daten analysieren können und dadurch bessere Geschäftsentscheidungen treffen, sollten Unternehmen diesen blinden Fleck beseitigen. Das können sie erreichen, indem sie ihre herkömmlichen BI-Ansätze mit Enterprise Search ergänzen.

Alle erdenklichen Datenquellen anbinden

Moderne Systeme für unternehmensweite Suche sind in der Lage, mit Konnektoren alle erdenklichen Datenquellen anzubinden, seien es interne Filesysteme, Unternehmensportale, Wikis, E-Mail-Systeme, Cloud-Plattformen oder Soziale Medien. Zudem bringen sie fortgeschrittene Textanalyse-Verfahren mit, beherrschen Methoden der künstlichen Intelligenz wie Machine Learning und Deep Learning und können in Graphdatenbanken die Vernetzung von Informationen abspeichern. Das erlaubt es ihnen, unstrukturierte Inhalte thematisch zu erfassen, automatisch zu sortieren und zu aggregieren, Beziehungen zwischen ihnen zu erkennen und Trends auszumachen. Außerdem erlauben moderne Lösungen eine praktisch unbegrenzte Skalierbarkeit auf Milliarden Dokumente.

Diese Technologien ermöglichen es Enterprise-Search-Systemen, ihre eigentliche Aufgabe besser zu erledigen: das Finden von Information. Die Nutzer erhalten eine breite Palette an Möglichkeiten, um schnell und zielgerichtet an benötigte Informationen zu gelangen. So können die Systeme etwa natürlichsprachliche Suchanfragen verarbeiten, Zusammenhänge über Dokumentengrenzen hinweg aufzeigen oder die Nutzer mit eingrenzenden oder explorativen Vorschlägen durch ihren Rechercheprozess führen. Ranking-Mechanismen sorgen dafür, dass jeder Nutzer die für seinen individuellen Arbeitskontext relevantesten Dokumente ganz oben in der Trefferliste findet.

Enterprise Search: Hervorragendes Analysetool auch für unstrukturierte Daten

Ihre Eigenschaften machen moderne Enterprise Search aber nicht nur zu einer hochleistungsfähigen Unternehmenssuchmaschine, sondern auch zu einem hervorragenden Analysetool für unstrukturierte Daten. Unternehmen erhalten einen völlig flexiblen Zugang zu den relevanten Informationen und müssen nicht vorab definieren, was ausgewertet werden soll. Sie können sich be­nötigte Auswertungen ad hoc zusammenstellen und durch intelligente Drill-Downs analysieren. Vor einer 360-Grad-Sicht auf den gesamten Datenbestand ausgehend können sie ihn über Filter und Aggregationen dynamisch eingrenzen. Das Ergebnis sind dabei nicht nur Trefferlisten, sondern auch Darstellungen in flexibel konfigurierbaren Dashboards und Visualisierungs-Frontends. Über eine API können die aggregierten Ergebnisse zudem auch an führende Systeme weitergegeben werden – beispielsweise BI-Systeme.

Durch die Integration von unstrukturierten Daten in ihre Business Intelligence haben Unternehmen die Möglichkeit, Berichte und Analysen auf Basis ihres kompletten Datenbestands zu erstellen, das Potenzial ihrer Unternehmensdaten voll auszuschöpfen und eine fundiertere Entscheidungsfindung zu unterstützen. Das ermöglicht ihnen Wertschöpfungen wie etwa neue Geschäftsmodelle, Produkte oder Kunden, die sie durch die Analyse der vorhandenen Datensätze etablieren und gewinnen können. Vorstellbar ist aber beispielsweise auch die Wiederbelebung alter Kundenkontakte, die brach lagen, weil sie schlicht und einfach im Datensumpf untergegangen waren. Die Kombination von strukturierten und unstrukturierten Daten ermöglicht es Unternehmen zudem, Datenqualitätsprobleme zu reduzieren und die Genauigkeit von Berichten und Analysen zu erhöhen. So können sie beispielsweise automatisierte Prozesse zur Identifizierung von Dubletten oder Inkonsistenzen in den Daten aufsetzen.

Zentrale Infrastruktur für moderne Informationsbereitstellung

Die Integration von unstrukturierten Daten in die Geschäftsanalyse ist heutzutage eine der wichtigsten Herausforderungen für Unternehmen. Intelligente Suchtools zur Unterstützung der Entscheidungsfindung werden immer geschäftskritischer. Unternehmen sollten sich deshalb endgültig von der Vorstellung verabschieden, dass Enterprise Search nur „Suche“ ist. Sie sollten sie vielmehr als zentrale Infrastruktur für moderne Informationsbereitstellung betrachten, die sich tief in die verschiedensten Prozesse integrieren lässt.

Von so einer Infrastruktur können nicht nur Konzerne profitieren, sondern auch mittelständische Unternehmen. Dabei brauchen sie weder hohe Kosten noch aufwändige Implementierungen fürchten. Die Einführungsprojekte sind schlank und die Inbetriebnahme stellt kein Hindernis dar. Enterprise-Search-Lösungen lassen sich schnell installieren und mit allen notwendigen Datenquellen verbinden und ermöglichen dank Best-Practice-Einstellungen eine schnelle und effiziente Konfiguration.

Der Autor Franz Kögl ist Vorstand bei IntraFind, einem Spezialisten für Enterprise Search und KI.