Enterprise Search: 5 wichtige Gründe für den Einsatz einer Software

Verträge, Rechnungen, Anträge, Angebote, Berichte, Präsentationen und E-Mails – verteilt über Filesysteme, Unternehmensportale, Wikis und Cloud-Plattformen: Der Datendschungel in Unternehmen wächst und wächst und die Mitarbeiter blicken nicht mehr durch. Das macht sich an allen Ecken und Enden bemerkbar. Diese fünf Situationen zeigen, dass Unternehmen mit ihrem Informations- und Datenmanagement heillos überfordert sind und eine Enterprise-Search-Software benötigen

1. Der Chef tobt

„Ja weiß denn hier niemand, was wir alles wissen?“ Er erinnert sich ganz genau, dass sein Unternehmen vor einigen Jahren ein spezielles technisches Verfahren entwickelt hat, das jetzt bei einem Großkunden helfen könnte. Der Mitarbeiter, der das Verfahren entwickelt hat, ist aber inzwischen in Rente und keiner der Kollegen hat eine Ahnung, wo die Dokumente liegen, die er damals erstellt hat.

2. Enterprise Search: Vertriebsmitarbeiter mit Schnappatmung

Ein Kollege hat eine Präsentation von Grund auf neu erstellt – nur, um kurze Zeit später zufällig herauszufinden, dass ein Kollege von ihm schon einmal eine Präsentation für einen ganz ähnlichen Vertriebsfall ausgearbeitet hat, die eine perfekte Vorlage gewesen wäre. Die gesparte Zeit hätte er wirklich gut für andere Vertriebsfälle brauchen können.

3. Der DSGVO-Verantwortliche wird nervös

Jetzt hat doch tatsächlich ein Kunde ein Auskunftsersuchen gestellt und will wissen, welche persönlichen Informationen wir von ihm haben. „Wie soll ich die denn fristgerecht in unseren ganzen Dateien, Dokumenten, E-Mails und Tabellen aufspüren?“

4.Enterprise Search: Beim Wissensmanagement herrscht dicke Luft

Die Abteilung für Wissensmanagement hat mit großem Eifer und viel Aufwand ein Intranet eingerichtet – und jetzt nutzt kein Mensch das Teil, weil die Standardsuche nur miese Ergebnisse liefert und niemandem weiterhilft. „Hat jemand eine Ahnung, wie man die Suche aufpimpen kann?“

5.Im Call Center verzweifelt ein Support-Mitarbeiter

In der Maschine eines Kunden ist ein Keilriemen defekt. Er braucht einen neuen und benötigt außerdem Hilfe beim Austausch. Der Support-Mitarbeiter hat schon ewig gebraucht, um herauszufinden, welche Art von Keilriemen bei dem Kunden verbaut ist. Jetzt klickt er sich schon seit Minuten durch eine Bedienungsanleitung auf der Suche nach Informationen zum Austausch. Der Kunde verliert merklich die Geduld und ist kurz davor aufzulegen.

Enterprise Search unterstützt die Digitalisierung

Franz Kögl, Vorstand der IntraFind Software AG, erklärt: „Wir leben im Informationszeitalter und KI ist in aller Munde, beim Management von Informationen und Daten befinden sich viele Unternehmen aber noch in der Steinzeit. Mit Enterprise Search können sie das ändern. Die Software ist in der Lage, alle erdenklichen Systeme und Datenquellen anzubinden und zentral zu durchsuchen. Dank KI-Technologien versteht sie die Themen von Inhalten und vernetzt sie auf intelligente Weise. Mitarbeiter gelangen schnell an alle Informationen, die sie für ihre tägliche Arbeit brauchen und kommen erst gar nicht in die Bredouille.“

Die IntraFind Software AG ist Lösungsanbieter für Enterprise Search und künstliche Intelligenz mit Hauptsitz in München. Mit seinen Lösungen unterstützt der Anbieter seit über 20 Jahren Organisationen dabei, ihre strukturierten und unstrukturierten Daten zu durchsuchen, zu verknüpfen und zu analysieren – unabhängig davon, in welcher Quelle diese gespeichert sind. Dafür setzt IntraFind auf KI- und Machine-Learning-Verfahren sowie Natural Language Processing. (sg)

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Aufmacherbild: Cybrain – Adobe Stock