ELO: serverbasiertes e-Mail-Archivierungsmodul für Lotus Notes

Die ELO Digital Office GmbH, Stuttgart, stellte auf der Systems 2006 ein neues serverbasiertes e-Mail-Archivierungsmodul für Lotus Notes vor. Highlight ist die mandantenbezogene, gleichzeitige Archivierung mehrerer Notes-Systeme mit hohem Datendurchsatz. Die Mail wird nicht nur als blankes Datenobjekt gespeichert, sondern kontextbezogen mit prozessrelevanten Daten verknüpft. Die einfache Konfigurations-Möglichkeit erlaubt eine effektive Administration auch sehr großer Systemumgebungen. Generell entlastet die serverbasierte Archivierung die Lotus Notes Server erheblich und ermöglicht eine kostengünstige Speicherung der Daten. Nahezu die gesamte Geschäftskorrespondenz wird heute per e-Mail abgewickelt. Dennoch fehlen in vielen Unternehmen eindeutige Regeln zur Handhabung des e-Mail-Verkehrs. So wird den Mitarbeitern die e-Mail-Verwaltung zum Großteil selbst überlassen: Es liegt in deren Ermessen, welche Mails aufbewahrt, welche gelöscht werden. Die Begrenzung der zugewiesenen Mailkorbgröße kann sogar dazu führen, dass Mails gelöscht werden, die im Zuge der Dokumentationspflicht bzw. der Compliance-Anforderungen hätten aufbewahrt werden müssen. Erschwerend kommt bei IBM Lotus Notes hinzu, dass die Daten in einem eigenen Datenbankformat untergebracht sind und somit kein standardisiertes Langzeitformat gegeben ist.
Abhilfe schafft hier die serverbasierte e-Mail-Archivierung für ELOenterprise und ELOprofessional. Diese archiviert Lotus-Notes-Objekte unabhängig vom Dokumententyp. Insbesondere bei großen Installationen spielt sie ihre Stärken aus: Regelwerk gesteuert übernimmt sie beliebige Notes-Objekte wie e-Mails, Aktivitäten, Kontakte usw. zur Langzeitarchivierung ins Mail-Archiv. Über Profile lässt sich die Archivierungslogik bis auf das kleinste Detail gruppen- und bereichsbezogen steuern.
So können Administratoren auch individuellen Wünschen der Fachbereiche gerecht werden. Insbesondere die Verwendung von Black- und White-Listen zur Filterung bestimmter Mail-Typen unterstützen diese Anforderungen. Sind mehre Mail-Server im Unternehmen oder Konzern vorhanden, können deren Daten parallel archiviert werden. Dabei ist sowohl eine mandantenabhängige Trennung als auch das Zusammenführen von Lotus-Notes-Server-Inhalten möglich. Letzteres erlaubt eine unternehmensübergreifende Informationsrecherche ohne Replikation der Lotus-Notes-Systeme, was wiederum zu einer erheblichen Datenentlastung führt. Die archivierten Lotus-Notes-Daten selbst lassen sich direkt aus den Notes-Clients recherchieren oder bei Bedarf auch im Lotus-Notes-System reaktivieren.
Einbindung in die Geschäftsprozesse: Der größte Vorteil bei der ELO Lotus-Notes-Archivierung ist jedoch die Einbindung in die Geschäftsprozesse. Unabhängig von den Business-Applikationen gelingt dies mit den ELO-Systemen als Middleware auf einfachste Weise. Bei Bedarf unterstützt auch der ELO-eigene Workflow. Im Gegensatz zu einer reinen Lotus-Notes-Datenarchivierung erhält ein Lotus-Notes-Objekt hierbei zusätzliche prozessbezogene Informationen, die eine Mail beispielsweise erst in den richtigen Kontext stellen. So ergeben sowohl der Mail-Inhalt als auch die prozessbezogenen Informationen die Wertigkeit der Information für das Unternehmen.
Zertifizierte Schnittstelle zur Ansteuerung der IBM DR 550 Systeme

Wenn es darum geht, sehr große Mailvolumina zu archivieren, bieten die IBM-Speichersubsysteme DR 550 einen guten Kompromiss zwischen rascher, aber dennoch kostengünstiger Langzeitspeicherung der Lotus Notes Mail-Daten. Speziell für die revisionssichere Archivierung bietet ELOenterprise eine zertifizierte Schnittstelle zur Ansteuerung der IBM DR 550-Speichersysteme. Damit ist auch die Entlastung weltweit verteilter Lotus-Notes-Systeme möglich.
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