ELO präsentiert Version 9 seiner ECM-Software

Auf der ECM World zeigt ELO Digital Office die Version 9 seiner Enterprise-Content-Management (ECM)-Software für den Mittelstand ELOprofessional bzw. für Großkunden ELOenterprise. Noch mehr Fokus auf einfache Bedienbarkeit und das Feature ‚ELO Collaboration’ kennzeichnen dabei die wichtigsten Neuerungen. Aufgrund der hohen Anwenderakzeptanz hat sich der Stuttgarter ECM-Hersteller bei dem neuen Release am Design von Microsoft Windows 8 orientiert. Die Social-Collaboration-Komponente umfasst in einem ersten Schritt einen Feed, der den dokumentenbezogenen Austausch in Echtzeit in einer Art Chat bietet. Das Thema Collaboration nimmt einen immer höheren Stellenwert im geschäftlichen Umfeld ein. Als einer der ersten ECM-Hersteller hat ELO daher seine Flaggschiff-Softwarelinien um einen sogenannten Dokumenten-Feed erweitert, der den Anwendern einen verzögerungsfreien Content-bezogenen, interaktiven Informationsaustausch im Chatformat ermöglicht. ‚ELO Collaboration’ ist in allen ELO Clients (Java, Windows, Web) verfügbar. Dokumentenbezogene Kommunikation sowie Ereignisse werden übersichtlich, chronologisch dargestellt und nachhaltig vorgehalten. Berechtigte Anwender können eigene Chats eröffnen oder bereits geöffnete kommentieren. Eine Zeitliste sorgt zusätzlich für die entsprechende Gruppierung. Anwender sind in der Lage, analog zu den sozialen Netzwerken Beiträge zu verfassen sowie bestehende Beiträge oder Aktionen zu kommentieren. Dabei zeigt das Tool alle Versionsänderungen an. Verschlagwortungsinformationen erscheinen im Kopf des Feeds. Optional lassen sich alle Verschlagwortungsfelder anzeigen.
Darüber hinaus können geschäftsprozessspezifische Aktivitäten über Workflows, ELO Clients oder Fremdapplikationen in den Feed aufgenommen werden. Vorgesehen ist auch die Anpassung des Tools an unterschiedliche Endgeräte wie Smartphones und Tablet-Computer.

Einfacher archivieren, bearbeiten, wiederfinden

Beim Bedienkonzept von ELO 9 stand der Gedanke im Mittelpunkt, dem Nutzer nur die für seine tägliche Arbeit wirklich benötigten Funktionen bereitzustellen. Ziel war, so viele Arbeitsschritte wie möglich zu automatisieren:

• Mit ELO Print&Archive lassen sich nun in nur einem Arbeitsschritt anhand konfigurierbarer Geschäftsregeln Dokumente drucken, archivieren und per E-Mail versenden – direkt aus der jeweiligen Software-Applikation wie einem Warenwirtschaftssystem heraus. Bisher bedurfte es dazu mehrerer manueller Schritte. Für die wichtigsten Fälle werden Standard-Templates mitgeliefert.
• ELO DropZone ermöglicht den einfachen und schnellen Zugriff auf häufig verwendete ECM-Funktionen. Dies erleichtert den Ablageprozess und steigert die Effizienz. Das Feature stellt – angelehnt an Windows 8 – einzelne Funktionen in Form sogenannter Kacheln zur Verfügung. Die Geschäftslogik dahinter ist frei definierbar. Dadurch lassen sich beliebige Verarbeitungsfunktionen bilden, bei denen der Anwender z.B. nur noch ein Dokument auf die jeweilige DropZone ziehen muss, um gemäß der hinterlegten Regel die Verarbeitung auszulösen. Dabei kann es sich z.B. um das Archivieren oder den Start eines Workflows handeln.
• Mit ELO Click&Find gestaltet sich die Suche so komfortabel wie möglich. Der Nutzer kann einen beliebigen Begriff wie eine Auftragsnummer markieren und mit Hilfe einer selbst definierten Tastenkombination die Suche danach im ELO-Archiv auslösen. Das Ergebnis liefert die Trefferliste des ELO Clients.
• Externer Zugriff per Dokumenten-Link: Will man in bestimmten Fällen externe Partner, die kein ELO ECM einsetzen, einbinden, kann das ECM einen speziellen Link generieren: Dabei lässt sich konfigurieren, ob der Abruf zeitlich eingeschränkt oder die Anzahl der Zugriffe limitiert werden soll. Dieser Link kann per E-Mail verschickt oder in die Zwischenablage kopiert werden. Im ersteren Fall wird automatisch eine E-Mail generiert, die den Link enthält und ggf. über eine zeitliche Befristung der Zugriffsoption informiert. Klickt der externe Partner den Link an, öffnet sich der Browser und er kann die verlinkte Datei herunterladen.
• Mobile Offline-Formulare: Elektronische Formulare können nun offline auf einem mobilen Endgerät (mit Android- oder iOS-Betriebssystem) bearbeitet werden. Diese synchronisieren sich bei der nächsten Server-Verbindung automatisch mit dem zentralen Archivsystem und zugeordneten Workflow-Prozessen.
• Dokumenten-Management in Microsoft Office: Der neue ELO DMS Desktop stellt nun wichtige ELO DMS-Funktionen voll integriert in Microsoft Outlook, Word, Excel und PowerPoint bereit. Dies erleichtert und beschleunigt den Prozess, da der Anwender die Applikation nicht wechseln muss.

Des Weiteren lassen sich mit dem neuen Release dynamische Ordnerstrukturen erstellen, die sich selbstständig aktualisieren. Auch ermöglicht es die neue Administrationskonsole, die benötigten Administrationswerkzeuge dank einer intuitiven Funktionssuche zu finden. Mit Hilfe der serverseitigen Click-OCR (Originalzeichenerkennung) können dagegen mehrere OCR-Erkennungsroutinen verkettet ausgeführt werden. Hierzu genügt es, wichtige Textstellen im Dokument zu markieren. Die eigentliche Erkennungsarbeit erfolgt automatisch serverbasiert im Hintergrund.