ELENA kommt – und nun?

Das ELENA-Verfahrensgesetz (Elektronischer Entgeltnachweis) tritt am 1.1.2010 in Kraft. Dann müssen Arbeitgeber monatlich die Entgeltdaten ihrer Beschäftigten elektronisch an die Zentrale Speicherstelle übermitteln. Bis 2012 sollen damit die papiergebundenen Bescheinigungen der Arbeitgeber (rund 60 Millionen pro Jahr) durch einen elektronischen Entgeltnachweis ersetzt und so die Bürokratiekosten sowie der Verwaltungsaufwand gesenkt werden. Darüber hinaus haben Arbeitgeber eine Informationspflicht gegenüber ihren Mitarbeitern.

Was bedeutet das konkret für Arbeitgeber und wie können sie sich vorbereiten? Auf dem neuen Informationsportal www.elena2010.de von Sage Software, Anbieter für betriebswirtschaftliche Software und Services im deutschen Mittelstand, erhalten Arbeitgeber wichtige Informationen rund um ELENA. Sie können dort einen ausführlichen kostenlosen Leitfaden anfordern, der das ELENA-Verfahren in seiner Grundidee sowie seinem konkreten Ablauf erklärt und die einzelnen zu beachtenden Schritte vorstellt. Darin enthalten ist auch ein Muster-Mitarbeiterschreiben für Arbeitgeber, um diesen das ELENA-Verfahren näher zu bringen. Darüber hinaus steht ein Online-Schnellcheck zur Verfügung, mit dem Arbeitgeber schnell ihren Kenntnisstand zu ELENA überprüfen und verbessern können.

Voraussetzung für die Erstellung der Meldungen im automatisierten Verfahren ist insbesondere, dass die Daten aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen mit maschinell erstellten Lohnunterlagen stammen. Das bedeutet, dass die Software für die Lohnabrechnung bei der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherungen (ITSG) geprüft ist und das GKV-Zertifikat der Krankenversicherung erhalten hat. Unternehmen, die kein solches Abrechnungsprogramm einsetzen, müssen die Meldungen mittels so genannter „systemgeprüfter maschineller Ausfüllhilfen“, zum Beispiel über die Webseite www.sv.net an die Zentrale Speicherstelle übermitteln.

Um was handelt es sich beim ELENA-Verfahren?

Ab dem 1.1.2010 müssen Arbeitgeber jeden Monat die Entgeltdaten ihrer Mitarbeiter im Rahmen des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA) an die Zentrale Speicherstelle übermitteln.

Was bezweckt ELENA?

Die elektronischen Meldungen sollen die papierbasierten Auskünfte, Bescheinigungen und Nachweise, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern zur Beantragung von Sozialleistungen ausstellen muss, ersetzen.

Welche Auskünfte und Bescheinigungen sind dies genau?

Das ELENA-Verfahren bezieht sich auf folgende Auskünfte, Bescheinigungen und Nachweise (erfasste Nachweise): Arbeitsbescheinigung, Nebeneinkommensbescheinigung, Auskunft über die Beschäftigung, Einkommensnachweise für das Bundeselterngeld, Auskünfte über den Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag. Diese Bescheinigungen und Nachweise müssen Arbeitgeber ab 01.01.2012 nicht mehr ausfüllen. Sie werden gewissermaß;en durch die bereits ab 01.01.2010 vorzunehmenden elektronischen Meldungen ersetzt.

Müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter informieren?

Ja. Sie sind verpflichtet, ihre Mitarbeiter auf jeder Entgeltabrechung über das ELENA-Verfahren zu informieren. Darüber hinaus sollten sie ihre Mitarbeiter bis Ende 2009 über die Grundzüge des Verfahrens informiert haben.

Muss der Arbeitgeber die Übermittlung der Meldung protokollieren?

Ja. Die Protokollierung umfasst den Absendezeitpunkt der Übermittlung, den Monat, für den die Meldung erfolgt ist, die Versicherungs- oder Verfahrensnummer des Teilnehmers und die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs.

Müssen sich Arbeitnehmer für das ELENA-Verfahren anmelden?

Nur Arbeitnehmer, die Sozialleistungen beantragen, müssen sich für das ELENA-Verfahren anmelden. Mit einer Signaturkarte erteilen sie der entsprechenden Behörde die Datenfreigabe. Bei Minderjährigen muss sich zusätzlich ein gesetzlicher Vertreter anmelden. Erlischt die gesetzliche Vertretung, ist dies unverzüglich mitzuteilen. Zu diesem Zeitpunkt erlischt die Teilnahmeberechtigung des Vertreters.

Wer darf die gemeldeten Daten abrufen?

Das ELENA-Verfahren entspricht den höchsten Sicherheitsanforderungen bei der Datenübermittlung und beim Abruf durch die Behörden. Nur die dazu berechtigten und zugelassenen Stellen wie die Agentur für Arbeit oder Krankenkassen erhalten die Daten von der zentralen Speicherstelle. Dazu muss der Teilnehmer sich angemeldet haben und seine Daten freigeben.