Elektronische Signatur: DocuSign und GoCardless bereiten Weg zum papierlosen Büro

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Für jedes Dokument gibt es eine elektronische Version. Bevor das Papier aus dem Drucker kommt, wird die Datei auf dem Computer erstellt und nach dem Drucken nicht selten wieder eingescannt, wie bei Vertragsabschlüssen, die eine Unterschrift benötigen. Diese Prozesse erfordern ein erhebliches Arbeitsvolumen – insbesondere für das Verwaltungspersonal.
Elektronische SignaturQuelle: TippaPatt - Shutterstock

Eine Elektronische Signatur, die in die Vertrags- und Vereinbarungssysteme (Systems of Agreement) von Unternehmen integriert ist, kann bei papiergebundenen Prozessen einen echten Mehrwert für Unternehmen schaffen. Mit einer elektronischen Signatur-Lösung sparen Unternehmen bares Geld, erhöhen die Effizienz der Verwaltungsabläufe und schonen nicht zuletzt natürliche Ressourcen.

Elektronische Signatur-Lösung mit vordefinierten Integrationen

Eine im September 2018 veröffentlichte Studie des Unternehmens DocuSign und des Forschungsinstituts Forrester hat die Auswirkungen der Verwendung von Lösungen für die elektronische Signatur auf die Produktivität und Kosten unter 100 Unternehmen in Deutschland untersucht. DocuSign bietet eine elektronische Signatur-Lösung auf der ein Unternehmen sein „System of Agreement“ aufbauen und seine Vertragsabspracheprozesse modernisieren kann. Mit der rechtlich bindenden elektronischen Signatur können Unternehmen vollständig auf digitales Signieren umsteigen. Sie können damit End-to-End-Online-Prozesse erstellen und Genehmigungen, Verträge und Transaktionen schneller unter Dach und Fach bringen. Dank der vordefinierten Integrationen und APIs von DocuSign ist die Integration in Systeme, die bereits verwendet werden, möglich.

Elektronische Signatur verbessert Prozesse und Mitarbeiterproduktivität

Die Ergebnisse zeigen, dass Unternehmen im Schnitt drei Mitarbeiter für ihren internen Vertragsabspracheprozess benötigen: zwei signierende Führungskräfte und einen Verwaltungsmitarbeiter. Vor der Einführung der elektronischen Signatur-Lösung wandten die Führungskräfte etwa zehn Minuten pro Transaktion auf, hauptsächlich für das Durchlesen der Vereinbarung und deren Signierung. Verwaltungsmitarbeiter mussten zudem durchschnittlich etwa 75 Minuten darauf verwenden, Dokumente zu erstellen, zu drucken, zu organisieren und zu sammeln, die Zustimmung der Unterzeichner zu überprüfen, nach Bedarf die Post zu bearbeiten und die endgültigen Verträge zu verteilen, aufzubewahren und zu archivieren. Durch die Einführung der elektronischen Signatur konnten die Unternehmen durchschnittlich, basierend auf 1.000 monatlichen Transaktionen, 17.728 Stunden jährlich einsparen.

Elektronische Signatur trägt zur Reduzierung der Betriebskosten bei

Ein durchschnittlicher Vertrag der in der Studie befragten Unternehmen umfasst acht Seiten. Jede Transaktion erfordert in der Regel zwei Poststücke und drei Kopien, sobald der Vorgang abgeschlossen ist. Bei Kosten von fünf Cent pro Seite betragen die gesamten Papier- und Druckkosten 1,20 Euro pro Transaktion. Die Aufbewahrungskosten pro Seite betragen zwei Cent unter Berücksichtigung der erforderlichen Ablageschränke. Die Falschablagekosten werden mit einer Häufigkeit von zwei Prozent und einer Nacharbeit von einer Stunde berechnet, um den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Suche nach fehlenden Dokumenten und deren erneute Ablage zu berücksichtigen.

Anders als bei der Falschablage müssen in zehn Prozent der Fälle, in denen Dokumente vollständig verlorengehen, die Exemplare erneut gedruckt und abgelegt werden. Die gesamten Kosten für Aufbewahrung, Falschablage und verlorene Dokumente betragen pro Transaktion 0,56 Euro. Schließlich gibt es noch eine geschätzte Gebühr von 1,55 Euro pro Postversand, was zu einer Gebühr von 3,00 Euro pro Transaktion führt. Damit werden in der Regel der Postversand an einen entfernten Unterzeichner oder Kunden und der Rückversand an den Verwaltungsmitarbeiter berücksichtigt. Die Gesamtkosten pro Transaktion betragen 4,98 Euro, die durch die Einführung von DocuSign eingespart werden können.

DocuSign-Lösung im Abo beziehen

Die Kosten für die DocuSign-Lösung basieren hauptsächlich auf einer Lizenzgebühr pro Benutzer. Die Gebühr richtet sich nach den Bedürfnissen und dem Transaktionsvolumen der Organisation. DocuSign selbst bietet seinen Kunden den Service von GoCardless an, einem Anbieter für Online-Lastschriftverfahren. So können Unternehmen das DocuSign-Abo bequem via Lastschriftverfahren bezahlen. Dass das Lastschriftverfahren die weltweit bevorzugte Zahlungsoption für Abonnement-Modelle ist, hat jüngst eine Studie von GoCardless und dem Marktforschungsinstitut YouGov unter mehr als 12.000 Verbrauchern aus zehn Ländern (Frankreich, Deutschland, Spanien, Dänemark, Schweden, Australien, Neuseeland, USA, Kanada) ergeben. (sg)

Mehr zu diesem Thema lesen Sie hier: Digitale Signatur: Adobe Sign unterstützt KMUs bei der Digitalisierung

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