Elektronische Rechnung: Warum Unternehmen auf die papierlose Buchhaltung setzen sollten

Expensya, spezialisiert auf das Geschäftsausgabenmanagement, bietet Unternehmen die Möglichkeit, eine elektronische Rechnung, die per E-Mail eingegangen ist, direkt an die Software weiterzuleiten. Die Lösung erfasst die Rechnung dank modernster OCR+-Technologie automatisch und fügt sie in der SaaS-Software hinzu, egal ob die Rechnung im Text der E-Mail erscheint oder als Anhang vorhanden ist.

Eine elektronische Rechnung kann die Rechnungsstellung erleichtern, weil sie in der Regel weniger Zeit in Anspruch nimmt. Die Zeit zwischen Ausstellung und Auszahlung wird verringert und die Verwaltung erleichtert, weil Softwaresysteme die Daten der E-Rechnung automatisch auslesen und verarbeiten können. Dadurch werden manuelle Arbeitsschritte abgeschafft und Prozesse können beschleunigt werden. Papier wird eingespart und Eingabefehler werden verringert.

Elektronische Rechnung beschleunigt Rechnungsprozesse

Mit dem umfassenden Lösungsansatz von Expensya können Unternehmen die elektronische Rechnung als neue Rechnungsart noch schneller verarbeiten. Die von Expensya eigens entwickelte OCR+ Technologie erkennt und verarbeitet alle relevanten Daten der vorliegenden Belege und erstellt die entsprechenden Ausgabenposten in der Plattform. Die digitale Belegkopie lässt sich wiederum direkt zur internen Kontrolle und Genehmigung an Manager oder Finanzdirektoren versenden. Unternehmen können sich wieder aufs Kerngeschäft konzentrieren und erheblich Zeit und Geld einsparen.

Buchhaltung 4.0: Ansatz einer ganzheitlichen Digitalisierung

Das Finanzamt akzeptiert die elektronische Rechnung genauso als Nachweis für Ausgaben wie klassische Papierrechnungen, solange das Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. In einer Umfrage des Frauenhofer von 2019 gaben 38 Prozent der befragten Unternehmen an, dass sie wöchentlich mehr als 5.000 Rechnung und jährlich über 260.000 Rechnungen verarbeiten. Dies bedeutet einen enormen Aufwand an Zeit und Personal. Zudem ist die Rechnungsverarbeitung in den meisten Fällen nur schlecht automatisiert ist und Unternehmen müssen die Rechnungen erst digitalisieren. Hier könnte das geplante Anliegen der Europäischen Kommission E-Invoicing zum Standard zu machen Abhilfe schaffen. Die konkrete Umsetzung steht allerdings noch aus und vor allem Deutschland hinkt im internationalen Vergleich noch hinterher.

Umfassende Lösung für die digitale Ausgabenverwaltung

Rechnungen gehören zu den geschäftlichen Unterlagen, die unabhängig von Zeitzone und geografischen Standorten immer korrekt abrufbar sein müssen. Der schnelle Zugriff auf Informationen und Geschäftszahlen kann im Zweifelsfall einen zentralen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Unternehmen darstellen. Dank digitalem Ausgabenmanagement können Verantwortliche Entscheidungen auf Basis realer Daten treffen und so die Risiken für das Unternehmen reduzieren.

Unzählige Rechnungen freizugeben und die einzelnen Rechnungsposten im schlimmsten Fall per Hand zu erfassen, ist eine Mammutaufgabe und kostet Unternehmen Zeit und Geld. Hier gibt es in vielen Betrieben noch Optimierungspotentiale in Bezug auf Prozessgeschwindigkeit und Automatisierung. Durch die Umstellung auf digitale Tools zur Geschäftsausgabenverwaltung lassen sich alle verbundenen Arbeitsschritte deutlich optimieren.

Die 2014 gegründete Expensya, mit Sitz in Paris und Tunis bietet ein intelligentes System zur automatisierten Verwaltung der Geschäftsausgaben. Als End-to-End Lösung mit einer intuitiven Benutzeroberfläche kann sich die Lösung den Bedürfnissen von Unternehmen jeder Größe anpassen. Die Plattform von Expensya unterstützt die Verwaltung von Spesenabrechnungen, Kostenanalysen wie auch die Umsetzung von Reiserichtlinien. (sg)

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