Einkauf im fliegenden Wechsel: Elektronische Aktenverwaltung und KI für mehr Effizienz

Die Instandhaltungsspezialisten von MTU haben ein Ziel: Mit reibungslosen und effizienten Verfahren sicherstellen, dass das Triebwerk schnellstmöglich wieder im Einsatz ist. Unternehmensintern gilt im operativen Einkauf bei der MTU Maintenance in Langenhagen bei Hannover eigens die Maßgabe von 48 Stunden, innerhalb derer ein Ersatzteil bestellt werden muss. Als eines der zentralen Elemente in diesem Prozess dient der E-Mail-Verkehr. Um den Prozess zu optimieren, wollte MTU den gesamten Ablauf intelligent zu automatisieren und zu beschleunigen.

„Wir suchten nach einer Lösung, die es uns erlaubt, unsere eigentlichen Aufgaben im Einkauf effizienter zu erledigen. Zum Beispiel durch intelligente, automatische Vorselektion und Klassifizierung der Daten- und Informationen. Zentral wichtig waren zudem der Aspekt der Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit der getroffenen Entscheidungen und die Stabilität der Lösung“, erklärt Özlem Evin, Procurement Manager, bei der MTU Maintenance in Langenhagen.

Elektronische Akten- und Vorgangsverwaltung und KI On Premises

Eine wichtige Bedingung galt es zu beachten: Aufgrund der zahlreichen Regulierungsvorschriften durfte die Lösung nicht Cloud-basiert sein. Künstliche Intelligenz (KI) war als Lösungsbestandteil zwar gesetzt, aber es hieß: KI ohne Cloud aufbauen. „Wir haben somit die komplette Lösungsarchitektur On Premises aufgebaut“, erklärt Stefan Jamin, Senior Manager Industries & Innovation bei CENIT.

Im Zentrum der Architektur steht CENIT ECLISO, die Lösung für eine leistungsfähige, elektronische Akten- und Vorgangsverwaltung. Die Software basiert auf der IBM Digital Business Automation Plattform für die Verwaltung von Content und Prozessen, ist stark skalierbar und für sehr große Datenmengen geeignet. Mit CENIT ECLISO ist ferner die Integrationsplattform CENIT Service Manager verknüpft. Mit ihr wurde eine Verbindung zu den E-Mail-Postfächern geschaffen, mit der ein- und ausgehende E-Mails vom Exchange-Server abgeholt und in ein neutrales Format konvertiert werden. Anschließend werden die Informationen an die KI-Lösung übergeben. Diese wertet sämtliche Daten und Inhalte aus, kategorisiert diese und spielt die Erkenntnisse an die Integrationsplattform Service Manager zurück.

Über eine Schnittstelle werden die Informationen in CENIT ECLISO überführt. Mittels einer umfassenden Funktionalität zur Steuerung des Zusammenspiels zwischen Akten- und Vorgangsbearbeitung werden dabei sämtliche, zu einem Einkaufs-Prozess zugehörigen, Dokumente und Informationen in einer elektronischen Akte zusammengeführt. Über die ECLISO Weboberfläche finden die Benutzer somit ihren jeweiligen Mailverkehr, ihre Einkaufsprozesse sowie entsprechende Abstimmungs- und Freigabeaktivitäten strukturiert vor und können diese entsprechend verwalten. Umfassende Recherche- und Auswertungsmöglichkeiten sowie ein integrierter Viewer zur Anzeige von vielen Formaten unterstützen die User zusätzlich.

Künstliche Intelligenz als Enabler

Und das Ergebnis? Durch die sofortige Zuordnung der Mails und Einkaufsvorgänge zu den richtigen elektronischen Akten erhalten die Nutzer mehr Transparenz und Verlässlichkeit in den Abläufen. Die zeitlichen Aufwände, die mit der Suche und Klassifikation der Inhalte verbunden waren, entfallen damit quasi komplett. „Um es auf den Punkt zu bringen: Durch KI und die implementierte Lösung können unsere Mitarbeiter ihren Job effizient, schlank und revisionssicher ausführen“, fasst Özlem Evin von MTU Maintenance zusammen.

>> Weitere Informationen zu CENIT ECLISO sind hier abrufbar.