ECM-Systeme: Strukturierte Datenauswertung auf Knopfdruck

ECM-Systeme in der Praxis: Waren es ursprünglich insbesondere Dokumente im klassischen Sinne, die ihren Weg in die Unternehmen fanden, sind es längst Informationen unterschiedlichster Quellen und Formate. Ob digitale Bilder, Datensätze aus Datenbanken, Dokumente aus Office-Anwendungen, E-Mails, Messenger- oder Social-Media-News, SMS, Web-Inhalte, Videos oder Sprachnachrichten: Die Datenvielfalt ist bunt und noch lange nicht am Ende.

ECM-Systeme im Fokus

In den 1990er Jahren sah der Markt die ersten Systeme für Dokumentenmanagement (DMS) zur Digitalisierung, Archivierung und datenbankgestützten Verwaltung von Schriftstücken. Ab den 2000er Jahren rückte dann das Enterprise-Content-Management (ECM) in den Fokus, wollte man unternehmensweit effizient arbeiten. Gelang mit einem DMS gerade noch die digitale Steuerung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse, ließ sich mit einem ECMS das Spektrum auf die Verarbeitung digitaler Daten und Inhalte in verschiedensten Formaten ausweiten.

Ein ECMS gilt als Herzstück der unternehmensweiten IT-Landschaft. Es vermag mit Drittsystemen aller Art zu kommunizieren und digitalisierte Abläufe abteilungsübergreifend abzubilden. Zudem bietet es vielfältige technische Erweiterungen für unterschiedliche Fragestellungen. Neben dem Arbeiten mit lebenden, also noch nicht archivierten Dokumenten, ist es in der Lage, sämtliche gespeicherten Dokumente, Daten und Informationen per Volltextsuche aufzufinden, mit Workflows zu verknüpfen sowie Prozesse zu automatisieren.

Auch die Zusammenarbeit gilt als zentraler Aspekt beim Informationsmanagement. Daher verfügen ECM-Systeme inzwischen auch über Collaboration-Tools – wie Chat-Feeds zum Austausch von Nachrichten oder virtuelle Teamräume für eine medienbruchfreie Team-/Projektarbeit. Alles stets nachvollziehbar dokumentiert und per Knopfdruck abrufbar.

Im Zeitalter des Informationsmanagements angekommen

Manche ECM-Hersteller erweitern die Funktionalität mittlerweile sogar noch um Analysetools, um die gespeicherten Informationen für anstehende Entscheidungen rasch auswertbar zu machen. Andere wiederum schreiben diese Möglichkeit vielmehr dem „großen Bruder“, dem Enterprise-Information-Management (EIM) zu. Ob erweitertes ECM oder EIM: Aufgrund der Nachfrage nach schneller Visualisierung und Analyse transaktionaler Daten gewinnen diese Funktionen zunehmend an Bedeutung.

Die Unternehmensberatung für Informationsmanagement Project Consult betrachtet EIM beispielsweise als die logische Fortführung des Konzeptes von ECM. Allerdings wird dabei die Trennung zwischen „strukturierter“ und „unstrukturierter“ Information aufgehoben. Technologien wie Analytics, Cloud, Mobile, Automation und Artificial Intelligence (AI) ergänzten dabei den Kern der ECM-Funktionalität.

ECM-Systeme: Strukturiert versus unstrukturiert

Das Managen von unstrukturierten Dokumenten wie Texten, Bildern und Videos ist die originäre Domäne von DMS bzw. ECM – im Gegensatz zum Verwalten strukturierter Daten, die stets in einem definierten Format vorliegen und sich einfach datenbankgestützt verarbeiten lassen. Sie finden sich üblicherweise in Customer-Relationship-Management (CRM)- sowie Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systemen.

Um zukunftsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen immer größere komplexe Datenmengen zusammenführen und sinnvoll verwerten. Die Crux dabei ist, dass das Gros der Informationen mit rund 85 Prozent in unstrukturierter Form vorliegt. Diese lassen sich von der Informationstechnologie allerdings nur schwer zuordnen, auswerten und weiterverarbeiten. Für eine automatische Verarbeitung bedarf es zum einen der nahtlosen Integration von ECM/EIM und ERP bzw. CRM. Zum anderen smarter Technologien wie der künstlichen Intelligenz (KI).

Letztere sind in der Lage, Daten aus Dokumenten zu extrahieren und automatisiert weiterzuverarbeiten. Dabei liest eine Erkennungssoftware die Informationen an beliebigen Positionen aus, prüft Formalregeln und versucht, Zusammenhänge herzustellen. Lediglich bei fehlerhafter bzw. unsicherer Erkennung bedarf es der Intervention des Nutzers. Dessen Korrekturen nimmt dann im Rahmen des Machine Learning (ML) eine Lernroutine auf. So lassen sich die Erkennungsraten optimieren und die identifizierten Inhalte den richtigen Attributfeldern zuordnen. Der manuelle Aufwand geht zurück.

Datenanalyse in der Praxis

Organisationen bringt es Effizienzgewinne, wenn sich Zusammenhänge zwischen Informationen verschiedenster Eingangskanäle direkt und zeitnah herstellen lassen. Sie profitieren somit von intelligenten Komponenten in ECM/EIM-Systemen, die

• große Datenmengen rasch und effizient auswerten
• Daten in Form von Diagrammen, Kennzahlen und Tag-Clouds analysieren und visualisieren können.

Auf diese Weise generiert die Kombination aus ECM/EIM und KI am Posteingang großen Mehrwert. Dank der automatisierten Erkennung und Zuordnung erfolgt die Verteilung der Post wesentlich effizienter. Optimiert wird auch die Einbindung mobil Arbeitender.

Die Reaktionszeiten sinken und die Mitarbeiter werden spürbar entlastet. Auch in der Personalabteilung machen sich die Produktivitätseffekte bemerkbar, unter anderem bei der Analyse von HR-Dokumenten wie Weiterbildungsnachweisen, Bewerbungsunterlagen oder auch Krankmeldungen. Die Dokumente werden – wenn erforderlich – gescannt, analysiert, klassifiziert und direkt der jeweiligen Personalakte zugewiesen. Zudem lassen sich nachgelagerte Aktionen unmittelbar anstoßen: So erfährt das Team automatisiert über den krankheitsbedingten Ausfall des Kollegen und eine Vertreterregelung tritt in Kraft. Wertvolle Dienste kann die KI darüber hinaus beispielsweise bei der Analyse und Verarbeitung von Eingangsrechnungen oder Bestellungen leisten, sofern das ECM/EIM-System eng mit dem Warenwirtschaftssystem verknüpft ist.

Fazit

Intelligente Analyse-Technologien sind inzwischen hoch wirksame Stellschrauben für mehr Effizienz im Arbeits­alltag. Damit tragen sie in wesentlichem Maße zur Sicherung der Zukunftsfähigkeit von Unternehmen bei. ECM/EIM-Systeme bilden hierfür die optimale Grundlage.

Der Autor Holger Jischke ist Bereichsleiter strategische Geschäftsentwicklung und Produktmanagement, bei der ELO Digital Office GmbH.

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