ECM-Software: Prickelnder Informationsfluss für mehr Transparenz

Die Kessler Sekt GmbH & Co. KG mit Sitz in Esslingen am Neckar beschäftigt rund 65 Mitarbeiter. Das mittelständische Unternehmen stellt Spitzensekt auf traditionelle Weise her, denn Qualität hat Tradition in Deutschlands ältester Sektkellerei: Seit fast 200 Jahren werden hier Sektprodukte aus hochwertigen Weinen der Region und von namhaften Weingütern aus ganz Deutschland und Europa gefertigt. Die Produktion erfolgt nach der „Méthode traditionelle“ des Gründervaters, die weltweit als die qualitativ beste Art der Schaumweinerzeugung gilt – heute mit Hilfe hochmoderner Fertigungsanlagen. Das baden-württembergische Unternehmen verkauft jährlich etwa 1,8 Millionen Flaschen Sekt. Mit der Einführung einer ECM-Software startete die Kellerei nun in die digitale Welt.

ECM-Software: Wachsende Papierflut und dezentrale Datenhaltung

Neben dem Stammsitz in der historischen Altstadt Esslingens betreibt Kessler Sekt eine hochmoderne Produktionsanlage im wenige Kilometer entfernten Industriegebiet in Esslingen-Zell. Die räumliche Distanz zwischen den beiden Standorten brachte im Laufe der Jahre jedoch immer größere Herausforderungen mit sich: Papierunterlagen zu mehr als 15.000 Aufträgen im Jahr befanden sich im täglichen Pendelverkehr zwischen der Verwaltung am Stammsitz und der Produktion in Esslingen-Zell.

„Ein enormer logistischer Aufwand, der bei stetig wachsender Auftragslage immer größer wurde. Hinzu kam, dass der Einkaufsbereich dezentral organisiert und Einkaufsbelege somit nicht transparent an einem zentralen Ort verfügbar waren“, erinnert sich Kerstin Loy, kaufmännische Leiterin Kessler Sekt. Deshalb entschloss man sich, papierbasierte Prozesse sukzessive abzulösen und mit Hilfe eines Software für Enterprise-Content-Management (ECM) zu digitalisieren.

Fündig wurde die Sektkellerei bei der ECM-Software des ECM-Herstellers ELO Digital Office in Stuttgart. Die Implementierung erfolgte in mehreren Teilprojekten nach Vorgesprächen und auf der Grundlage sorgfältiger Planungen. Verantwortlich dafür war der älteste und somit äußerst erfahrene Business Partner, der IT-Dienstleister SoftMate GmbH aus Stuttgart. Der Startschuss für das erste Projekt – die Überführung der gesamten Auftragsbearbeitung in das ECM-System – fiel 2018.

Weitere Teilprojekte folgten zum einen mit der Abbildung einer digitalen Einkaufsakte in der ECM-Suite zur digitalen Bestellabwicklung. Zum anderen mit der automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung mit Hilfe der Business Solution ELO Invoice, die Kessler seit Oktober 2020 produktiv nutzt. Ein enormer Vorteil, gerade in der pandemiebedingten Ausnahmesituation, in der ein Großteil der Verwaltung im Homeoffice arbeitet.

 „Ohne die ECM-Suite wäre es in der aktuellen Situation unmöglich, 50 bis 75 Prozent der Verwaltung vollständig und problemlos im Homeoffice abzubilden.“

Kerstin Loy ist kaufmännische Leiterin bei der Kessler Sekt GmbH & Co. KG.

Automatisierung der Belegarchivierung und des Rechnungseingangs

Während des Weihnachtsgeschäfts 2018, das bei Kessler etwa 25 bis 30 Prozent des Jahresumsatzes ausmacht, starteten die IT-Experten mit der Überführung sämtlicher Verkaufsbelege in die ECM-Software. Dort werden sie in einer digitalen Verkaufsakte vorgangsbezogen zusammengefasst und archiviert, stehen zentral zur Verfügung und lassen sich jederzeit digital weiterverarbeiten.

Über eine Schnittstelle zum bestehenden ERP-System werden auch die Informationen daraus automatisiert zu jedem Vorgang in der digitalen Verkaufsakte abgelegt. Vom Angebot über die Auftragsbestätigung bis hin zu Lieferschein und Rechnung sind somit sämtliche Verkaufsdokumente mit nur wenigen Klicks verfügbar. Von der Rechnung in der Verkaufsakte gelangt man darüber hinaus auch direkt in die entsprechende Ablagestruktur der Buchhaltung.

Ablösung der dezentralen Datenablage durch ECM-Software

Der Einkaufsbereich des Unternehmens ist dezentral organisiert. Daher waren Einkaufsbelege immer nur lokal beim jeweiligen Einkäufer einsehbar. Die Kellerei wickelt aber neben dem klassischen Einkauf für die Sektproduktion vielfältigste Einkaufsvorgänge ab, wie zum Beispiel Leistungen für Veranstaltungen im Kessler Haus, für Kellerführungen oder auch für diverse Sponsoring-Aktivitäten.

Die Folge war eine zunehmend komplexe dezentrale Datenablage. Vorgänge, die teilweise mehrere Jahre zurücklagen, waren oftmals nicht mehr oder nur mit großem manuellem Aufwand wieder auffindbar. Abhilfe ließ sich mit der in der ECM-Software integrierten digitalen Einkaufsakte schaffen. Heute stehen somit sämtliche Bestellvorgänge nicht nur in Sekundenschnelle zur Verfügung, sondern können auch direkt über die ECM-Software ausgeführt werden.

Auch das Rechnungsmanagement wurde auf digitale Bearbeitung umgestellt: Eingehende Rechnungen werden über einen zentralen E-Mail-Account gesammelt und von dort dem jeweils zuständigen Sachbearbeiter zugestellt. Dieser startet den digitalen Rechnungsworkflow mit der Business Solution für das Rechnungsmanagement. Sämtliche Freigaben werden darüber automatisiert gesteuert und der Rechnungsbeleg in der zugehörigen Einkaufsakte im ECM-System abgelegt. Die Rechnungsbearbeitung und

-freigabe erfolgt dank des digitalen Workflows vollkommen zeit- und ortsunabhängig – ein enormer Vorteil gerade in Zeiten der Pandemie, in der ein Großteil der Mitarbeiter aus der Verwaltung im Homeoffice arbeitet. „Ohne die ECM-Suite wäre es in der aktuellen Situation unmöglich, 50 bis 75 Prozent der Verwaltung vollständig und problemlos im Homeoffice abzubilden“, ergänzt Kerstin Loy.

Auf Kerntätigkeiten fokussieren

Von der Ablösung papierbasierter Prozesse und den kürzeren Abstimmungswegen dank der digitalen Abläufe profitiert das Traditionshaus in hohem Maße. „Vor dem Einsatz der ECM-Software war ein Mitarbeiter in den Hauptabsatzmonaten mehrere Stunden am Tag nur mit der Papierablage beschäftigt. Durch die enorme Zeitersparnis können sich unsere Mitarbeiter im Einkauf und der Buchhaltung nun qualifizierteren Tätigkeiten widmen“, erklärt die kaufmännische Leiterin.

Außerdem schätzen Mitarbeiter wie Geschäftsführung insbesondere die höhere Transparenz und schnellere Informationsverfügbarkeit sowie derzeit die uneingeschränkten Arbeitsmöglichkeiten aus dem Homeoffice. Auch die Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister lief ganz hervorragend, weshalb die Sektkellerei bereits weitere Projekte zum Ausbau der ECM-Suite im Auge hat.

So wird im nächsten Schritt die Einführung der Business Solution für digitales Vertragsmanagement vorbereitet, um sämtliche Lieferantenverträge mit der digitalen Einkaufsakte zu verknüpfen. Darüber hinaus ist geplant, die ECM-Suite um die digitale Personalakte zu erweitern und mit einer DATEV-Schnittstelle zur automatischen Belegübernahme zu verknüpfen. Und schließlich arbeiten SoftMate und Kessler an einer digitalen Lösung für das Qualitätsmanagement sowie an der Einführung der Business Solution für das Besuchermanagement. Deutschlands älteste Sektkellerei geht also ihren Weg in die digitale Zukunft konsequent weiter. (sg)

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Über die Autorin: Sabine Merk ist freie Journalistin für Digitalisierungsthemen.