ECM: Fließende Prozesse

Workflow-gesteuerte Geschäftsprozesse versprechen einen rascheren Durchlauf von Dokumenten und damit kürzere Liegezeiten sowie mehr Prozesskontrolle. Abbilden lassen sich beispielsweise Verfahren zur Genehmigung beziehungsweise Freigabe von Anträgen oder Rechnungen, selbstverständlich aber auch komplexere Vorgänge. Die Software informiert rechtzeitig über nahende Ablauftermine und kann in der Praxis zum Beispiel bei der Rechnungsbearbeitung vor Skontoverlust schützen. Die Stellvertreterregelung sorgt im Krankheitsfall dafür, dass Aufgaben nicht liegen bleiben, sondern direkt an einen berechtigten Kollegen geleitet werden. Ebenso lässt sich die Eingangspost einscannen und automatisch an die jeweiligen Bereiche verteilen.

Von den Vorteilen der elektronischen Bearbeitung überzeugt ist beispielsweise Ralf Landowski, Leiter IT bei der Carl Valentin GmbH: „ELO ermöglicht den Mitarbeitern standortübergreifend den schnellen Zugriff auf Dokumente, die vorher zeitaufwändig und sehr mühsam verteilt werden mussten.“

Vorbereitete Workflows erlauben demzufolge eine schnellere und effizientere Bearbeitung von Geschäftsprozessen. „Doch mehr Flexibilität bietet unser Ad-hoc-Workflow. Er entfaltet speziell dann seine Stärken, wenn sehr dynamische Verteiler oder Freigabeketten gebildet werden sollen“, erklärt Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH. „Der Anwender wählt nur die einzubindenden Personen aus einer Liste aus und legt die Reihenfolge fest, nach der das System sie anspricht. Es generiert daraus dann automatisch den gewünschten Workflow und steuert den Prozess.“

Formular-Workflow mit viel Potenzial

Insbesondere das Formularwesen ist aufwändig und bietet viel Potenzial für Zeitersparnis. Der ECM-Spezialist stellt daher mit seinem Formular-Workflow das Werkzeug bereit, um dieses Potenzial zu erschließen – und Vorgänge wie Urlaubsanträge, Bedarfsanforderungen oder die Rechnungsprüfung zu beschleunigen. Grundlage für die Entwicklung waren konkrete Anforderungen von Kundenseite.

Die Vorteile des Tools, etwa die schnelle Durchlaufzeit, lassen sich am Beispiel des Urlaubsantrags leicht verdeutlichen. Reicht ein Mitarbeiter einen Antrag ein, geht ohne IT-Unterstützung oft erst einmal die Suche nach dem entsprechenden Urlaubskonto in den Akten los. Eleganter erledigt dies der Formular-Workflow. Der Antragsteller braucht lediglich das ELO-Urlaubsformular zu öffnen, das bereits seinen Namen enthält, und sieht sofort den aktuellen Status an Resturlaubstagen beziehungsweise Überstunden. Das System zieht sich die relevanten Informationen anhand entsprechender Regeln und der ELO Automation Services aus der Personaldatenbank. Über ein Auswahlfenster im Formular kann der Anwender seinen Urlaubszeitraum auswählen. Die neu beantragten Urlaubstage werden dann automatisch vom Resturlaub abgezogen. Dabei berücksichtigt das System auch Feiertage und Wochenenden.

Im nächsten Schritt selektiert der Mitarbeiter seine Vertretung aktiv aus einer Liste und gibt ein Übergabedatum ein. Daraufhin leitet er das Formular an den ausgewählten Vertreter weiter. Dieser erhält es in seiner Aufgabenliste und kann nun aussuchen, ob er den Mitarbeiter vertritt oder nicht. Nimmt er die Vertretung an, wird das Formular an den Vorgesetzten weitergeleitet, der dem Mitarbeiter bereits zuvor automatisch zugeteilt worden war. Dieser kann den Antrag nun genehmigen oder ablehnen. In beiden Fällen wird automatisch eine Unterschrift gesetzt. Genehmigt er ihn, gelangt dieser wieder in die Aufgabenliste des Antragstellers. Der wird so über den aktuellen Status informiert und kann den Workflow abschließen. Ist das ECM-System mit einem Zeiterfassungssystem verbunden, lässt sich das Formular auch für den Gleitzeitabbau nutzen. Die korrekte Verrechnung mit tatsächlich offenen sowie vom Mitarbeiter „gefühlten“ Überstunden bietet sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer mehr Übersicht.

Erstellen von Workflow-Formularen

Will man ein Workflow-Formular erstellen, sollten im Vorfeld folgende Punkte geklärt werden:

• Welche Daten werden benötigt?
• Wo sollen die Daten gespeichert werden?
• Wie soll die Workflow-Vorlage aussehen?
• Wie soll das Formular aussehen?

Hierfür werden im ersten Schritt die benötigten Daten, beispielsweise Name des Mitarbeiters, ELO-Anmelde-Name und User-ID sowie der aktuelle Stand der Urlaubstage und/oder des Gleitzeitkontos gesammelt. Anschließend wird festgelegt, wie die Daten gespeichert werden, bevor die Workflow- und Formularskizzen erstellt werden.

Ein Formular kann aus einem oder mehreren Teilformularen bestehen. Diese werden innerhalb des Formular-Designers als Templates bezeichnet. Der Administrator hat dann die Möglichkeit, bei jedem Workflow-Schritt zu bestimmen, welche Templates der jeweilige Anwender sieht oder nicht. So sollte der Mitarbeiter im Falle des Urlaubsantrags nicht die Möglichkeit erhalten, seinen Urlaub selbst zu genehmigen. Daher sollte ihm dieser Formularabschnitt verborgen bleiben.

Vielfalt und Flexibilität dank Formular-Editor

Selbstverständlich ist das Szenario nicht auf Urlaubs-/Gleitzeitanträge beschränkt. Mit dem ELO Formular-Editor können Anwender ohne großen Aufwand beliebige Formulare erstellen und mit eigener Workflow-Logik hinterlegen. Dies gilt auch für Stichwortlisten oder Teilformulare. Der Workflow-Editor beruht auf HTML-basierten Formularen. Sie lassen sich bequem mit dem ELO-Editor über Auswahllisten anpassen. Somit fügt sich der formularbasierte Workflow schnell und nahtlos in die Unternehmensprozesse und -anwendungen ein.

Die Bedarfsanforderung läuft zum Beispiel im ERP-System ab, beinhaltet aber häufig vorgelagerte Prozesse außerhalb der ERP-Anwendung. Der formularbasierte Workflow bildet solche Szenarien perfekt ab und übergibt die Informationen an die kaufmännische Anwendung. Kostenstellen oder Preislisten werden dann direkt aus dem ERP-System bezogen und müssen nicht redundant gehalten werden. Bei sehr komplexen Workflows behält der Anwender mit einer Detailansicht immer den Überblick über einzelne Workflow-Knoten beziehungsweise den gesamten Prozess.

Mit Hilfe eines grafischen Designers lassen sich die komplexesten Unternehmensabläufe abbilden. Außerdem zeigt das Workflow-Monitoring von ELO grafisch übersichtlich, welchen Weg ein Vorgang durchlaufen hat und bei welchem Bearbeitungsschritt er sich gerade befindet – selbst bei komplexen Abläufen. Diese grafische Darstellung kann für jeden Unterschritt auch in das PDF-Format umgewandelt werden. So lassen sich alle Bearbeitungsschritte problemlos und transparent nachvollziehen – gesetzliche Vorgaben werden eingehalten. Insgesamt führt das automatische Workflow-Management zu höherer Produktivität und Effizienz. (sg)

Sabina Merk, freie Journalistin in München.

ELO Workflow im Überblick

• Einfaches Berechtigungskonzept für komplexe Aufbau-/Matrixorganisationen
• Übersichtliches Monitoring auch bei komplexen Strukturen inklusive Birdview
• Filter- und Listendarstellungen für mehr Prozesskontrolle
• Vergrößerter Workflow-Aktionsradius bei unerwarteten Ereignissen
• Versionierung der Workflow-Abläufe für mehr Sicherheit