E-Mail-Versand an mehrere Empfänger kann zur Datenschutzfalle werden

Automatisiert versendete Massen-Mailings und Rund-Mails werden in vielen Unternehmen gerne verwendet. So bieten viele E-Mail-Clients Funktionen, mit denen sich E-Mails unkompliziert an einen großen Empfängerkreis versenden lassen. Durch die Fehlbedienung kann ein Massen-Mailing jedoch schnell zur teuren Datenschutzfalle werden, wie die E-Mail-Experten der Group Business Software AG (GBS) warnen.

„Der häufigste Fehler, der in diesem Zusammenhang auftritt, ist, die Empfängeradressen nicht in die Bcc- sondern in die offen einsehbare An- oder Cc-Adressleiste einzufügen“, erklärt Andreas Richter, Vice President Marketing bei GBS. Da E-Mail-Adressen als personenbezogene Daten gelten, unterliegen auch diese dem besonderen Schutzbestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die rechtlichen Folgen einer entsprechenden Fehlbedienung sind dementsprechend fatal. So wurde jüngst vom Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) ein Bußgeld gegen ein Unternehmen verhängt, dessen Mitarbeiterin eine E-Mail nicht in Blindkopie an mehrere Empfänger versandt hatte. Der komplette E-Mail-Adressverteiler des Unternehmens konnte stattdessen von jedem Empfänger eingesehen werden.

„Nicht zu unterschätzen sind – neben möglichen Bußgeldern – zudem die Image-Schäden, die derartige Fehlbedienungen nach sich ziehen“, gibt Richter zu bedenken. GBS bietet mit der iQ.Suite eine zentrale E-Mail-Management-Lösung für die führenden E-Mail-Plattformen, um derartigen Fahrlässigkeiten im Umgang mit E-Mails entgegenzuwirken. Unternehmen können damit Datenabfluss verhindern und resultierenden Imageschäden sowie Bußgeldern vorbeugen.

Mit Hilfe der iQ.Suite ist bei großen E-Mail-Verteilerlisten stets gewährleistet, dass die Adressaten immer im Blind Copy stehen, selbst wenn der Sender versehentlich die Liste in die An- oder Cc-Zeile eingetragen hat. Hierzu zählt die Lösung regelbasiert, ob die Zahl der Empfänger einer E-Mail einen definierten Schwellenwert überschreitet. Sobald dies der Fall ist, werden diese automatisch in die Bcc-Zeile kopiert. „Damit ist es Mitarbeitern – ob fahrlässig oder gar vorsätzlich – nicht mehr möglich, Verteilerlisten offen zu versenden. Das verbessert den Datenschutz und damit die Rechtssicherheit in Unternehmen“, ist Andreas Richter überzeugt. (sg)