Werbung

E-Akte: Bundesdruckerei erhält BSI-Zertifizierung für ersetzendes Scannen

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on xing
Share on whatsapp
Share on email
Share on print

E-Akte: Bundesdruckerei erhält BSI-Zertifizierung für ersetzendes Scannen

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on xing
Share on whatsapp
Share on email
Share on print
Die Aufbewahrung von Papierdokumenten in Verwaltungen und Unternehmen ist teuer und organisatorisch oft schwierig. Mit „TR RESISCAN“ hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik 2013 eine Richtlinie veröffentlicht, die Rechtssicherheit beim ersetzenden Scannen sicherstellen soll und die Basis für die E-Akte darstellt.
E-Akte Addison OneClick Digitalisierungs-Trends Digital-Gipfel digitale Technologien Digitalisierung in Unternehmen

Quelle: Joe Techapanupreeda/shutterstock

  • Die Lösung „RESISCAN Service“ ermöglicht rechtskonforme Digitalisierung mit anschließender Vernichtung von Papierdokumenten.
  • Die Zertifizierung gemäß „Technischer Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen“ (TR RESISCAN) ist bereits erfolgt.
  • Die E-Akte mit dem Ziel der Digitalisierung der Verwaltung soll Kosten und Platz einsparen.

Mit dem ersetzenden Scannen wird das Scannen von Dokumenten wie Verwaltungsunterlagen oder Personalakten mit anschließender Vernichtung der Papieroriginale bezeichnet. Hierbei hat das digitale Dokument die gleiche Beweiskraft wie das ursprüngliche Original. Die Bundesdruckerei wurde vom BSI gemäß TR RESISCAN als Anbieter von Scan-Dienstleistungen zertifiziert, die die Grundlage für die Einführung der E-Akte bildet.

„Eine rechtskonforme Digitalisierung mit anschließender Vernichtung der Papierdokumente vereinfacht die Archivierung und ermöglicht eine sichere digitale Aktenführung und medienbruchfreie Prozesse“, erklärt Jochen Felsner, Geschäftsfeldleiter für sichere Datenlösungen bei der Bundesdruckerei GmbH.

Einführung der E-Akte erfolgt gemäß TR RESISCAN

Öffentliche Institutionen wie die Verwaltungen und die Justiz müssen aufgrund gesetzlicher Vorschriften ihre Prozesse digitalisieren. Das E-Government-Gesetz schreibt den Einsatz der elektronischen Akte – der sogenannten E-Akte – vor. Die Übertragung der Papierdokumente in die Akte soll nach dem Stand der Technik erfolgen, das heißt nach dem Verfahren mit TR RESISCAN. Behörden des Bundes sind bereits seit Anfang 2020 zur elektronischen Aktenführung verpflichtet. Für die Justiz ist die Einführung der E-Akte erst ab dem 1. Januar 2026 verpflichtend.

Auch Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, beispielsweise Finanz- und Steuerunterlagen über längere Zeiträume aufzubewahren – am besten in digitaler Form. Die Bundesdruckerei bietet mit dem RESISCAN Service professionelle Dienstleistungen im Bereich Scan- und Datenerfassung gemäß TR RESISCAN an: von der Beratung und Unterstützung bei der Schutzbedarfsermittlung über die Dokumentenvorbereitung und den sicheren Transport bis hin zum Scan-Vorgang und zur zertifizierten Vernichtung der Originalunterlagen.

E-Akte RESISCAN
So gelingt die Einführung der digitalen Aktenführung in zehn Schritten. (Grafik: Bundesdruckerei GmbH)

Dokumente mit elektronischer Signatur versehen

Die digitalen Dokumente werden außerdem während des Scan-Prozesses mit einer elektronischen Signatur oder einem elektronischen Siegel versehen. Optional kann ein Zeitstempel dazu dienen, die Existenz der entsprechenden Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt nachzuweisen. So bleibt die Integrität – also die Korrektheit der Daten – gewahrt. Die digitalisierten Unterlagen sind so für eine elektronische Weiterverarbeitung und Langzeitarchivierung ohne große Aktenschränke vorbereitet. Felsner kommentiert: „Mit dem RESISCAN Service für ersetzendes Scannen unterstützen wir Behörden und Privatwirtschaft bei Kostensenkung und Prozessoptimierung.“

Die Bundesdruckerei GmbH und ihre Tochtergesellschaft Maurer Electronics GmbH ist eines der führenden deutschen Hightech-Sicherheitsunternehmen mit Hauptsitz in Berlin. Mit innovativen Lösungen, Produkten und Technologien „Made in Germany“ schützt sie Identitäten und Daten. So schafft sie Vertrauen und Rechtssicherheit in der digitalen Gesellschaft – und ermöglicht das souveräne Handeln von Staaten, Unternehmen und Bürgern in der analogen und der digitalen Welt. (sg)

Lesen Sie auch: Einkauf im fliegenden Wechsel: Elektronische Aktenverwaltung und KI für mehr Effizienz

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on xing
XING
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on email
E-Mail
Share on print
Drucken

Ihre Meinung zum Artikel

Abonnieren
Benachrichtige mich bei
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments

Andere Leser haben sich auch für die folgenden Artikel interessiert

Werbung

Redaktionsbrief

Tragen Sie sich zu unserem Redaktionsbrief ein, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Werbung
Werbung

Aktuelle Ausgabe

Topthema: Sichere Brücke zwischen Automatisierungswelt und Cloud

Industrial Edge computing

Mehr erfahren

Wir wollen immer besser werden!

Deshalb fragen wir SIE, was Sie wollen!

Nehmen Sie an unserer Umfrage teil, und helfen Sie uns noch besser zu werden!

zur Umfrage

Tragen Sie sich jetzt kostenlos und unverbindlich ein, um keinen Artikel mehr zu verpassen!

    * Jederzeit kündbar

    Entdecken Sie weitere Magazine

    Schön, dass Sie sich auch für weitere Fachmagazine unseres Verlages interessieren.

    Unsere Fachtitel beleuchten viele Aspekte der Digitalen Transformation entlang der Wertschöpfungskette und sprechen damit unterschiedliche Leserzielgruppen an.