E-Akte: Bundesdruckerei erhält BSI-Zertifizierung für ersetzendes Scannen

• Die Lösung „RESISCAN Service“ ermöglicht rechtskonforme Digitalisierung mit anschließender Vernichtung von Papierdokumenten.
• Die Zertifizierung gemäß „Technischer Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen“ (TR RESISCAN) ist bereits erfolgt.
• Die E-Akte mit dem Ziel der Digitalisierung der Verwaltung soll Kosten und Platz einsparen.

Mit dem ersetzenden Scannen wird das Scannen von Dokumenten wie Verwaltungsunterlagen oder Personalakten mit anschließender Vernichtung der Papieroriginale bezeichnet. Hierbei hat das digitale Dokument die gleiche Beweiskraft wie das ursprüngliche Original. Die Bundesdruckerei wurde vom BSI gemäß TR RESISCAN als Anbieter von Scan-Dienstleistungen zertifiziert, die die Grundlage für die Einführung der E-Akte bildet.

„Eine rechtskonforme Digitalisierung mit anschließender Vernichtung der Papierdokumente vereinfacht die Archivierung und ermöglicht eine sichere digitale Aktenführung und medienbruchfreie Prozesse“, erklärt Jochen Felsner, Geschäftsfeldleiter für sichere Datenlösungen bei der Bundesdruckerei GmbH.

Einführung der E-Akte erfolgt gemäß TR RESISCAN

Öffentliche Institutionen wie die Verwaltungen und die Justiz müssen aufgrund gesetzlicher Vorschriften ihre Prozesse digitalisieren. Das E-Government-Gesetz schreibt den Einsatz der elektronischen Akte – der sogenannten E-Akte – vor. Die Übertragung der Papierdokumente in die Akte soll nach dem Stand der Technik erfolgen, das heißt nach dem Verfahren mit TR RESISCAN. Behörden des Bundes sind bereits seit Anfang 2020 zur elektronischen Aktenführung verpflichtet. Für die Justiz ist die Einführung der E-Akte erst ab dem 1. Januar 2026 verpflichtend.

Auch Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, beispielsweise Finanz- und Steuerunterlagen über längere Zeiträume aufzubewahren – am besten in digitaler Form. Die Bundesdruckerei bietet mit dem RESISCAN Service professionelle Dienstleistungen im Bereich Scan- und Datenerfassung gemäß TR RESISCAN an: von der Beratung und Unterstützung bei der Schutzbedarfsermittlung über die Dokumentenvorbereitung und den sicheren Transport bis hin zum Scan-Vorgang und zur zertifizierten Vernichtung der Originalunterlagen.

Dokumente mit elektronischer Signatur versehen

Die digitalen Dokumente werden außerdem während des Scan-Prozesses mit einer elektronischen Signatur oder einem elektronischen Siegel versehen. Optional kann ein Zeitstempel dazu dienen, die Existenz der entsprechenden Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt nachzuweisen. So bleibt die Integrität – also die Korrektheit der Daten – gewahrt. Die digitalisierten Unterlagen sind so für eine elektronische Weiterverarbeitung und Langzeitarchivierung ohne große Aktenschränke vorbereitet. Felsner kommentiert: „Mit dem RESISCAN Service für ersetzendes Scannen unterstützen wir Behörden und Privatwirtschaft bei Kostensenkung und Prozessoptimierung.“

Die Bundesdruckerei GmbH und ihre Tochtergesellschaft Maurer Electronics GmbH ist eines der führenden deutschen Hightech-Sicherheitsunternehmen mit Hauptsitz in Berlin. Mit innovativen Lösungen, Produkten und Technologien „Made in Germany“ schützt sie Identitäten und Daten. So schafft sie Vertrauen und Rechtssicherheit in der digitalen Gesellschaft – und ermöglicht das souveräne Handeln von Staaten, Unternehmen und Bürgern in der analogen und der digitalen Welt. (sg)

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