Dokumentenmanagementsystem: Proxess bringt Update für die DMS-App

Proxess erweitert mit dem neuen Update seiner App Now die Funktionen seines Dokumentenmanagementsystems. So sorgt die neue Version für eine Prozessoptimierung bei der Digitalisierung und Archivierung von Papierbelegen, insbesondere im Bereich der Suche und Zuordnung. Die jüngst integrierte Auto-Complete-Funktion erleichtert die Suche innerhalb der App ab dem ersten Zeichen. Hierbei zeigt die App Schlagworte auf Basis der archivierten Dokumente automatisch an. Langwieriges und mühsames Suchen in dem Dokumentenmanagementsystem gehört dank der Autovervollständigung der Vergangenheit an.

Zusätzlich helfen neue Filter- und Sortieroptionen, endlose Trefferlisten zu reduzieren. Nutzerinnen und Nutzer können die Reihenfolge auch manuell anpassen und eine auf- oder absteigende Sortierung festlegen. iOS-User profitieren zudem von der Blätterfunktion, die ein komfortables Blättern innerhalb geöffneter Dokumente und zwischen verschiedenen Dateien ermöglicht.

Dokumentenmanagementsystem: Papierbelege von überall archivieren

Proxess Now bietet die Möglichkeit, Papierbelege jederzeit und an jedem Ort einfach und schnell mit dem Smartphone oder Tablet zu digitalisieren und zu archivieren. Als Ergänzung zum Webclient, den Proxess für sein Dokumentenmanagementsystems bietet, fungiert die App als mobiler Assistent und ersetzt zusätzlich Scanner im Homeoffice oder in Desk-Sharing-Bereichen. Abfotografieren, verschlagworten, hochladen und schon stellt die Anwendung die Dokumente in Echtzeit digital im Dokumentenmanagementsystem und Archiv für berechtigte Kollegen zur Verfügung. Dabei haben die Anwenderinnen und Anwender die Möglichkeit, die digitalisierten Dokumente entweder bestehenden Vorgängen im Archiv zuzuordnen oder neue Vorgänge anzulegen. Unterstützt wird dies durch eine intuitive Indexierung sowie optional durch eine automatische Verschlagwortung mittels QR-Codes.

Besonders praktisch erweist sich die Proxess Now App auch als digitales Tool für Auslieferungsnachweise. Denn der vom Empfänger quittierte Warenempfang lässt sich vom Fahrer noch vor Ort im Unternehmensarchiv ablegen. Die Liefernachweise sind somit in Echtzeit abrufbar. Das Update wird ab sofort innerhalb der installierten Applikation angeboten. Auch steht die aktuelle Version von Proxess Now für Android sowie iOS in den jeweiligen Stores zur Verfügung.

Die Proxess GmbH als Hersteller des gleichnamigen Dokumentenmanagementsystems unterstützt vor allem mittelständische Unternehmen bei der Gestaltung ihrer digitalen Dokumentenprozesse. Proxess entstand 2019 aus dem Zusammenschluss von Akzentum sowie Habel – zwei Pionieren im Bereich Dokumentenmanagementsystem. Der Hauptsitz liegt in Rietheim-Weilheim. Weitere Niederlassungen sind in Leipzig, Rengsdorf (Westerwald) sowie im schweizerischen Thayngen. Der Name Proxess steht dabei als Wortkreation aus der Kombination von „Progress“ und „Success“. (sg)

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