Dokumentenmanagement-System: Gebrüder Rhodius Gruppe setzt auf zentrales DMS

Ein modernes Dokumentenmanagement-System ist Grundvoraussetzung für ein zeitgemäßes Datenmanagement. Bei der Gebrüder Rhodius GmbH & Co. KG hat man diesen Weitblick schon früh bewiesen und mit der Einführung von Proxess auf ein DMS gesetzt, das sämtliche Informationen und Daten schnell, zuverlässig und kompetent verarbeitet. Die Herausforderung liegt in den getrennten Geschäftsbereichen, die zwar separate Archive benötigen, aber gemeinsam von der Holding verwaltet werden. Proxess DMS bietet dazu eine saubere Lösung.

Regionale Nähe und alles aus einer Hand

Bereits im Jahr 2006 erkennt die Unternehmensgruppe Gebrüder Rhodius, welche Wettbewerbsvorteile und betrieblichen Optimierungen die digitale Transformation mit sich bringt und entscheidet sich für die Einführung eines Dokumentenmanagement-System. Gerd Kohlhaas, Leiter IT und Organisation, erinnert sich: „Letztendlich haben wir uns für Proxess entschieden, weil wir Wert auf einen regionalen Anbieter gelegt haben, der uns zudem alles aus einer Hand liefern konnte. So haben wir neben der Software hier auch gleich passende Spezialhardware wie Scanner oder Multifunktionsgeräte bezogen.“

Primäre Ziele sind damals die Reduzierung der manuellen Belegablage und des Platzbedarfs für das enorme Aktenaufkommen sowie der Druckkosten. „Wir hatten riesige Dokumentenarchive im ganzen Haus verteilt. So hatte allein der Verkauf schon ein 12 Meter langes und 2,5 Meter hohes Hängeregisterarchiv mit einer Vielzahl von Kundenakten. Ganz abgesehen vom Handling der Papierdokumente, konnten wir das Aktenaufkommen auch platztechnisch nicht mehr bewältigen“, so Gerd Kohlhaas.

Dokumentenmanagement-System ist in beide ERP-Systeme integriert

Eine Projektgruppe aus Rhodius- und Mitarbeitern erarbeitet einen dreistufigen Projektplan. Im ersten Schritt werden die aus den beiden eingesetzten ERP-Systemen, Infor LN ERP und INTEGRA ERP, ausgehenden Verkaufsunterlagen archiviert. Gerd Kohlhaas: „Uns war sehr wichtig, dass Proxess von Beginn an voll in unsere beiden ERP-Systeme integriert wurde. Wir können die von den ERP-Lösungen bereitgestellten Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Ausgangsrechnungen automatisch direkt in dem DMS archivieren. Die Verschlagwortung erfolgt dabei über eine separate Indexdatei.“

Digitale Eingangsrechnungsbearbeitung

Im zweiten Schritt werden Eingangsbelege eingescannt und archiviert. Die Warenrechnungen werden zunächst in einen Pool im Proxess Archiv erfasst, dann im ERP bearbeitet und über das Barcodeverfahren nachträglich indexiert und zugeordnet. Seit 2021 werden auch Kostenrechnungen digital verarbeitet. Egal ob sie per Post oder als PDF per E-Mail eingehen – sie werden durch die Proxess Belegerkennung ausgelesen und in einen digitalen Prüfungs- und Freigabeworkflow übergeben. Nach ihrer Verbuchung werden die Rechnungen automatisch mit der Dokumentation aller Bearbeitungsschritte zur langfristigen Archivierung an das Archiv übergeben.

Ein Dokumentenmanagement-System für die gesamte Firmengruppe

Die zentral in der Holding angesiedelte Buchhaltung verwaltet drei eigenständige Mandanten, die sie in getrennten Archiven aufbewahrt „Wir mussten uns eine Systematik überlegen, wie wir die einzelnen Dokumente aus den verschiedenen Unternehmensbereichen innerhalb eines DMS sauber trennen können. Die Mandantenfähigkeit von Proxess mit getrennten Archiven für jeden Bereich war damals ein Highlight für uns. Mittlerweile haben wir Datenbanken für die Bereiche Holding, Schleifwerkzeuge, Mineralquellen, für die Niederlassungen in Frankreich und den Niederlanden und eine weitere Datenbank, ausgestattet mit besonderen Sicherheitsfunktionen für das Personalwesen“, erläutert der IT-Leiter.

Digitale Workflows optimieren die internen Abläufe

Um die internen Abläufe effizienter zu gestalten, setzt Rhodius verschiedene digitale Workflows ein. Allen voran der Workflow zur Eingangsrechnungsprüfung, aber auch die Verwaltung von Personalakten und Verträgen lässt sich über digitale Workflows steuern. Das digitale Vertragsmanagement optimiert nicht nur die internen Abläufe, sondern archiviert auch alle Vertragsdokumente automatisch rechtssicher in dem Dokumentenmanagement-System.

„Früher ging das ein oder andere Papierdokument schon einmal verloren oder wichtige Dokumente landeten ganz unten in der Ablage. Mit den Workflows lassen sich Dokumente digital bearbeiten und schnell durchs Unternehmen leiten. Ich könnte viele Beispiele nennen, wie Proxess die internen Abläufe in der Unternehmensgruppe optimiert. Diese digitalen Workflows bauen wir daher sukzessive immer weiter aus.“

Sensible Personaldaten sicher schützen

Ein wichtiger Punkt ist für Rhodius auch die komplette Übernahme der Personalakten und der Gehaltsabrechnungsdaten in Proxess DMS. Besonderen Wert legen Geschäftsleitung und Betriebsrat dabei auf detaillierte Zugriffsberechtigungen, damit die sensiblen Daten optimal vor unerwünschtem Zugriff geschützt sind. „In Proxess können wir die Mitarbeiter der Personalabteilung mit funktionalen und inhaltlichen Rechten so ausstatten, dass sie den ausschließlichen Zugriff auf die Personalakten und Abrechnungsdaten haben und somit die Anforderungen der Geschäftsleitung und des Betriebsrats vollauf erfüllen“, so Gerd Kohlhaas.

Mit Dokumentenmanagement-System mehrere Millionen Dokumente archiviert

Heute hat die Rhodius-Unternehmensgruppe in sechs Datenbanken einige Millionen Dokumente archiviert. Dabei hat fast jedes Dokument mehrere Seiten. Gerd Kohlhaas: „Ohne ein DMS könnten wir die Vielzahl an Belegen und die strukturierte Ablage gar nicht mehr bewältigen. Bei uns bildet das PROXESS DMS die Basis für alle Dokumente, die einer gesetzeskonformen Langzeitarchivierung obliegen. Egal ob Zolldokumente, Kundenakten oder Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Oberstes Ziel ist, dass alles im DMS zusammenläuft.“

Proxess wird bei Rhodius in allen Abteilungen eingesetzt und genutzt. Dank des hohen Digitalisierungsgrads können die Mitarbeiter so auch im Homeoffice problemlos auf alle Dokumente und auf die digitalen Workflows zugreifen. Gerd Kohlhaas fasst zusammen: „Mit Proxess haben wir ein DMS gefunden, das nach 20 Jahren Einsatz immer noch sehr schnell und zuverlässig läuft. Die Volltextsuche funktioniert sehr gut und das DMS ist einfach zu handhaben. Aspekte, die für uns sehr wichtig sind!“

Vor 200 Jahren wurde das Unternehmen Rhodius mit Sitz in Burgbrohl gegründet. Heute gibt es zwei unterschiedliche Geschäftsbereiche: Mineralquellen und Getränke und Schleifwerkzeuge. Das in der achten Generation geführte Familienunternehmen ist mit 6 internationalen Niederlassungen und 600 Mitarbeitern eines der größten mittelständischen Unternehmen im nördlichen Rheinland-Pfalz. Die Gebrüder Rhodius GmbH & Co. KG mit Sitz in Burgbrohl koordiniert als Holding alle Standorte im In- und Ausland. Sie realisiert für die beiden Tochterunternehmen Dienstleistungen für das Finanz-, Rechnungs- und Personalwesen sowie die Informationsverarbeitung.

Proxess bietet das gleichnamige Dokumentenmanagement-System an, das vor allem mittelständische Unternehmen bei der Gestaltung ihrer digitalen Dokumentenprozesse unterstützt. Die Proxess GmbH entstand 2019 aus dem Zusammenschluss von Akzentum und Habel – zwei Pionieren im Bereich Dokumentenmanagement-System – mit Hauptsitz in Rietheim-Weilheim sowie Niederlassungen in Leipzig, Rengsdorf (Westerwald) und im schweizerischen Thayngen. Der Name Proxess steht dabei als Wortkreation aus der Kombination von „Progress“ und „Success“. (sg)

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