Dokumentenmanagement: Proxess integriert neue Funktionen in abas DMS

abas DMS unterstützt Anwender bei der effizienten Handhabung der Prozesse im Dokumentenmanagement. Mit dem Upgrade auf die neue ERP-Version abas ERP 20 sind die DMS-Funktionen von den Business Apps in die neuen Dashboards umgezogen. Dabei bietet die neue Oberfläche nicht nur ein moderneres und gleichzeitig intuitiveres Look and Feel, sondern wartet darüber hinaus mit verschiedenen Neuerungen rund um den Umgang mit archivierten Dokumenten auf.

In diesem Zuge hat auch die Suchfunktion eine Aufrüstung erfahren: Innerhalb der in abas angezeigten Trefferliste können die Suche weiter verfeinert und die Trefferliste so weiter eingegrenzt werden. Neu ist dabei, dass eine weiterführende Suche in einzelnen Spalten der Trefferliste wie Belegart, Betreff oder Belegnummer stattfinden kann.

Neue Bearbeitungsoptionen beim Dokumentenmanagement

Darüber hinaus ist das Anzeigemodul Proxess-Viewer in die neue abas-Oberfläche integriert, wodurch sich die Dokumentanzeige nicht länger auf PDF- und TIFF-Dateien beschränkt, sondern nun über 50 gängige Formate unterstützt. Damit einher gehen auch neue Bearbeitungsoptionen, um archivierte Dokumente beispielsweise mit Stempeln oder Anmerkungen zu versehen. Durch den gleichzeitigen Erhalt der jeweiligen Originalversion, bleibt die revisionssichere Archivierung dabei jederzeit garantiert.

„Der Umstieg weg von den Business Apps hin zur neuen Dashboard-Technologie hat unsere DMS-Integration in die abas ERP-Lösung nicht nur auf eine zukunftsorientierte technologische Plattform gehoben, sondern bietet dem Nutzer zusätzlich ein Funktionsupgrade beim Suchen, Anzeigen und Arbeiten mit archivierten Dokumenten“, erläutert Lutz Krocker, Leiter Produktmanagement bei Proxess.

abas DMS powered by Proxess

Das integrierte System für Dokumentenmanagement auf Basis von Proxess DMS fungiert als umfassende Informationszentrale und reduziert nicht nur die Zeit der Suche. Die Lösung abas DMS ermöglicht automatisiert die Archivierung aller Dokumente im Unternehmen, ob gescannte Papiere oder importierte, digitale Dateien, inklusive Indexierung nach Kriterien der abas-Datenbanken. Selbstverständlich erfüllt das System sämtliche Merkmale einer langfristigen, revisionssicheren Archivierung und ist rechtskonform sowie fälschungsgeschützt. Dabei ist der Zugriff auf die Dokumente direkt aus dem ERP-System heraus möglich. Papierdokumente werden gescannt und über Barcodes mit den in abas ERP erfassten Vorgängen verknüpft. Grundlegend erfolgt eine Zuordnung der Dokumente zu einem Auftrag, Projekt oder Kunden, sodass jederzeit alle Informationen im Zusammenhang mit den Geschäftsvorgängen verfügbar sind.

Dokumentenmanagement: Reduzierung der Suchzeiten

Bei Eingabe eines einzigen Suchkriteriums, etwa einer Auftragsnummer, zeigt abas DMS den gesamten Vorgang auf dem Bildschirm an: Anfrage, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und alle weiteren Belege sowie sämtliche Korrespondenzen. Das schafft nicht nur Transparenz, sondern vor allem Kapazitäten durch Reduzierung der Suchzeiten und Optimierung des Workflows mittels vordefinierter Abläufe. Dabei gibt sich abas DMS äußerst flexibel. So ist optional ein Customizing möglich, um nicht im Standard enthaltene Belegarten, Suchkriterien, Module oder Workflows zu ergänzen und die Standardsoftware an betriebliche Gegebenheiten anzupassen.

Akzentum und Habel, Pioniere beim Dokumentenmanagement, agieren seit dem 1. September 2019 gemeinsam unter der neuen Firmierung Proxess GmbH mit Hauptsitz in Rietheim-Weilheim und Niederlassungen in Leipzig, Rengsdorf (Westerwald) und Thayngen in der Schweiz. Die gemeinsame Lösung „Proxess“ entwickelt sich von einer reinen Dokumentenmanagementlösung hin zu einer zukunftssicheren Plattform für digitale Prozesse. (sg)

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