Dokumentenmanagement-Lösung: So klappt der Wechsel

Dokumentenmanagement-Lösung im Einsatz: Im Pandemiejahr 2020 stellte der BTV wichtige Weichen für die Zukunft: Die Verbandszentrale zog in ein neu erbautes Haus auf dem Gelände der TennisBase in Oberhaching bei München. Parallel zu dieser Modernisierung der Infrastruktur und der Zusammenführung von Sport und Verwaltung werden auch die organisatorischen Kräfte gebündelt. Entsprechend hat sich das Präsidium laut Geschäftsbericht 2020 für die kommenden Jahre das Ziel gesetzt, „die Strukturen effizienter zu gestalten, die Arbeitsabläufe zu verbessern sowie die Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse zu beschleunigen.“

Anpassung in Eigenregie

Dazu tragen die Workflows bei, mit denen der stellvertretende Leiter der Abteilung Finanzen und IT, Christian von Freyburg, die administrativen Prozesse neu gestaltet. Der Finanzcontroller setzt dabei auf eine vorkonfigurierte Cloud-Lösung von DocuWare, die nach vierwöchiger Teststellung zum 1. Juli 2020 „scharf gestellt“ wurde. Die Entscheidung für die Cloud hat aus seiner Sicht den grundlegenden Vorteil, dass die Lösung besser kalkulierbar sei, da man über das gesamte Funktionsspektrum verfüge und beliebige weitere Module nutzen könne, ohne über zusätzliche Kosten, Installations- und Wartungsaufwand nachdenken zu müssen. Wichtiger Aspekte sind für ihn auch die vielfältigen Möglichkeiten zur Individualisierung, die er zum Teil auch ohne externe Unterstützung vornehmen kann.

Die vorkonfigurierten Lösungen von beruhen auf dem Erfahrungsschatz aus tausenden Digitalisierungsprojekten. Prozesse, die in vielen Unternehmen und Organisationen in ähnlicher Form vorkommen, sind bereits in Workflows vorkonfiguriert und können in wenigen Schritten eingeführt werden. Schnittstellen und Integrationen in viele andere Anwendungen, beispielsweise die vom BTV genutzte DATEV-Buchhaltung, sind bereits vorhanden. So konnte der Prozess der Eingangsrechnungs-Bearbeitung schnell mit der Lösung umgesetzt werden.

Beschleunigung der Rechnungsbearbeitung durch Dokumentenmanagement-Lösung

Die Eingangsrechnungen gelangen je zur Hälfte per Post oder E-Mail in die zentrale Buchhaltung des BTV, wo sie gescannt und automatisch indexiert im digitalen Briefkorb abgelegt werden. Dort erfolgt auch bereits die formelle, sachliche Prüfung mit anschließender Weiterleitung zur fachlichen Prüfung an die einzelnen Geschäftsbereiche – von der Verwaltung inklusive Personalabteilung über Breitensport und Trainerausbildung, Nachwuchs- und Jugendförderung, Wettbewerbssport und Turnierbetrieb bis zur Öffentlichkeitsarbeit sowie Finanzen und IT. Nach der Prüfung durch die Bereichsverantwortlichen gibt es, abhängig von der Art der Rechnung und Höhe des Rechnungsbetrags, zusätzliche Freigabestufen bis hin zum Präsidium, die im Berechtigungskonzept der Dokumentenmanagement-Lösung abgebildet sind.

„Mit der Einführung von DocuWare“, so die Vorgabe des Vizepräsidenten des BTV für Finanzen und IT, Bernd Walther, „hatten wir das Ziel ausgegeben, unsere internen Freigabeabläufe sowohl digital, transparent und nachvollziehbar zu gestalten, als auch deutlich zu beschleunigen.“ Im Ergebnis hat die Einführung des Rechnungseingangs-Workflows eine Reduktion des früher oft bis zu drei Wochen beanspruchenden Freigabeprozesses auf maximal eine Woche und in den meisten Fälle zwei bis drei Tage gebracht.

Lesen Sie auch: Wissensmanagement im Unternehmen: Neue Potenziale optimal nutzen

Der Autor Friedrich Koopmann ist freier Journalist für Digitalthemen.