Dokumentenmanagement in der öffentlichen Verwaltung

Viele umständliche Botengänge waren nötig: So lagerten die Akten der Schwerbehindertenstelle der öffentlichen Verwaltung des nordrhein-westfälischen Rhein-Kreises Neuss dezentral in verschiedenen Gebäuden und mussten zur Bearbeitung ins Kreishaus Grevenbroich und wieder zurückgebracht werden. Neben dem hohen Zeitaufwand wuchsen auch die Lagerkosten beständig. Ein weiteres Manko: Bei Rückfragen der Bürger ließ sich keine Auskunft über den Bearbeitungsstatus geben. Abhilfe schaffte die Zusammenarbeit mit dem Kölner Systemhaus ALOS Document-Management. Die über 50-jährige Erfahrung des Spezialisten mit zertifizierten Kompetenzteams und hochspezialisierten Hard- und Software-Lösungen gewährleistet Sicherheit, Transparenz und Effizienz im täglichen Workflow.

Intuitive Bedienung

Zum Abbau von Verwaltungs- und Sachkosten begann man mit der Digitalisierung und Archivierung von monatlich rund 200 mehrseitigen Bestandsakten. Implementiert wurde hierfür das Dokumenten-Management-System DocuWare: „Die  Lösung bietet vollen Funktionsumfang und ist intuitiv bedienbar“, so Marc Küttelwesch, Informations- und Kommunikationstechnologie Rhein-Kreis Neuss. „Die Mitarbeiter können die Erfassung neben dem Tagesgeschäft selber vornehmen.“

Zunächst werden die Dokumente per Stapel gescannt. Die hohe Bildqualität wird dabei durch die Optimierungslösung Kofax VRS erzielt: Sie wählt automatisch die richtigen Scann-Einstellungen, dreht und reinigt die gescannten Bilder. Ohne vorheriges Aussortieren lassen sich auch verschiedenfarbige Belege erfassen. Nach dem Scannen werden die jeweils zusammengehörenden Dokumente der Akte als „virtuelle Mappe“ in DocuWare archiviert.

Fehlerfreie Erfassung

Nach demselben Prinzip werden mit DocuWare im Jugendamt etwa 50 mehrseitige Bestandsakten pro Monat erfasst und archiviert. Ein in Word erzeugtes Deckblatt enthält die Indexfelder und wird als Führungsbeleg mitgescannt. Auch hier liest diese das Zusatz-Tool RECOGNITION automatisch zonenbasiert aus und übergibt sie an DocuWare. Die Belege lassen sich so im Archiv effizient und fehlerfrei auffinden. Rund 800 Originalbelege monatlich archiviert man mit DocuWare darüber hinaus für die Beihilfe-Anträge. Nach dem Scannen werden die digitalisierten Belege in elektronischen Briefkörben abgelegt, so dass die Mitarbeiter sie auf dem Monitor sortieren und miteinander verknüpfen können. Von hier aus werden die Dokumente dann automatisch im Archiv abgelegt.

Standortunabhängig

Die zentrale Datenhaltung erfolgt im Kreishaus Grevenbroich, dennoch können die 18 Ämter des Rhein-Kreises Neuss auch archiv- und standortunabhängig auf die Dokumente zugreifen. Möglich macht das der DocuWare Web-Client: Unter höchsten Sicherheitsanforderungen gestaltet sich das Finden und Verteilen der Dokumente ebenso schnell wie mit lokal installierten Programmen, doch entfallen Wartung und Installation am PC vor Ort. Die DocuWare-Archive lassen sich nahtlos in das Windows-Dateisystem integrieren, so dass die Mitarbeiter die Dokumente aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung ablegen und öffnen können. „Besonders vorteilhaft ist die Möglichkeit, Dokumente mit digitalen Anmerkungen und Stempeln versehen zu können“, erklärt Küttelwesch und zieht das Fazit: „Mit dem Einsatz der leistungsstarken und flexiblen Lösungen von ALOS konnten wir unseren Bürgerservice deutlich verbessern und gleichzeitig Kosten sparen. Die übersichtliche und transparente Arbeitsweise hat sich zudem positiv auf unsere Mitarbeiter ausgewirkt.“ (ak)