08.09.2010 – Kategorie: IT, Management

Dokumentenmanagement im Windows Explorer

Mit dem Windows Explorer Client erhalten DocuWare-Anwender eine neue Möglichkeit, um auf ihren zentralen Dokumenten-Pool zuzugreifen. DocuWare stellt sich als Laufwerk im Windows-Dateiverzeichnis dar und die Archive fungieren als Ordner. In der gewohnten Explorer-Umgebung lassen sich somit Dokumente ablegen, suchen und bearbeiten. Dokumente sind ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags; sie müssen entsprechend schnell und einfach verfügbar sein. Bisher konnten DocuWare-Anwender über ihren Windows Client, den Web Client sowie aus integrierten Applikationen heraus auf im zentralen Dokumenten-Pool archivierte Daten und Dokumente zugreifen. Mit dem Windows Explorer Client bietet der DMS-Anbieter DocuWare nun eine weitere Möglichkeit des Zugriffs, ohne dass Anwender des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ihre gewohnte Explorer-Umgebung verlassen müssen. Der intuitiv zu bedienende Client bietet dabei alle Funktionen, um Dokumente im Windows-Dateiverzeichnis zu verwalten, also zu archivieren, zu suchen und zu bearbeiten.

Bedienerfreundlich

Nach der Installation des Windows Explorer Client weist das Microsoft-Dateiverzeichnis einen DocuWare-Ordner auf, unter dem sich die einzelnen Archive befinden. Kopiert oder verschiebt der Anwender ein Dokument in diesen Ordner, so wird es automatisch indexiert und archiviert. Auch Dateien, die bereits auf dem Server liegen, können ohne Aufwand in den zentralen Dokumenten-Pool übernommen werden. Selbst komplette Explorer-Verzeichnisse lassen sich per Drap&Drop inklusive automatischer Verschlagwortung archivieren. Und ebenso einfach kann der Anwender über das Windows-Dateiverzeichnis auf in DocuWare abgelegte Dokumente zugreifen sowie einen Dokumenten-Viewer oder ein Anwendungsprogramm starten. Dateien suchen, öffnen und bearbeiten ist über den „Datei-Öffnen“-Dialog problemlos möglich.

Durch die DocuWare-Integration in den Windows Explorer können über den „Speichern-unter“-Dialog aus jeder beliebigen Windows-Applikation heraus Dokumente im Dokumenten-Pool abgelegt werden. Eine Verschlagwortung erfolgt wie im Explorer üblich über die Navigation in der Explorer-Struktur und falls gewünscht zusätzlich über eine Ablagemaske. Dabei stehen alle DocuWare-Funktionen wie Pflichtfelder und Auswahllisten zur Verfügung. Bestehende Indexdaten können über den Windows Explorer Client geändert werden.

Garantiert sicher

Da sich Anwender in einem virtuellen Laufwerk bewegen, sind alle Archiv- und Benutzerrechte wirksam. Und die über Windows Exporer Client archivierten Dokumente stehen Berechtigten wie gewohnt über alle DocuWare-Clients weltweit zur Verfügung.

Auf der DMS EXPO und IT & Business 2010 (26. – 28. Oktober, Stuttgart) sind die DocuWare-Lösungen auf den Ständen folgender DocuWare-Partner zu sehen: