Dokumentenaustausch: So gelingt der manipulationssichere Daten-Transfer

Zu diesen Ergebnissen kommt der aktuelle Wirtschaftsschutz-Report des Digitalverbandes Bitkom. So hatten 70 Prozent der Unternehmen den Diebstahl sensibler Daten zu beklagen oder vermutlich zu beklagen. 61 Prozent gaben an, ihre digitale Kommunikation sei ausgespäht worden. Cyberangriffe aber wirken sich nicht nur in harten Zahlen aus, senken also den finanziellen Erfolg eines Unternehmens, sie verursachen oft auch einen Vertrauensverlust und ziehen einen Imageschaden nach sich. Hinzu kommt das Thema Datenschutz. Denn im Falle eines Identitätsdiebstahls müssen Unternehmen nachweisen, dass sie Maßnahmen ergriffen haben, personenbezogene Informationen vor Manipulation und unberechtigten Zugriffen zu schützen.

Handlungsbedarf in punkto Sicherheit

Die meisten Geschäftsprozesse laufen in der heutigen Zeit automatisiert und digitalisiert ab. Umso mehr gewinnen die Themen IT-Sicherheit und Datenschutz an Bedeutung und werden zum Erfolgsfaktor. Eine oft unterschätzte, aber entscheidende Komponente in diesem Kontext ist der sichere Dokumentenaustausch − team-, abteilungs- und niederlassungsübergreifend, aber auch mit Kunden und Partnern. Denn durch den Einsatz intelligenter Dokumentenaustausch-Lösungen, wie die OfficeMaster Suite des Berliner Herstellers Ferrari electronic, lässt sich das Bedrohungsrisiko wesentlich minimieren.

Die Unified-Communications-Lösung integriert sich nahtlos in bereits vorhandene Groupware oder E-Mail-Clients und stellt einen manipulationssicheren, DSGVO- und rechtskonformen Transfer sicher. Die OfficeMaster Suite verwendet den Standard Next Generation Document Exchange (NGDX), um Dokumente als PDF mit Metadaten und Schlagworten verschlüsselt in das E-Mail-Postfach des Empfängers zu übertragen. Von dort können sie nahtlos in Business-Process-Management-Systeme integriert und automatisiert weiterverarbeitet werden. NGDX kombiniert zwei verschiedene Verfahren zur Verschlüsselung: die asymmetrische und die symmetrische Verschlüsselung.

Höchstes Sicherheitsniveau für große Dateien

Für den besonders schnellen Transfer sehr großer Dateien wurde der Modus ähnlich Cloud Relay in die Software integriert. Diese Methode bietet eine der sichersten Übertragungsmöglichkeiten für sensible Daten, wie sie in besonders sicherheitskritischen Bereichen, zum Beispiel im Klinik- oder Banken-Umfeld, vorliegen. Die Dokumente werden in Stücke (Shards) zerlegt, einzeln verschlüsselt und auf Cloud Drives hinterlegt. Der Schlüsselaustausch mit dem Empfänger erfolgt über das Telefonie-Netz wiederum verschlüsselt.

Durch die Trennung von Datenübertragung und Schlüsselaustausch erreicht man ein Sicherheitsniveau, das vergleichbar ist mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung, und profitiert gleichzeitig von einer höheren Übertragungsgeschwindigkeit. Datensicherheit und Datenschutz können über Wohl und Wehe eines Unternehmens entscheiden. Die OfficeMaster Suite ermöglicht einen intelligenten Dokumentenaustausch und meistert den Balance-Akt zwischen digitalisierten Abläufen und höchsten Sicherheitsstandards. IT-Sicherheit und Datenschutz müssen nicht kompliziert sein.