Dokumentenaufbewahrung – datenschutzkonform, verschlüsselt und rechtssicher

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Dokumentenaufbewahrung – datenschutzkonform, verschlüsselt und rechtssicher

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Sie gilt den meisten deutschen Unternehmen als eine wichtige Zukunftstechnologie. Aber nur zwei Prozent von ihnen nutzen sie derzeit oder haben schon ein Pilotprojekt gestartet: die Blockchain.
Dokumentenaufbewahrung – datenschutzkonform, verschlüsselt & rechtssicher

Quelle: ZinetroN/shutterstock

Auf dieses Ergebnis einer repräsentativen Umfrage des Digitalverbandes Bitkom macht Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, aufmerksam. Der Software-Entwickler sagt: „Die Relevanz der Blockchain für neue Produkte und neue Geschäftsmodelle wird von den Befragten zwar erkannt, jedoch haben die meisten deutschen Unternehmen, laut Studie 89 Prozent, sich noch gar nicht mit generellen Einsatzmöglichkeiten im eigenen Unternehmen beschäftigt. Dabei lässt sich die Blockchain-Technologie, die ursprünglich als technische Grundlage für die Verwaltung von Kryptowährung entwickelt wurde, überall dort nutzen, wo Informationen übermittelt werden.“

Dokumentenaufbewahrung
Harald Krekeler. Bild: Office Manager / Softwarebüro Krekeler

Der Diplom-Ingenieur hat mit der von ihm entwickelten Documentchain die Blockchain-Technologie für die fälschungssichere Dokumentenaufbewahrung und -archivierung nutzbar gemacht. Entstanden ist eine bürotaugliche und einfache Anwendung, die sich gut im Mittelstand einsetzen lässt. „In jedem Unternehmen gibt es Daten, die manipulationssicher gespeichert werden müssen. Wichtige Belege, Verträge, Urkunden und Patente müssen rechtssicher aufbewahrt und die Integrität sowie Authentizität dieser Unterlagen über die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist hin gewahrt werden. Eine Herausforderung, die mit Hilfe der Blockchain-Technologie, oder besser gesagt: der Distributed Ledger Technology, bewältigt werden kann“, erklärt Krekeler. Die Distributed Ledger Technology der Blockchain sorgt für höchst mögliche Revisionssicherheit und schließt Manipulationen.

Fälschungssichere Dokumentenaufbewahrung in der Documentchain

Um Daten in der Documentchain zu hinterlegen, benötigen Anwender zum Beispiel die Walletsoftware DMS Core. Mit deren Hilfe können sie ihre Dateien per Drag&Drop auf einfachste Art absichern. Die quelloffene Anwendungssoftware für Windows, Linux oder macOS berechnet und speichert Hash-Werte von Dokumenten in den Datenblöcken. Diese Hash-Werte identifizieren ein Dokument eindeutig, lassen jedoch keinerlei Rückschluss auf dessen Inhalt zu. „Das Dokument selbst verbleibt datenschutzkonform auf dem Rechner des Anwenders“, betont Krekeler.

„Zu jedem späteren Zeitpunkt kann zweifelsfrei nachgewiesen werden, dass dieses Dokument im Moment des Speicherns in genau dieser Fassung vorhanden war.“ Das Senden und Empfangen von Hash-Werten in Documentchain zu manipulieren und dadurch Daten zu fälschen ist nicht möglich. Jeder Eintrag in der Documentchain wird mit einem Zeitstempel versehen, bleibt dauerhaft bestehen und kann nicht nachträglich verändert werden. So können auch Ingenieure oder Künstler eine Urheberschaft nachweisen und ihr Copyright schützen.

Dokumentenaufbewahrung
Bild: Office Manager / Softwarebüro Krekeler

Die Documentchain kann als technische Basis für eine manipulationssichere Dokumentenrevision in einer bereits vorhandenen Archivierungssoftware oder für einen Rechteschutz-Service in einer vorhandenen Buchhaltungs- oder Projektverwaltungssoftware eingebunden werden. Somit sind professionelle Dokumentenmanagement-Lösungen wie Office Manager DMS und Webdienste in der Lage, mittels API mit dem Wallet oder einem Webserver zu kommunizieren und Dokumenteninformationen in der Blockchain zu hinterlegen.

Lesen Sie auch: IT-Infrastruktur-Anforderungen – Worauf sich IT-Manager jetzt einstellen sollten

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