25.01.2022 – Kategorie: Digitale Transformation

Dokumentenanalyse: Wie Creditreform durch KI-gestützte Lösung den manuellen Aufwand reduziert

Die Creditreform mit ihrer Geschäftsstelle in Leer setzt bei der Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten aus dem Forderungsmanagement auf eine KI-basierte Software. Mit einer automatisierten Dokumentenanalyse konnte der Aufwand für die Verarbeitung des Schriftverkehrs um 90 Prozent reduziert werden.

Das Besondere an der Lösung des in Köln ansässigen Softwareanbieters Evy Solutions ist ihr KI-gestützter, textbasierter Ansatz, mit dem sich auch aus unstrukturierten Daten relevante Informationen herauslesen und klassifizieren lassen. Der Lösung für die Dokumentenanalyse ist es also egal, an welcher Stelle im Text die wichtigen Informationen stehen. Kunden profitieren dadurch – je nach Einsatzszenario – von einem Automatisierungsgrad von nahezu 100 Prozent sowie von bis zu 90 Prozent an Kosten- und Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung.

Dokumentenanalyse: Schriftverkehr händisch durchsuchen

Das Forderungsmanagement erhält jeden Tag eine Menge an Post mit verschiedenen Dokumenten, die es alle zu klassifizieren und dem jeweiligen Verfahren zuzuordnen gilt. Früher mussten die Mitarbeiter dafür den kompletten Schriftverkehr händisch nach dem jeweiligen Aktenzeichen durchsuchen, dieses eingeben und das Dokument dementsprechend in die Archivierung übertragen. Für den Forderungsvorgang selbst galt es dann zusätzlich auch noch einmal extra die jeweilige Dokumentenanalyse und -klassifizierung anzugeben. Im Schnitt dauerte es jeden Tag 40 Minuten, bis alle Dokumente klassifiziert und korrekt archiviert waren.

Knapp 90 Prozent Zeitersparnis bei der Erfassung des Schriftverkehrs

Heute dauert der ganze Prozess – dank Software – nur noch circa fünf Minuten und sieht so aus: Der komplette Schriftverkehr, der täglich von allen am Forderungsmanagement beteiligten Parteien (Rechtsanwälte, Gläubiger, Schuldner, Gerichtsvollzieher etc.) per Post, Fax und E-Mail im Unternehmen ankommt, wird – direkt per E-Mail oder eingescannt – komplett in einen zentralen Ordner geladen. Und von dort über eine Schnittstelle an die Software übergeben. Die Cloud-Software erkennt in jedem Schriftstück das Aktenzeichen des jeweiligen Forderungsverfahrens und klassifiziert das Dokument. Beide Informationen übernimmt die Lösung dann in den Dateinamen. Daraufhin wird das Dokument anhand der Dateibezeichnung automatisch im zum jeweiligen Fall passenden Ordner abgelegt.

Schnell einsatzbereite Dokumentenanalyse dank selbst lernender KI

Im vorliegenden Einsatzszenario wird die Lösung für die Dokumentenanalyse beständig weiterentwickelt, weswegen das Team alle ein bis zwei Monate mit dem Hersteller im Ideenaustausch steht und überlegt, wie sich bestimmte Fragestellungen abbilden lassen. Bislang konnte der Hersteller für jeden einzelnen Anwendungswunsch eine Lösung finden und die Software entsprechend aktualisieren. Neben dem starken Support punktet die selbstlernende Lösung generell mit einer hoher Lerngeschwindigkeit und lässt sich darüber hinaus je nach Anwendungsfall aus einzelnen Modulen flexibel aufbauen: Von der Klassifizierung, Sortierung und Ablage der Dokumente über die inhaltliche Trennung von Batch-Dokumenten, Auslesen von Informationen oder Überprüfung der extrahierten Inhalte und ggf. Anreicherung mit fehlenden Informationen bis hin zur semantischen Suche nach Inhalten und Zusammenhängen, deckt die Lösung alle Bereiche im Baukastensystem ab.

Dokumentenanalyse ermöglicht automatische Dokumententrennung

Aktuell wird an folgenden Meilensteinen für das Einsatzszenario gearbeitet: Die Software soll mit Hilfe der KI lernen, aus den Dokumenten nicht nur die Aktenzeichen und Klassifizierung automatisch auszulesen, sondern je nach Dokumentenart noch viele weitere Informationen, die zur Weiterverarbeitung der Schriftstücke wichtig sind. Bei den Vollstreckungsbescheiden handelt es sich beispielsweise um verschiedene Angaben zu Gläubigern und Schuldnern, wie die jeweiligen Adressen, die Firmenart des Gläubigers oder die unterschiedlichen Aktenzeichen der Amtsgerichte sowie sämtliche Forderungsbeträge wie Mahngebühren und unterschiedliche Datumsangaben (von wann ist welche Forderung). Geplant ist, dass die Software sämtliche relevanten Daten automatisch ausliest, so dass diese in Folge automatisch per CSV-Datei in die eigenen Systeme übertragen werden können.

Und auch die automatische Dokumententrennung dank Dokumentenanalyse ist ein wichtiger Faktor, der über die Lösung abgebildet werden soll. Bisher mussten die Mitarbeiter beim Einscannen der Dokumente immer manuell ein Trennblatt einfügen, um zu markieren, wo ein neues Dokument anfängt – das soll in Zukunft vermieden werden, indem die Lösung die Dokumente automatisch richtig trennt. Doch wo beginnt ein Dokument, und wo endet es? Neben den Aktenzeichen gilt es, die Software auf weitere Hinweise zu trainieren, etwa auf Informationen, die im Briefkopf stehen. Denn nicht immer steht bei einem neuen Dokument das jeweilige Aktenzeichen auf der ersten Seite oder aber es gibt nur handschriftliche Aktenzeichen, die für die Software mitunter schwer erkennbar sind. 

Dokumentenanalyse
Creditreform setzt auf die KI-gestützte, textbasierte Dokumentenanalyse. (Bild: Evy Solutions)

Automatisch interne Folgeprozesse auslösen

Das größte Potenzial der Lösung steckt in der Auslösung interner Folgeprozesse, die die Software durch das KI-gestützte Auslesen bestimmter Informationen automatisch auslöst. Um diese Automatisierungsstufe zu erreichen, wurde eine eigene User-Projektgruppe ins Leben gerufen, die die verschiedenen Arten eingehender Schriftstücke analysiert und überlegt, welche Folgeprozesse sich jeweils auslösen ließen und welche Informationen es dafür auszulesen gilt. Einige Dokumente, die dafür in Frage kommen, konnte das Team schon identifizieren. Auf Schreiben des Einwohnermeldeamts mit neuen Adressangaben zu einem Schuldner könnte über die Software beispielsweise automatisch ein erneutes Versenden des Bescheids ausgelöst werden.

Ebenso ließe sich auf Pfändungsbeschlüsse oder Erlassnachrichten mit einer automatischen Fristanpassung oder sofortigen Wiedervorlage reagieren. Und bei eingehenden Benachrichtigungen über die Nichtzustellbarkeit einer E-Mail könnte die Software die verschiedenen Gründe dafür herauslesen und klassifizieren. Die Arbeitserleichterung, die die Automatisierung erreicht, wird bereits jetzt sehr geschätzt: Der manuelle Aufwand, den die Mitarbeiter zu bewältigen haben, ist deutlich gesunken. Und in den automatisch ausgelösten Folgeprozessen steckt noch viel Potenzial, das in Folge sukzessive ausgelotet wird.

Creditreform
Manuel Braun arbeitet als Wirtschaftsinformatiker und IT-Systemadministrator bei Creditreform Leer in Ostfriesland. (Bild: Creditreform)

Über den Autor: Manuel Braun arbeitet als Wirtschaftsinformatiker und IT-Systemadministrator bei Creditreform Leer in Ostfriesland.
Creditreform International ist der Zusammenschluss von selbständigen Creditreform Landesgesellschaften in 23 europäischen Ländern und in China. In Kooperation mit einem internationalen Netzwerk von Partnern bietet das Unternehmen den Kunden Wirtschaftsinformationen und Inkasso-Dienstleistungen weltweit an. Der Verband der Vereine Creditreform e.V. wurde im Jahre 1879 in Mainz gegründet und entsprechend der gesetzten Zielsetzung „Verein Creditreform zum Schutze gegen schädliches Creditgeben“ genannt. Schon damals bestand die Hauptaufgabe darin, Mitglieder durch zuverlässige Informationen vor Forderungsausfällen zu schützen. (sg)

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