DMS von Proxess ergänzt Microsoft Dynamics 365 um wichtige Funktionen

Zu den neuen Funktionen des Dokumentenmanagementsystems von Proxess gehören eine rechtssichere Archivierung von Eingangs- und Ausgangsdokumenten direkt aus dem System inklusive Recherchezugriff, eine automatisierte KI-gestützte Belegerfassung sowie ein digitaler Workflow zur Bearbeitung von Eingangsdokumenten. Denn die Standardversion von Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet keine Möglichkeit zur rechtssicheren digitalen Archivierung von Geschäftsdokumenten. Durch die Integration von Proxess DMS werden ein- und ausgehende Dokumente automatisch und GoBD-konform in einem digitalen Archiv gespeichert.

Über eine Drag & Drop-Zone in der Business-Central-Benutzeroberfläche lassen sich zudem weitere Dokumente – wie E-Mails, technische Zeichnungen oder ähnliches – als Zusatzinformationen zu einem archivierten Beleg oder Vorgang hinzufügen. Dabei lassen sich diese Dokumente automatisch korrekt zugeordnen, mit den richtigen Schlagworten archivieren und die spätere Suche vereinfachen. So kann der komplette Vorgang auch Jahre später noch eingesehen werden. Dabei sind die archivierten Dokumente aus der gewohnten Business-Central-Oberfläche abrufbar. Anwender können diese aber auch standortunabhängig über den Web Client nutzen, ohne auf das ERP-System zugreifen zu müssen.

Proxess DMS: Maximale Effizienz durch KI-basierte Belegerkennung

Mit der Integration des Dokumentenmanagementsystems in das Microsoft ERP-System kommen Unternehmen nicht nur besonders einfach ihren Pflichten in Bezug auf ein digitales Archiv nach, sondern haben darüber hinaus die Möglichkeit, durch weitreichende Automatisierung einzelner Arbeitsprozesse Zeitressourcen zu sparen und Fehlerquellen zu minimieren. Denn während im Funktionsumfang von Microsoft Dynamics 365 BC weder OCR-Texterkennung noch ein digitaler Bearbeitungsworkflow geboten wird, offeriert die Integration von Proxess eine KI-basierte Dokumentenerkennung sowie die Möglichkeit, den gesamten Eingangsrechnungsprozess digital abzubilden. Dies reicht von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis hin zur Buchung und Zahlung.

In der Praxis werden die unterschiedlichen Dokumente und Eingangsquellen gebündelt und direkt an ein E-Mail-Eingangspostfach für Rechnungen gesendet. Dabei liest die KI-gestützte Software die relevanten Belegdaten automatisch aus und gleicht die erkannten Informationen, wie Lieferanten, Rechnungsnummern, Netto- und Bruttobeträge, etc., mit vorhandenen Stammdaten aus dem Dynamics 365 BC ab. Erkannte Ungereimtheiten können Anwender manuell korrigieren. Ist ein automatischer Abgleich mit Bestellpositionen aus Business Central möglich, werden erkannte Rechnungsdaten direkt an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Kosten- oder Warenrechnungen ohne Bestellbezug durchlaufen bis zur finalen Archivierung noch einige manuelle Bearbeitungs- und Freigabe-Schritte.

Workflow leitet durch die Prüfung der Eingangsrechnungen

Der Proxess Workflow leitet die Eingangsrechnungen durch die sachliche und rechnerische Prüfung, dabei ist der aktuelle Bearbeitungsstand der Rechnung jederzeit einsehbar. Während des Prüfungs- und Freigabeprozesses können bereits Kostenstellen zugeordnet und Kontierungsvorschläge erfasst werden. Die Integration greift dabei auf die FIBU-Stammdaten aus Business Central zu. Nach der digitalen Freigabe kann die Rechnung gebucht werden und wird automatisch archiviert.

Die Archivierung erfolgt inklusive des Bearbeitungsprotokolls sowie Kontierungsinformationen und bietet daher maximale Information und Transparenz. So sind die Eingangsrechnungen zu jeder Zeit und auf Wunsch inklusive aller zum Vorgang zugehörigen Belege stets abrufbar, ohne die Business Central Oberfläche verlassen zu müssen. Im DMS Client selbst stehen zudem viele Suchoptionen, wie Stichwort-, Filter- oder Belegnummernsuche zur schnellen und einfachen weiterführenden Suche zur Verfügung.

Proxess Hub als Integrationsplattform

Die völlig nahtlose Integration des DMS-Moduls für Microsoft Dynamics 365 Business Central basiert auf einem eigens entwickelten ausgefeilten Integrationstool für Drittsysteme. Auf technologischer Grundlage des Microsoft BizTalk Servers bietet der Proxess Hub in hybriden Umgebungen die perfekte Lösung für die einfache Archivierung von Ein- und Ausgangsdokumenten, die Index-Verknüpfung, die Bereitstellung von Stammdaten und die Übertragung von relevanten Daten an Drittsysteme zur weiteren Verarbeitung. Dabei arbeitet es je nach Anforderung On-Premises oder via Cloud und wahlweise mit dateibasierten oder Online-Schnittstellen wie Webservices zusammen. Auch nach einem Go-live sind Änderungen oder Erweiterungen einer Integration mit dem Proxess Hub schnell umsetzbar. Nicht zuletzt bietet das integrierte Remote-Monitoring-Tool viel Sicherheit und Transparenz.

Die Proxess GmbH ist Hersteller des gleichnamigen Dokumentenmanagementsystems für mittelständische Unternehmen. Die Proxess GmbH entstand 2019 aus dem Zusammenschluss von Akzentum und Habel – zwei Pionieren des Dokumentenmanagementsystems – mit Hauptsitz in Rietheim-Weilheim sowie Niederlassungen in Leipzig, Rengsdorf (Westerwald) und Thayngen in der Schweiz. Proxess steht dabei als Wortkreation aus der Kombination von „Progress“ und „Success“. (sg)

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