Die Software DMS Office Manager unterstützt ab sofort den vor Kurzem veröffentlichten ZUGFeRD-Standard für einen strukturierten Daten- und Dokumentenaustausch bei elektronischen Rechnungen zwischen Rechnungssteller und -empfänger. Damit sorgt der Office Manager für die rechtssichere Verarbeitung der eingehenden E-Rechnungen. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.

„Wir haben mit dem letzten Service Pack unsere Dokumentenmanagementsoftware dem neuen Standard für E-Rechnungen angepasst. Damit kann Office Manager seit der Version 14.0.1.500 beim Import einer PDF-Datei oder E-Mail mit anliegender PDF erkennen, ob es sich um eine ZUGFeRD-Rechnung handelt und die Rechnungsdaten automatisch aus dem PDF-Dokument auslesen, sie im System erfassen und
prüfen“, erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. 

Verarbeitungszeit auf ein Minimum reduziert

Für die Unterstützung von des ZUGFeRD-Standards wird die dem PDF/A-Dokument beigelegte XML-Datei von der Software extrahiert und für die automatische Belegerfassung verwendet. Die Verarbeitungszeit wird auf ein Minimum reduziert, denn der Anwender muss die Daten wie Rechnungsnummer, Datum und Buchungstext nicht mehr manuell aus der PDF abschreiben. Office Manager fügt diese automatisch in die entsprechenden Archivfelder ein, sodass später nach Nummer, Lieferant, Belegdatum und beliebigen anderen Eigenschaften gesucht werden kann. Die vollständige Erkennung einer Rechnung ist somit gewährleistet. Der Office Manager unterstützt alle drei Profile Basic, Comfort und Extended. (sg)