DMS für Finanzdienstleister – ein Investment mit Wirkung!

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Die Frankfurter Invest in Visions GmbH hat sich als Portfoliomanager des ersten Mikrofinanzfonds für Privatanleger in Deutschland einen guten Namen gemacht. Cloud-basiertes Dokumenten-Management in Verbindung mit Workflows stellt sicher, dass das Unternehmen den hohen gesetzlichen Anforderungen an eine lückenlose Dokumentation des Investmentprozesses problemlos gerecht wird. VON HERMANN SCHÄFER
DMS für Finanzdienstleister

Quelle: SWKStock/shutterstock

Heute verwalten 19 Mitarbeiter des Finanzdienstleisters ein Vermögen von mehr als 820 Millionen Euro in sogenannten Impact Investment Fonds. Damit ermöglicht Invest in Visions institutionellen und privaten Anlegern den Zugang zu Anlagen, die neben finanziellen Erträgen auch eine soziale Rendite bieten, also positive Auswirkungen auf Gesellschaft und Umwelt haben. Der Fokus liegt auf Entwicklungs- und Schwellenländern in Südamerika, Zentral- und Südostasien. 

Von der Planung bis zum tatsächlichen Investment fallen beim Portfoliomanagement große Dokumentenmengen an. Als Finanzdienstleister hat Invest in Visions eine BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht) Lizenz und wird regelmäßig geprüft. Alle Abläufe und Entscheidungsprozesse müssen lückenlos dokumentiert sein. Der Einsatz eines digitalen DMS war deshalb eine logische Schlussfolgerung. Für DocuWare sprach neben dem günstigen Preis-Leistungs-Verhältnis vor allem die Einfachheit des Systems bei gleichzeitig umfangreicher Funktionalität.

DMS für Finanzdienstleister: Mehrstufiger digitaler Auswahlprozess für globale Investments

Gestartet wurde der DMS-Einsatz im Personalbereich bei der Prüfung von Urlaubsanträgen über digitale Workflows. Ein weiterer Workflow unterstützt den umfangreichen Investmentprozess von der Auswahl eines Projekts bis zum tatsächlichen Investment, der in vier Phasen aufgegliedert ist. Externe Partner werden dabei aktiv in den Prozess eingebunden. Über öffentliche Formulare können Dokumente eingespielt werden, welche dann teilweise eine neue Prozessphase auslösen. 

In der ersten Phase wird die Invest in Visions über neue Investmentmöglichkeiten in Form eines Eligibility-Memos informiert. Der Workflow dokumentiert die für das Angebot wichtigen Informationen, z. B. Land, Institut, Investitionsbetrag und Laufzeit. Ebenfalls wird dem Angebot eine Prozess-ID zugeordnet, die das jeweilige Investment für die gesamte Länge des Prozesses sowie später bei der Archivierung eindeutig identifizierbar macht. 

Wichtig für DMS in der Finanzbranche: Alle Aufgaben und Entscheidungen in der Workflow-Historie dokumentieren

Wird das Angebot angenommen, startet die nächste Phase des Investmentprozesses. Alle entscheidungsrelevanten Unterlagen werden von externen Analysten zur Verfügung gestellt. Hierzu wird ein öffentliches Web-Formular verwendet. Auf Grundlage der Unterlagen trifft Invest in Visions die Investmententscheidung. Fällt diese positiv aus, startet die dritte Phase des Prozesses. Wichtig ist, dass jegliche Aufgabenschritte und Entscheidungen in der Workflow-Historie dokumentiert werden. 

In der dritten und vierten Phase finden wichtige Aufgaben zur Vertrags- und Geldwäscheprüfung statt, für welche es ebenfalls einer lückenlosen Dokumentation bedarf. Am Ende eines erfolgreichen Vertragsabschlusses steht die Auszahlung des Kredits und die dazu notwendige Interaktion mit der auszahlenden Bank. Der Abschluss wird dann per Entscheidung im Workflow bestätigt. Nach der Bestätigung des Kreditempfängers ist der Prozess abgeschlossen und der nun laufende Kredit wird in die Datenbank aufgenommen. 

DMS für Finanzdienstleister: Elektronische Prozesse für mehr Sicherheit

Dank modernem Dokumenten-Management gelingt es, jeden einzelnen Schritt von der Vorstellung bis zur Auszahlung des Darlehens revisionssicher zu dokumentieren. Gleichzeitig haben berechtigte Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den gesamten Investmentprozess und können sich über jede Einzelheit genau informieren. Durch die Aufgabenliste hat jeder Mitarbeiter einen guten Überblick über seine anstehenden Aufgaben, für jede Prüfung oder Bearbeitung sind sofort die notwendigen Unterlagen zur Hand. Arbeitsabläufe sind dadurch transparenter und schneller geworden.

Hermann Schäfer ist Vice President Sales DACH & Italy bei DocuWare.

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