Digitalisierungsprojekte: Kickoff mitten im Lockdown

Trotz dem Schub bei der Digitalisierung besteht die Gefahr, dass sich Unternehmen auf den bisherigen Erfolgen ausruhen. Dieser Bereich wurde in Deutschland ohnehin schon zu lange vernachlässigt, und auch der erzwungene Corona-Schub gleicht den jahrelangen Rückstand nicht aus. Doch viele Unternehmen zögern im Lockdown, Digitalisierungsprojekte umzusetzen und neue Technologien einzuführen. Dabei können solche Projekte im Homeoffice fast genauso wie im regulären Betrieb umgesetzt werden.

Digitalisierungsprojekte machen keine Pause

Keine Frage, der digitale Wandel ist in der deutschen Gesellschaft vorangekommen. Einen großen Teil des Weges hat diese allerdings noch vor sich, glaubt Rico Barth, Geschäftsführer von Cape IT, einem Anbieter für digitale Managementsysteme mit Sitz in Chemnitz. „Wir sind in unserer Gesellschaft mit der Digitalisierung noch immer relativ am Anfang. Vor allem bezüglich des Breitbandausbaus, der Automatisierung von Prozessen und der Einführung neuer Software gibt es in vielen Unternehmen noch deutlichen Nachholbedarf“, so Barth. Cape IT ist einer der führenden deutschen Anbieter für digitale Managementsysteme mit Sitz in Chemnitz.

So wie vor der Pandemie, als Homeoffice eher die Ausnahme war, werde es nicht wieder werden, prognostiziert Barth: „Nach dem Ende der Corona-Krise werden sehr viel mehr Menschen im Homeoffice arbeiten als zuvor. Auch eine erfolgreiche Impfkampagne wird daran nichts ändern. Homeoffice ist das new normal“. Rico Barths Einschätzung nach deckt sich das mit den Bitkom-Berechnungen, denen zufolge 35 Prozent der Befragten – das entspricht 14,7 Millionen Berufstätigen – den Arbeitsort in Zukunft flexibel wählen möchten.

Dennoch beobachtet Barth, dass sich einige Unternehmen nicht trauen, während der Pandemie neue Systeme einzuführen. Die Verantwortlichen zögern nach seiner Erfahrung, neue IT- Produkte einzusetzen. Natürlich bestimmen finanzielle Unsicherheiten in vielen Unternehmen derzeit den Alltag, doch eine weitere Modernisierung könnte gerade jetzt einen Wettbewerbsvorteil bringen „Eine Homeoffice-Situation ist überhaupt kein Nachteil für technische Innovationen“, so Barth.

Digitale Vernetzung während der Krise

Auch während der Krise und im Lockdown hat Cape it erfolgreich Digitalisierungsprojekte wie IT-Service-Programme bei Kunden eingeführt. So etwa bei einem Kommunalunternehmen mit über 2.000 Mitarbeitern. Damit die IT-Services des über mehrere Standorte verteilten Unternehmens reibungslos funktionieren, kommt dort jetzt das Ticketsystem KIX zum Einsatz. Im Januar 2020 erfolgte der Kickoff des Projektes, in den Monaten Februar und März wurden die Systeme bereitgestellt und konfiguriert. Im Anschluss fand die Schulung der Mitarbeiter statt – online anstelle der üblichen Präsenzveranstaltungen. Im August ging KIX in der Version 17.12 an den Start. „Völlig problemlos. KIX kann problemlos über die Cloud genutzt und auch gewartet werden“, resümiert der IT-Leiter des Unternehmens. Wenn es doch einmal hakt, ist der Support sofort parat.

Auch kann der interne Anwender jederzeit den Status der Bearbeitung im Überblick behalten, bis das Problem oder die Anfrage final gelöst ist. Die Möglichkeit, standortübergreifend und flexibel zu arbeiten, ist ein großer Vorteil: Ein Problem kann von verschiedenen Ansprechpartnern beantwortet werden. Das verhindert die Abhängigkeit von einem Experten und eventuelle lästige Wartezeiten, wenn dieser etwa krank oder im Urlaub ist. Der Kunde hat die Entscheidung für KIX aus verschiedenen Gründen nicht bereut: Neben dem günstigen Preis ist das Ticketsystem dank seiner intuitiven Zugänglichkeit auch für Mitarbeiter des Krankenhausverbandes geeignet, die zuvor noch nicht an Remote Work gewöhnt waren. Ein weiteres Plus – nicht nur in Pandemie-Zeiten – liegt darin, dass sich viele Systeme problemlos aus der Ferne installieren lassen.

Digitalisierungsprojekte: Umsetzung aus der Ferne

Das Beispiel zeigt, welche Freiheiten die Digitalisierung bieten kann. Und das geht für Unternehmen und Einrichtungen jeder Art. Verschlüsselte Fernwartungsverbindungen und Remote-Sitzungen gehören heute zum Standard in der IT-Branche. Mitarbeiter müssen nicht zwingend vor Ort sein, so dass es auch keine Probleme bei Hygiene- und Abstandsregeln gibt. Kunden von Cape IT waren in der Corona-Anfangszeit noch skeptisch, ob Digitalisierungsprojekte mit kompletter Online-Durchführung funktionieren würden. Bei so einem Projekt wird schließlich nicht einfach nur ein Programm installiert, dazu gehören auch Workshops, Übergaben und Schulungen.

„Inzwischen hat sich aber auf beiden Seiten eine Routine und Akzeptanz eingestellt“, so Barth. Er und sein Team haben ein festes Vorgehen etabliert: Nach dem telefonischen Erstkontakt folgt ein Kickoff-Workshop. Bei Präsenz-Projekten dauert dieser ein bis zwei Tage, aus der Ferne werden dagegen kürzere Sessions auf mehrere Tage verteilt. Das hat den Vorteil, dass die Ergebnisse zwischendurch geprüft, beurteilt und, falls nötig, Informationen nachgereicht werden können.

Nach der Planung und Konzeption folgen die Installation, Konfiguration und Inbetriebnahme über eine sichere Verbindung. Der Pilotbetrieb findet dann mit ausgewählten Key Usern statt. Mit deren Feedback wird das System optimiert und auf das Go Live vorbereitet. Die Schulungen finden als Distanzveranstaltung per Video-Konferenz statt.

Digitalisierungsprojekte: An einem Strang ziehen

Digitalisierungsprojekte bringen Vor- und Nachteile mit sich. Manchmal dauern sie durch die zusätzliche Kommunikation etwas länger, zum Teil werden sie durch eine Konzentration auf das Wesentliche aber auch schneller beendet. Missverständnisse lassen sich bei direkten Gesprächen eher vermeiden, dafür können Video-Konferenzen individueller angesetzt werden. „Egal ob klassisch vor Ort oder komplett online – die Projektbeteiligten müssen sich auf Augenhöhe begegnen und miteinander sprechen, um das Ziel zu erreichen“, so Rico Barth und betont: „Ich freue mich schon darauf, wenn unsere Arbeit wieder regulär abläuft und es mehr zwischenmenschlichen Kontakt gibt. Aber im Moment bieten die Remote-Möglichkeiten eine gute Alternative, die Unternehmen auch nutzen sollten.“

Die C.A.P.E. IT GMBH Unternehmen ist Entwickler und Dienstleister der Management-Software KIX. Im Vergleich zum Vorjahr blieben die Erlöse im Jahr 2020 stabil, zudem hat Cape IT neue Kunden im DACH-Raum gewinnen können. Das Software-Unternehmen hat in den letzten Jahren erfolgreich zahlreiche Firmen bei der IT-Planung unterstützt. In diesem Jahr möchte der Anbieter weitere Kunden und Partner in der Schweiz und Österreich gewinnen. Der Fokus richtet sich zudem verstärkt auf ITIL und ITSM und die ITIL v4-Zertifizierung der neuen Lösung Kix Pro 18.

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