Digitalisierung: Wie Scanner papierbezogene Arbeitsabläufe ersetzen können

PFU Limited hat jetzt die Ergebnisse der Studie „Scanning As An Enabler for Digital Transformation“ veröffentlicht. Die Branchenbefragung wurde von Quocirca durchgeführt, einem Marktforschungsunternehmen mit Schwerpunkt auf Technolgien für Print und Digitalisierung. Hierfür analysierte das Forschungsinstitut die Ansichten von Experten aus dem IT-Bereich zu Scannern und zur Verwendung von Papier am Arbeitsplatz. Die Studie kommt zu dem Ergebnis, dass Papier in vielen Geschäftsprozessen nach wie vor eine zentrale Rolle spielt. Einschließlich derer, die sich mit Daten von Kunden und Mitarbeitern auseinandersetzen. So haben 52 Prozent der Unternehmen ihre Gehaltsabrechnungen nicht vollständig digitalisiert. Und 69 Prozent der Befragten bewahren Informationen über Kunden bevorzugt in Papierform auf.

Durch Digitalisierung „Papier-Ökosystem“ ersetzen

Die Untersuchung ergab außerdem, dass Unternehmen physische Kopien wichtiger Dokumente wie Kundenunterlagen, oder Verträge teilweise sicher vernichtet haben (zehn Prozent). Allerdings bewahren sie 41 Prozent der papierbasierten Dokumente weiterhin im Büro auf – Sicherheitsbedenken zum Trotz. Und da fast ein Viertel (22 Prozent) der Befragten angab, dass sie aus Sicherheitsgründen Papier dem digitalen Format vorziehen, scheint eine große Diskrepanz zwischen den wahrgenommenen Risiken im Zusammenhang mit digitalen und physischen Formaten vorzuliegen.

Die Umfrage deutet ebenso darauf hin, dass das „Papier-Ökosystem“ innerhalb eines Unternehmens nach wie vor von einer Reihe an Faktoren abhängt. Bedürfnisse der Kunden (29 Prozent) und die Vorliebe der Mitarbeiter (25 Prozent) sind die Hauptgründe dafür, dass Papier weiterhin präsent ist. Die am häufigsten genannte Antwort, warum keine Digitalisierung der papierbezogenen Prozesse erfolgt, war allerdings die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (39 Prozent).

Die Ergebnisse fallen in eine Zeit, in der die „Great Resignation“ und allgemein steigende Kosten den Schwerpunkt der Digitalisierung verlagern. In dem Forschungsbericht „Fujitsu Image Scanners“ zur Geschäftsanalytik von 2020 wurden noch Effizienz und Rentabilität als Haupttreiber genannt. Im Jahr 2022 richten sich die Gründe hingegen stärker auf geschäftliche Agilität und eine skalierbare, flexible IT-Infrastruktur (53 Prozent).

Papier unterstützt immer noch viele Arbeitsabläufe

„Es ist offensichtlich, dass Unternehmen für viele tägliche Vorgänge immer noch auf Papier angewiesen sind. Neben den damit verbundenen Sicherheitsrisiken weisen die Ergebnisse möglicherweise auch auf eine Bildungslücke bei Unternehmen und Mitarbeitern hin, wenn es um die Aufbewahrung und Verwaltung von Papier geht“, kommentiert Louella Fernandes, Director bei Quocirca.

„Für viele Unternehmen ist Papier immer noch ein wichtiger Bestandteil ihrer Arbeitsabläufe. Selbst diejenigen, die die Verwendung von Papier intern minimiert haben, müssen immer noch mit Papier aus externen Quellen umgehen. Um eingehende Informationen effektiv zu erfassen, sollten Unternehmen darauf achten, den ersten Kontaktpunkt zu digitalisieren. Und Richtlinien einführen, die sicherstellen, dass physische Dokumente sicher verwaltet werden“, sagt Hiroaki Kashiwagi, President & CEO von PFU (EMEA) Limited.

An der Studie „Scanning As An Enabler for Digital Transformation“ nahmen Entscheider aus fünf verschiedenen Regionen (Deutschland, Frankreich, Italien, Spanien und das Vereinigte Königreich), drei Branchen sowie Unternehmen mit einer Größe von 250 bis über 1.000 Mitarbeitern teil.

PFU (EMEA) Limited ist ein Unternehmen innerhalb der Ricoh-Familie, das sich auf Lösungen für das Informationsmanagement spezialisiert. Das Unternehmen ist in EMEA für Marketing und Vertrieb von Fujitsu-Dokumentenscannern zuständig.
Quocirca ist ein Marktforschungsunternehmen, das sich auf die Analyse der Konvergenz von Print- und Digitaltechnologien am Arbeitsplatz der Zukunft spezialisiert. Vor mehr als zehn Jahren analysierte das Unternehmen als erstes die wettbewerbsfähige Marktlandschaft für Managed Print Services (MPS), gefolgt von der ersten globalen Wettbewerbsanalyse des Marktes für Drucksicherheit. (sg)

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