Digitalisierung im Mittelstand: Sicherheitsbedenken ausräumen

Die Digitalstrukturen im deutschen Mittelstand sind weiterhin ausbaufähig. Das geht klar aus der neuen Mittelstandsstudie hervor, die DocuSign gemeinsam mit dem Marktforschungsunternehmen Statista zum Thema „Prozessdigitalisierung“ durchgeführt hat. Befragt wurden Unternehmen in den Branchen Fertigung, Finanzen und Gesundheitswesen. Bei der Hälfte der Teilnehmer gehören Medienbrüche gehören noch immer zum Arbeitsalltag.

Noch viel ungenutztes Potenzial für digitales Vertragsmanagement

Nachholbedarf herrscht vor allem in Sachen Vertragsmanagement. Verträge finden sich in allen Bereichen und Abteilungen eines Unternehmens. Digitale Prozesse werden allen voran bei der manuellen Verwaltung von Mitarbeiter- (69 Prozent) und Kundenverträgen (60 Prozent) unterbrochen. Auffallend sind die branchenspezifischen Unterschiede: Der Vergleich zeigt, dass es vor allem in der Fertigungsbranche noch viel ungenutztes Potenzial für digitales Vertragsmanagement gibt: Nur 40 Prozent bestätigten, hier schon papierlos zu arbeiten.

Und trotz hohen Bedarfs sind konkrete Initiativen dazu oftmals erst in der Anfangsphase. Aktuell gehören digitale Lösungen bei weniger als der Hälfte der befragten mittelständischen Unternehmen (43 Prozent) schon zur Arbeitsrealität. In vielen Unternehmen ist es immerhin bereits geplant – die Umsetzung steht aber oft noch aus.

Viele Unternehmen, die digitales Vertragsmanagement (noch) nicht auf der Digitalagenda haben, begründen dies vor allem mit Sicherheitsbedenken. Einige fürchten zudem eine Nichtvereinbarkeit mit etablierten Prozessen (34 Prozent), vor allem im Fertigungs- und Finanzsektor. 28 Prozent könnten sich vorstellen, dass Kunden oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich dagegen sträuben.

Elektronische Vereinbarungen bieten höchste Vertraulichkeit und Sicherheit

Grundsätzlich enthalten alle Verträge sensible Daten wie Namen, Adressen und natürlich vertrauliche Informationen – selbst wenn es nur um eine Abmachung mit einem Bürolieferanten geht. Und seit Einführung der DSGVO gelten neue Standards, wie persönliche Daten aufbewahrt und abgerufen werden. Wenn Unternehmen solche Daten verarbeiten, müssen sie sicherstellen, dass die eingesetzten Lösungen DSGVO-konform sind und außerdem auch alle weiteren Sicherheitsrichtlinien der EU erfüllen.

Deshalb sollten auf Vertragsplattformen auch sehr starke Verschlüsselungstechnologien eingesetzt werden. Um seine Kunden zu schützen, verwendet DocuSign strenge Sicherheits- und Verschlüsselungsstufen für jedes unterzeichnete Dokument. Die Lösungen erfüllen die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung und die strengen Sicherheitsstandards in der EU, etwa hinsichtlich der Verschlüsselung. Alle Anwendungen und Dokumente lassen sich durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und nachvollziehbare, elektronischen Prüfpfade sichern.

Unternehmen unterschätzen den Aufwand für Einführung von digitalem Vertragsmanagement

Die Erfahrung von DocuSign zeigt, dass die Umstellung auf ein volldigitales Kontraktmanagement in der Regel nur einen geringen Aufwand erfordert und sich problemlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren lässt. „Viele Unternehmen überschätzen den Aufwand zur Einführung eines Vertragsmanagements im Unternehmen und unterschätzen gleichzeitig den Nutzen einer solchen Lösung“, bestätigt auch Karl-Heinz Land, Digital Evangelist und CEO von Neuland GmbH & co KG.

Die Einführung des digitalen Vertragsmanagements sollte ein teamorientierter Prozess zwischen den wichtigsten Interessengruppen im Unternehmen, der Rechtsabteilung und der IT-Abteilung sein. Zunächst sollten die Geschäftsanforderungen und die Anwendungsfälle festgelegt werden. Vertragsmanagement-Plattformen lassen sich in Systeme integrieren, die das Unternehmen möglicherweise bereits nutzt, wie Salesforce, Google oder SAP.

Unternehmen können Verträge, Genehmigungen und sonstige Vereinbarungen innerhalb von Minuten statt Tagen abschließen. Sie können Verträge von praktisch jedem Gerät aus sicher senden und signieren. Bis zu 80 Prozent der Verträge werden innerhalb eines Tages und 44 Prozent in weniger als 15 Minuten abgewickelt.

Fest steht: Manuelle, papierbasierte Vertragsprozesse sind langsam, teuer und fehleranfällig. Modernes Vertragsmanagement ermöglicht es hingegen, Unterlagen durchgehend digital zu bearbeiten und nachzuverfolgen. Der wichtigste Vorteil: Die Rechtssicherheit ist während sämtlicher Verhandlungsphasen, von der Ausgestaltung bis zum Abschluss von Verträgen, gewährleistet.