Digitalisierung der Beschaffung: Wie ein Maschinenbauer Zeit und Ressourcen einspart

Über die Erfolgswirkung der Digitalisierung auf Unternehmen sind sich alle einig. Und dennoch belegt die deutsche Wirtschaft im europäischen Vergleich laut Digitalisierungsbericht Mittelstand 2021 der KfW nur Platz 18, wenn es um die Integration digitaler Technologien in zuvor analoge Betriebsabläufe geht. Die Digitalisierung der Kunden- und Lieferantenbeziehung planten in den letzten Jahren lediglich die Hälfte der deutschen Unternehmen. Doch dass sich hier – und vor allem bei der indirekten Beschaffung – ein Umstieg in das digitale Zeitalter wirklich auszahlt, zeigt das Maschinenbau-Unternehmen Memminger-Iro. Die digitalisierte Beschaffung von C-Teilen spart dem Unternehmen aus dem baden-württembergischen Dornstetten viel Zeit und Ressourcen. Diese können an anderen Stellen gewinnbringend eingesetzt werden.

In der Firmenzentrale der Memminger-Iro sind rund 230 der weltweit über 400 Mitarbeitende beschäftigt. Das mittelständische Maschinenbauunternehmen ist Experte im Bereich Verfahrenstechnik für Fadenzuführung, Kontrolltechnik und Schmiersysteme für Strickmaschinen. Es liefert als renommierte Adresse Hightech-Komponenten an Textilhersteller in über 100 Ländern. Bis 2010 wurde im Unternehmen auf Lagerhaltung geordert.

Das hieß in der Praxis, dass vor jedem Auftrag eine neue Suche nach den aktuell günstigsten Angeboten aufgesetzt wurde – ein enormer Aufwand für die Einkaufsabteilung. Dann erfolgten die ersten Schritte Richtung Digitalisierung der Beschaffung. Diese lagen in der Bündelung des Einkaufsvolumens für Büromaterialien bei einem einzigen Lieferanten mit einer eigenen digitalen Beschaffungsplattform. Aufgrund der Vorteile und positiven Erfahrungen wurde schnell auch die Beschaffung von Verpackungsmaterialien wie Kartonagen und Klebebändern digitalisiert. Und bei einem zweiten Lieferanten mit ebenfalls eigener Beschaffungsplattform.

Roter Faden durch den Geschäftsalltag

„Wir haben mit der Digitalisierung der indirekten Beschaffung schnell viele positive Erfahrungen gesammelt“, berichtet Herr Gutekunst, Leiter Einkauf bei Memminger-Iro. „Doch die unterschiedlichen Einkaufssysteme verkomplizierten den Prozess noch immer. Daher suchten wir nach einer zentralen Plattform, über die der Einkauf von C-Teilen und die indirekte Beschaffung abgewickelt werden können.“ Aus dem folgenden Wettbewerbsvergleich ging die Beschaffungsplattform simple system als Sieger hervor, da hier die größte Überschneidung des Bedarfs mit den angebotenen Sortimenten zu finden war.

Die Einführung der Plattform wurde in nicht einmal einem halben Jahr vollständig umgesetzt. „Zu Beginn hatten einige Mitarbeitende noch Vorbehalte, weil sie jetzt Aufgaben im Einkauf übernehmen sollten“, erinnert sich Herr Gutekunst. „In der täglichen Praxis, hat sich dann aber schnell gezeigt, welche Vorteile damit verknüpft sind, und Vorbehalte ließen sich schnell ausräumen.“

Seit Kooperationsbeginn mit simple system wurde der Anteil der zentral beschafften Produkte kontinuierlich auf 65 Prozent ausgebaut. Der verbleibende Anteil wird derzeit bei lokalen Geschäftspartnern aus der Region gedeckt. „Anfangs haben wir für jeden Produktbereich nur einen Lieferanten genutzt“, erklärt Herr Gutekunst. „Aufgrund der gestiegenen Volumina und aus Gründen der Versorgungssicherheit ist inzwischen zumeist ein zweiter Anbieter hinzugekommen.“ Die indirekte Beschaffung der Memminger-Iro erstreckt sich hierbei von Büromaterial und Fachliteratur über Verpackungsmaterial und Entwicklungsmaterialien (Elektronik-Kleinteile und -muster) bis hin zu Handwerkzeugen, Kleinelektronik und Hygienematerial.

Quantifizierbare Erfolge und Motor für weitere Digitalisierung

Das Besondere an der Arbeit mit der neuen E-Procurement-Plattform. Die benötigten Produkte werden von den Mitarbeitenden der Abteilungen eigenständig nach Bedarf bestellt. Für die rund 230 Mitarbeitenden in der Firmenzentrale im Schwarzwald sind insgesamt 80 persönliche und unpersönliche, gemeinschaftlich genutzte Accounts auf der Plattform angelegt. Bis zu einer bestimmten Budget-Grenze werden Bestellungen von einem Supervisor der Einkaufsabteilung freigegeben. Bei höheren Beträgen muss die Geschäftsführung eine Freigabe erteilen. Anstatt der bislang vorherrschenden langwierigen Internetrecherche konnten die Mitarbeitenden nun selbstständig über elektronische Kataloge verschiedener Lieferanten schnell die benötigten Produkte auswählen. Auf diese Weise konnte die reine Bearbeitungszeit im Einkauf pro Bestellung von fünf auf zwei Minuten mehr als halbiert werden. Bei monatlich rund 100 Bestellungen eine relevante Variable.

Optimierung des gesamten Bestell- und Lieferprozesses

Für die Einkaufsabteilung der Memminger-Iro bedeutet diese Entlastung vor allem, dass die eingesparten Ressourcen in die Beschaffung von A- und B-Produkten investiert werden können. Hier können angesichts des Umsatzvolumens deutlich größere Beiträge zur Verbesserung der Marge und damit zu einem nachhaltigen Erfolg des Unternehmens erzielt werden. Ein weiterer Fortschritt ist die Reduzierung von Lagerbeständen, wodurch weniger Kapital gebunden wird. „Früher hatten wir einen Raum von über 25 Quadratmeter allein für Tonerkartuschen und andere Materialien“, erinnert sich Herr Gutekunst. „Durch die Optimierung des gesamten Bestell- und Lieferprozesses können wir heute nach Bedarf ordern, ohne dass man Versorgungsengpässe befürchten muss.“

Nicht zuletzt markiert die Einführung von simple system auch den Start in die weitere Digitalisierung von Unternehmensprozessen. „Die Anbindung des E-Procurements an die ERP-Lösung proAlpha war bei uns eines der ersten Schnittstellenprojekte in diesem Bereich“, erklärt Herr Gutekunst. „Aufbauend auf den dabei gewonnenen Erfahrungen haben wir geschaut, wo der Betrieb von digitalisierten Prozessen profitiert. Die digitalisierte und automatisierte Beschaffung war hierfür quasi die Initialzündung für das gesamte Unternehmen.“ Zusätzlich konnte die Digitalisierung positive Effekte im Bereich der Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung schaffen. Während früher zum Jahreswechsel riesige Stapel unterschiedlicher gedruckter Kataloge im Unternehmen verteilt wurden, sind heute nur noch digitale Produktverzeichnisse im Einsatz. „Da werden heute zentnerweise Papier durch die Nutzung von elektronischen Katalogen oder OCI-Schnittstellen (Open Catalog Interface) ersetzt“, so Herr Gutekunst.

Digitalisierung verbindet Geschäftspartner miteinander

Bereits bestehende Geschäftsbeziehungen konnten auf die Plattform transferiert werden: „Unser erster Online-Lieferant war 2012 noch nicht auf simple system vertreten. Nach Gesprächen mit unseren Lieferanten und simple system haben wir dann erreicht, dass unser Geschäftspartner sein Sortiment auch auf der Plattform bereitstellte. Das erleichtert uns den Einkauf und unser Lieferant kann leicht potenzielle neue Kunden finden. Eine klassische Win-Win-Situation“, stellt Herr Gutekunst fest. 

Im Laufe der Jahre folgten weitere Lieferanten, die vom einfachen Onboarding und der Möglichkeit, zusätzliche Kundenpotenziale zu erschließen, schnell überzeugt waren. Letztendlich zeigt der Blick auf den Return on Invest (RoI) der Geschäftsführung von Memminger-Iro, dass sie alles richtig gemacht hat. Durch den Einstieg ins E-Procurement auf der Plattform von simple system kann sich die Einkaufsabteilung wieder voll ihren strategischen Kernaufgaben widmen. „Sogar die Entwicklungskosten der ERP-Schnittstelle sind angesichts der umfassenden Vorteile vernachlässigbar“, zieht Herr Gutekunst ein zufriedenes Fazit.

Marktführer in der Verfahrenstechnik für Strickmaschinen

Die Memminger-Iro GmbH ist der Marktführer, wenn es um Technologien in der Verfahrenstechnik für Fadenzuführung, Kontrolltechnik und Schmiersysteme für Strickmaschinen geht. Hierzu zählen Rundstrickmaschinen, Seamless-Maschinen, Strumpfautomaten, Sockenautomaten, Kettenwirkmaschinen und Flachstrickmaschinen. Mit mehr als 60 Jahren Erfahrung gilt das Unternehmen in diesem Bereich inzwischen als Trendsetter, an dem sich andere orientieren. Die international tätige Firmengruppe mit Sitz in Dornstetten im Nordschwarzwald beschäftigt weltweit über 400 Mitarbeitende. Mit vier Tochterunternehmen sowie über 80 Vertretungen vertreibt die Memminger-Iro GMBH ihre Produkte in mehr als 100 Ländern dieser Erde.

simple system bietet seit 2000 eine Komplettlösung für die indirekte Beschaffung. Die Plattform bündelt ein Gesamtsortiment von 80 Millionen Artikeln und vereinfacht damit Beschaffungs- und Vertriebsprozesse. Über zwei Jahrzehnte hinweg hat das Unternehmen das Tool im direkten Dialog mit seinen Einkäufern und Lieferanten stets weiterentwickelt. So lässt sich es sich heute in jedes Warenwirtschafts- und ERP-System integrieren. Als strategischer Partner begleitet simple system seine Einkäufer und Lieferanten bei der digitalen Transformation ihrer Einkaufs- und Vertriebsprozesse und leistet Support. (sg)

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