Digitalisierung: 7 Schritte zu Kostenersparnis und mehr Effizienz in Unternehmen

Neue Technologien haben alltägliche Arbeitsprozesse in den letzten Jahren grundlegend verändert. Und die Digitalisierung schreitet in hohem Tempo weiter voran. Das zwingt Unternehmen zum Umdenken und Mithalten. Was Großkonzerne dank höherer Finanzkraft und breit aufgestellten Fachabteilungen leichter schaffen, bereitet kleineren Firmen vielfach große Probleme. Schnell verlieren sie den Überblick, wo sie in ihren Strukturen ansetzen sollen und was es zu beachten gilt.

Dabei sind die Vorteile der Digitalisierung für alle Unternehmen letztlich die gleichen: Prozesse werden effizienter und flexibler, Kosten lassen sich senken und die Konkurrenzfähigkeit steigt. Kein Wunder also, dass auch die elementaren Maßnahmen in vielen Firmen und Branchen dieselben sind. Mit diesen Ansatzpunkten ist es möglich, eine gute Grundlage zur individuelleren Digitalisierung zu schaffen:

1. Bestimmung der gegenwärtigen Lage

Am Anfang aller Maßnahmen steht eine umfassende Bestandsaufnahme. Jedes Unternehmen, das künftig (noch) mehr auf Digitalisierung setzen will, muss zunächst bestehende Prozesse analysieren, um zu erkennen, wo die Einführung digitaler Technik wirklich sinnvoll ist. Eine systematische Herangehensweise nach einzelnen Geschäftsfeldern ist dabei unerlässlich.

Grundlegendstes Untersuchungsfeld in den meisten Firmen ist die Buchhaltung:

• Wie viel Aufwand ist etwa für das Handling von Belegen und Dokumenten in Papierform nötig?
• Wie viel Zeit verschlingt die Vorbereitung auf Betriebsprüfungen und Jahresabschlüsse?
• Wie umständlich ist der Kontakt mit Banken oder dem Finanzamt?

Eine umfassende Digitalisierung dieser Prozesse, hin zu einem papierlosen Büro, können bereits in der Buchhaltung signifikante Verwaltungskosten gespart werden. Zum Beispiel dadurch, dass dort in der Folge weniger Personal nötig ist und Bearbeitungsprozesse deutlich schneller werden.

Doch auch die interne Kommunikation ist ein erstes, relativ leicht zu sondierendes Arbeitsfeld:

• Welche Meetings vor Ort, die Zeit und womöglich auch Anreisekosten für freie Mitarbeiter verschlingen, können künftig digital abgehalten werden?
• Lassen sich hohe Telefonrechnungen durch Online-Konferenzen abwenden?
• Wie viele Arbeitsplätze muss ein Unternehmen überhaupt noch im eigenen Büro einrichten und instand halten?
• Inwieweit ist ein Homeoffice für die Beschäftigten dank digitaler Kommunikation und Datenbereitstellung durch eine Cloud möglich?

Quelle: stock.adobe.com ©fizkesQuelle: stock.adobe.com ©fizkes

Data-Driven-Business mit Software für Aufträge, Online-Tools zur Terminbuchung oder einem modernen ERP-System für die Verwaltung der Geschäftsdaten kann in der Kommunikation nachhaltig zur Kostenreduktion führen.

Mit der Aufarbeitung und Digitalisierung von elementaren Betriebsfeldern wie Verwaltung, Instandhaltung, Lager- und Personalwirtschaft können jährlich ungeahnte Kosten eingespart werden. Für den Prozess der Beschaffung lassen sich beispielsweise bei einem digitalisierten Einkaufsprozess rund 40 Prozent bisheriger Aufwandskosten pro Jahr sparen.

2. Wertschöpfungsketten automatisieren

Insbesondere produzierende Unternehmen haben einen dankbaren Ansatzpunkt, um mehr Effizienz zu schaffen und weiter Kosten zu reduzieren: ihre Wertschöpfungsketten. Entlang des gesamten Produktionsprozesses lässt sich dank moderner IT-Infrastrukturen relativ leicht ein enormer Fortschritt im Unternehmen erreichen. Von der Beschaffung nötigen Materials, über die eigentliche Herstellung, den Vertrieb und die Administration bis hin zur Supply Chain kann jeder Schritt digitalisiert werden. In der Regel hilft ein Dreiklang an Schritten, um die Wertschöpfung im Unternehmen zu transformieren:

• Kontrollierbarkeit herstellen: Um das Bestandsmanagement und die Lieferkette digitalisiert kontrollieren zu können, sollten alle Produkte und Produktionsmittel im Warenwirtschaftssytem genau bezeichnet werden, etwa mittels einer individuellen ID.
• Messungen durchführen: Die aktuellen Zustände der bezeichneten Ressourcen müssen ermittelt und deren Prozessabläufe gemessen werden. Wie gut sind die Produktqualitäten? Dauern die Durchlaufzeiten innerhalb der Produktionskette zu lang? Gibt es unnötig hohe Prozesskosten, zum Beispiel durch überflüssige Schritte?
• Synergien schaffen: Sind die Abläufe analysiert, müssen sie sinnvoll vernetzt werden, um ihre Effizienz an den entscheidenden Stellen erhöhen und ihre Qualität insgesamt optimieren zu können.

Das viel beschworene Internet of Things, IoT ist mittlerweile erste Wahl, wenn es um die Überwachung und Anpassung der Prozessautomation geht. Mittels Mess-Sensorik, Datenspeicherung in einer Cloud und Implementierung von Prozessen über angeschlossene Software kann IoT vieles erleichtern. Es braucht in der Regel weniger manuelle Eingriffe durch Personal in die Wertschöpfungskette, Absprachen werden seltener nötig und Reaktionszeiten auf veränderte Marktbedingungen fallen kürzer aus. Zudem lassen sich häufiger kleinere Stückzahlen bestimmter Produkte zu niedrigeren Kosten herstellen.

3. Digitalisierung: Teilprozesse auslagern

Die Automatisierung und Vernetzung der Unternehmensprozesse ermöglicht es zunehmend, auch einige Arbeitsvorgänge auszulagern. So lassen sich einfacher externe Firmen und Subunternehmen einbinden und das beauftragende Unternehmen kann sich mehr auf seine Kernkompetenz fokussieren, um dort noch effektiver zu werden. Oftmals ist die externe Produktion, Verarbeitung oder Auslieferung zudem deutlich günstiger, als wenn ein Unternehmen sie selbst stemmen muss. Die digitalisierten Kommunikations- und Überwachungsprozesse erlauben es, ein größeres Netz an Zulieferern, Produzenten oder Dienstleistern zeitgleich zu koordinieren.

Sogar die Digitalisierung an sich kann ausgelagert werden. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen, die dafür nur über wenig Erfahrung und Ressourcen verfügen, tun meistens gut daran, die Verantwortung an Software- und Cloud-Dienstleister mit entsprechender Expertise abzugeben. Auch das spart Personalkosten, da keine IT-Experten mehr im Unternehmen selbst angestellt werden müssen.

4. Kundenbindung erhöhen

Für Firmen aus Branchen, in denen naturgemäß ein intensiver Austausch mit Endkunden stattfindet, lohnt es sich sehr, ein Hauptaugenmerk auf die Digitalisierung in der Kundenkommunikation zu legen. Zwar kann beispielsweise ein Callcenter natürlich auch ausgelagert werden, doch noch günstiger dürfte es für Unternehmen zumeist sein, im Kundendienst auf Self-Service-Portale zu setzen. Dort haben Kunden die Möglichkeit, selbst administrative Aufgaben zu übernehmen, für die sonst Kundenberater gebraucht würden. Online können die Kunden dann Rechnungen verwalten, Bezahlungen vornehmen, Reklamationen in Gang setzen oder persönliche Daten ändern.

Überdies sind hochwertigere Firmenwebseiten mit mehr interaktiven Informationen für die Kundschaft sowie eine direkte Ansprache über Social-Media-Kanäle wünschenswert. Die Kosten für eine Unternehmenshomepage lassen sich unter bestimmten Voraussetzungen sogar abschreiben. Dazu zählen sowohl Ausgaben für eine Domain als auch solche für die Gestaltung und Programmierung, sowie für den Unterhalt.

Auch ein Firmenauftritt in verschiedenen sozialen Netzwerken stellen einen unmittelbaren Kommunikationsweg dar. Beides sorgt für einen schnelleren Service und damit für mehr Zufriedenheit bei den Menschen, für die ein Unternehmen letztlich arbeitet.

5. Digitalisierung: Beschäftigte mitnehmen

Wichtig ist es gerade für den Erhalt der oftmals familiären Arbeitsatmosphäre in kleinen und mittleren Firmen, dass alle Mitarbeitenden auf dem Weg in die Digitalisierung aktiv mitgenommen werden. Das bedeutet einerseits, für die Theorie Schulungen und Fortbildungen anzusetzen, die gezielt auf die neuen Prozesse zugeschnitten sind. Andererseits muss in der Praxis das neu Gelernte wirkungsvoll umgesetzt werden können.

Hier empfehlen sich erste Testarbeitsplätze, die bereits auf die digitalisierten Abläufe zugeschnitten sind und dem Personal das Erlernen Schritt für Schritt ermöglichen, bevor eine Komplettumstellung erfolgt. So wird das Risiko eines zu chaotischen und ruckartigen Rollouts minimiert, der wiederum zu Mehrkosten führen würde. Solide ausgebildete und motivierte Mitarbeitende zahlen sich für gewöhnlich ebenfalls mehr aus als eine zu schlecht kommunizierte und übereilte Digitalisierung.

6. Nebenkosten und Umweltaspekte beachten

Selbst äußere Kosten, die nicht unmittelbar etwas mit den eigentlichen Arbeitsprozessen zu tun haben, kann ein Unternehmen geschickt über mehr Digitalisierung reduzieren. So wird schnell einmal vergessen, dass zum Beispiel Energiekosten mit modernen Techniken reduzierbar sind. Der Stromverbrauch oder die Heizkosten im Büro werden, genauso wie im Privathaus, mit Smart Metern einfacher kontrollierbar.

Inzwischen ist der Einbau solch intelligenter Messsysteme für Firmen bei einem jährlichen Verbrauch von mehr als 100.000 kWh sogar gesetzlich verpflichtend. Doch auch bei einem geringeren Verbrauch können sie sich bereits rentieren. Hier sollten sich Unternehmen fachkundigen Rat von Energieberatern einholen. Zudem hat das Umweltbundesamt Konzepte für Firmen erarbeitet, mit denen digitales Umweltmanagement auf mehreren Geschäftsfeldern vorangetrieben werden kann.

7. Staatliche Unterstützung beantragen

Um kleine und mittlere Unternehmen finanziell bei der Digitalisierung zu unterstützen und diese in Deutschland voranzutreiben, bietet das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) ein entsprechendes Förderprogramm an. Unter dem Titel „Digital jetzt“ können Firmen aller Branchen, bei Erfüllung gewisser Auflagen, Zuschüsse und Investitionen für digitale Technologien und die Qualifizierung der Belegschaft zu Digitalthemen erhalten. Unter anderem dürfen die Unternehmen dafür nicht mehr als 499 Beschäftigte haben und sie müssen die geplanten Maßnahmen innerhalb von zwölf Monaten nach Bewilligung der Zuschüsse umsetzen.