Digitales Vertragsmanagement – das fehlende Puzzleteil bei der Digitalisierung

Als mit Beginn der Covid-19-Pandemie im März 2020 das Homeoffice ganz oben auf der politischen Agenda stand, galt es für Unternehmen zuerst, die Kommunikation unter ihren Angestellten aufrechtzuerhalten: Tools wie Slack, Microsoft Teams oder Zoom erlebten eine Hochkonjunktur, als sie zum vollständigen Ersatz für die persönliche Kommunikation im Büro wurden. Ein Jahr später ist klar, dass der Trend zum Homeoffice gekommen ist, um zu bleiben. Und dafür reicht es lange nicht aus, dass Mitarbeiter digital kommunizieren oder Dokumente austauschen können, um deutsche Unternehmen langfristig und vor allem effizient zu digitalisieren, müssen auch ganz andere Prozesse wie das Vertragsmanagement vom Papier in die Welt der Bits und Bytes geholt werden.

Vertragsmanagement – der letzte Schritt

Gerade in Deutschland ist die Ehrfurcht vor der Unterschrift immer noch groß: Denken wir an eine Signatur, sehen wir meist automatisch Stift und Papier vor unserem geistigen Auge. Stapel von Unterschriftsmappen, die sich auf den Schreibtischen von abwesenden Geschäftsführern türmen. Vor der Corona-Krise war es vielleicht gerade noch verkraftbar, ein oder zwei Wochen auf eine Unterschrift zu warten (wenn auch sehr ineffizient), doch seit Beginn der Krise wird die physische Unterschrift tatsächlich sogar zum Geschäftsrisiko: Wie soll ein und derselbe Vertrag von mehreren Mitarbeitern händisch unterzeichnet werden, wenn die Teams geografisch verstreut arbeiten?

Jedes Geschäft, egal wie groß oder klein, basiert auf allen möglichen Formen von Verträgen. Verträge gründen eine Firma und halten sie am Leben, über Vereinbarungen mit Kunden, Lieferanten oder Versicherungen. Ohne Signaturen können Gelder nicht freigegeben werden und Projekte nicht realisiert werden. Kein einziger neuer Mitarbeiter kann eingestellt werden, ohne, dass ein Arbeitsvertrag unterzeichnet wird.

Digitalisierung der Prozesse vereinfacht Zusammenarbeit

In einer Zeit zunehmender Digitalisierung ist es also absolut notwendig, auch solche grundlegenden Prozesse aus dem gewohnten, analogen Fahrwasser zu holen. Die Vorteile liegen dabei klar auf der Hand: Durch die Digitalisierung der Prozesse können Verträge innerhalb von Sekunden von einem Mitarbeiter zum nächsten versendet werde, egal, ob dieser im Homeoffice am anderen Ende der Stadt oder vielleicht sogar in einem ganz anderen Land sitzt. Das erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit mit den eigenen Teams, sondern eröffnet Unternehmen gleichzeitig auch ganz neue Geschäftsfelder.

Durch die vereinfachte Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern in anderen Ländern und Kontinenten. Denn digital bedeutet auch: schneller. Einen Vertrag per Post zu versenden kann Tage oder Wochen dauern, nicht selten gehen Schriftstücke unterwegs verloren oder werden im Empfängerbüro in wachsenden Poststapeln vergessen. Diese Prozesse kosten enorm viel Zeit und damit Geld – Fristen können verstreichen und Projektteams arbeiten nicht selten im Leerlauf, während sie auf Freigaben oder Zahlungen warten.

Angstgegner Rechtssicherheit besiegen

Anbieter von Contract Lifecycle Management (CLM) wie DocuSign schaffen mit ihren Softwarelösungen eine rechtssichere Grundlage für diese Art der digitalen Zusammenarbeit. Die Cloud-basierten Anwendungen sind mit mehr als 350 Applikationen kombinierbar und an die rechtlichen Regularien von mehr als 180 Ländern weltweit angepasst. Das bedeutet, dass das System weiß, dass ein Vertrag in China beispielsweise nur Gültigkeit hat, wenn die Signatur mit einem Firmenstempel kombiniert wird. Die Software wird eine Unterschrift also nur dann als gültig anerkennen, wenn der Unterzeichner auch seinen digitalen Firmenstempel gesetzt hat.

In Europa wird die rechtliche Gleichstellung elektronischer Signaturen mit händischen seit 2016 über die sogenannte eIDAS-Verordnung geregelt. Sie legt die Bedingungen fest, die Anbieter erfüllen müssen, um eine eSignatur als rechtsgültig einstufen zu dürfen. Alle Signaturangebote von gängigen Anbietern erfüllen mindestens die eIDAS-Norm. Wer zusätzliche Sicherheit möchte, kann die Identität von Unterzeichnern auch problemlos über qualifizierte Verfahren wie Video-Ident überprüfen.

Vertragsmanagement: E-Signatur für sichere Prozesse

„Schon die einfache E-Signatur ist im Grunde sicherer, als eine Handschriftliche. Stellen Sie sich vor, Sie versenden einen Vertrag per Post an Frau Mayer. Zwei Wochen später kommt das Dokument unterzeichnet zurück, inklusive der Unterschrift von Frau Mayer. Theoretisch kann Ihnen aber niemand garantieren, ob es tatsächlich sie selbst war, die unterschrieben hat. Jeder andere in ihrem Büro hätte das tun können, jeder mit Zugang zum Dokument, das durch die Post einen weiten Weg hinter sich hat. Eine echte Blackbox also“, berichtet René Becker, Sales Manager bei DocuSign

„Bei einer E-Signatur hat nur eine einzige Person Zugang zum Dokument, und zwar über ihre persönliche E-Mailadresse. Als zusätzliche Absicherung prüft das System aber auch die IP-Adresse des Gerätes, auf dem unterzeichnet wurde, genau wie die exakte Uhrzeit. So kann der gesamte Prozess im Zweifel jederzeit geprüft und zurückverfolgt werden“, so Becker. Ein weiterer wichtiger Sicherheitsfaktor ist der sogenannte Hashwert, den die Software im Hintergrund errechnet. Eine Art Mittelwert aus allen Bestandteilen eines Vertrages (Buchstaben, Zahlen, Textlänge usw.), der über den gesamten Prozess hin immer gleichbleiben muss. Ändert sich der Hashwert nicht, ist garantiert, dass keiner der Beteiligten ungeplante Änderungen an den Vertragsinhalten vorgenommen hat.

Ab in die Zukunft: Künstliche Intelligenz im Vertragsmanagement

Doch digitales Vertragsmanagement oder CLM ist heute schon viel mehr, als signieren und versenden. Mit modernen KI-Lösungen können Provider noch viel komplexere Probleme lösen. DocuSign bietet beispielsweise „Analyzer“ an, ein Tool, das während der Erstellung von Vertragsinhalten eine automatische Risikoanalyse erstellt. Auf einer Risiko-Scorecard kann der Nutzer dann sehen, welche Klauseln fehlerhaft sind oder sogar echte Fallstricke darstellen. In der hinterlegten Klauselbibliothek findet er dann automatisch die für ihn passenden Alternativen.

Ähnliche Systeme existieren auch für die Zeit nach der Fertigstellung eines Vertrages. „DocuSign Insights“ ermöglicht es, bereits abgelegte Verträge intelligent zu durchsuchen und ihre Bestandteile in Relation zu externen Geschäftsdaten zu analysieren. So kann ein modernes CLM mithilfe von Künstlicher Intelligenz ganze Vertragsdatenbanken erstellen und unterschiedlichste Dokumente und Informationen miteinander in Relation setzen. Es übernimmt also längst nicht mehr nur den Signaturprozess, sondern denkt selbstständig für den Vertragsinhaber mit – von der Erstellung bis zur Ablage, und darüber hinaus.

Dabei lässt es sich in eine große Menge von existierenden Plattformen integrieren. DocuSign beispielsweise baut alle seine Lösungen kompatibel mit gängigen CRM-Tools, darunter auch Marktführer wie SAP oder Salesforce. E-Signaturen können per E-Mail, SMS oder sogar über Messaging-Dienste wie Slack getätigt werden. Auf diese Weise fügt sich das digitale Vertragsmanagement nahtlos in die vielfältige Reihe von Anwendungen zur Digitalisierung von Unternehmensprozessen ein und bildet in vielen Fällen das letzte Puzzleteil zum vollständig papierlosen Prozessmanagement.

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Über die Autorin: Daniela Becker ist Area Vice President Major Accounts EMEA bei DocuSign.
Sie ist bereits seit 20 Jahren in der internationalen Tech-Industrie tätig, zuletzt 18 Jahre für Oracle im Cloud-Bereich. Daniela Becker hat einen Master in Englischer Literatur sowie Abschlüsse in Business Strategy und Organizational Leadership, unter anderem von der Ross Business School Michigan und der IEASE Business School. Ihr Fokus liegt auf der digitalen Transformation von Unternehmen weltweit.