10.08.2022 – Kategorie: Digitale Transformation

Digitales Vertragsmanagement: Darauf kommt es an

Verträge gehören zu den wichtigsten Dokumenten eines Unternehmens, etwa für Miete und Energieversorgung, Verträge mit Dienstleistern und Kunden, für Software-Lizenzen oder Versicherungen. Diese können heute dank der richtigen Software jedoch nicht nur digital empfangen und abgelegt, sondern gemanaged werden – mit weitaus mehr Potenzial als auf den ersten Blick sichtbar.

Zu den wichtigsten Vorteilen des Einsatzes einer Software für digitales Vertragsmanagement gehört zunächst das rechtzeitige Wissen über anstehende Vertragsfristen durch automatische Erinnerungen. Damit lassen sich teure Pflichtverletzungen vermeiden und sofort etwaige Einsparmöglichkeiten aufdecken, z.B. wenn die Vertragsleistungen gar nicht mehr benötigt werden.

Digitales Vertragsmanagement: Viele Funktionen mit Bedeutung

Doch nicht nur der Überblick über Kündigungsfristen ist von entscheidender Bedeutung, auch die viel grundlegendere Übersicht aller vorhandenen Verträge kann zur Optimierung von Kosten eingesetzt werden. So wird, unterstützt durch Kategorisierung, Filterungs- und Suchfunktionen, eine Identifikation von unnötigen Verträgen möglich. Zusätzlich ergeben sich daraus oft neue Verhandlungspositionen gegenüber Dienstleistern, etwa für die Ablösung von Einzelverträgen durch Rahmenverträge.

Vertragsinhalte remote freigeben

Daneben spielt natürlich auch die Kenntnis der Vertragsinhalte selbst eine wichtige Rolle für jedes Unternehmen – und die entsprechenden Mitarbeiter. Kennen die verantwortlichen Akteure die definierte Aufgabe oder durch sie zu erbringende Leistungen nicht, sind Vertragsverletzungen fast unausweichlich. Mit einer Vertragsmanagement-Software sind auch die Inhalte von Verträgen in Sekunden remote über die Cloud zugänglich und lassen sich im Fall von ContractHero sogar gezielt für verschiedene Teams freigeben.

Eine wirkliche gute Softwarelösung muss auch einfach bedienbar sein – für den Bereich digitales Vertragsmanagement kommt es darüber hinaus jedoch vor allem auf einen hohen Grad an Innovation und Automatisierung an, z.B. automatisches Erkennen von Fristen und Vertragssummen. „Aus Sicht der Anwender liegt die größte Herausforderung in der Richtungsentscheidung, zukünftig Verträge digital zu managen,“ weiß Sebastian Wengryn, Mitbegründer von ContractHero. „Die eigentliche Nutzung, selbst die Übertragung aller vorhandenen Verträge ist mit unserer Lösung sehr intuitiv und einfach.“

In der Cloud mehrfach abgesichert

Zudem spielen die Flexibilität zur Anbindung an weitere Digital-Tools sowie die Individualisierbarkeit der Anwendungsumgebung eine ganz wichtige Rolle, darunter vor allem die Möglichkeit für eigene Ansichten, Kategorien und Schlagworte. Die Sicherung von Vertragsdokumenten gehört bislang zu einem stark vernachlässigten Argument der Digitalisierung: Während der Verlust von Papierverträgen nach dem Schreddern oder nach einem Brand oft unentdeckt bleibt und die Dokumente meist unwiederbringlich verloren sind, sind digitale Verträge in der Cloud mehrfach abgesichert. Mehr noch, sie bleiben aktuell. Denn mit einer Software-Lösung wie ContractHero lässt sich die komplette Vertragshistorie abbilden und Teammitglieder arbeiten nie wieder auf der Grundlage einer veralteten Version.