Bis vor kurzem war Marc Herschbach noch Ge­schäftsführer mehrerer Autohäuser. Doch der klas­sische Autohandel wird sich seiner Meinung nach stark wandeln. Deshalb entschied sich Herschbach Anfang 2016 für den Schritt in die digitale Welt und gründete die Online-Plattform www.carmato.de, die er heute gemeinsam mit drei Mitarbeitern be­treut.

Plattform für Händler und Verkäufer

Auf der Plattform kann der private Autoverkäufer sein Fahrzeug einstellen, kostenlos bewerten las­sen und in ein Bieterverfahren einbringen, an dem sich registrierte Händler beteiligen. Für die Händ­ler ist die Plattform also mit einem Auktionshaus vergleichbar, in dem sie Gebote für die eingestell­ten Wagen abgeben können. Der Fahrzeughalter kann das Auto alternativ auch direkt an Carmato verkaufen. Carmato gewährt eine Ankaufgarantie, die auch für Fahrzeuge gilt, die in der Gebotspha­se keinen Käufer finden. Zielsetzung war es, für je­des Fahrzeug den optimalen Käufer und somit den besten Preis zu finden und gleichzeitig ein äußerst einfaches Handling für die Händler zu bieten. Die Nutzung des Portals ist für den privaten Verkäufer kostenlos. Carmato verdient als Vermittler an den Gebühren, die die Händler beim Ankauf zahlen.

Prozesse individuell abbilden

Mit dem Start der neuen Plattform entstand auto­matisch auch der Bedarf nach einer betrieblichen Software, insbesondere für die Kunden- und Doku­mentenverwaltung (CRM/DMS), aber auch für die Rechnungsstellung und Buchhaltung. „Für uns ist es sehr wichtig, dass wir unsere Prozesse individu­ell in der Software abbilden können. Ebenso essen­tiell war es, dass unsere Plattform an die Software angebunden werden kann“, erklärt Herschbach.

Cloud-Lösung für mobiles Arbeiten

Eine weitere Anforderung: Die Software sollte eine Cloud-Software sein. „Wir sind mitten im Aufbau des Geschäfts und praktisch ständig unterwegs, um zum Beispiel neue Händler für unsere Platt­form zu gewinnen. Deshalb braucht unser Team überall Zugriff auf unsere Unternehmenssoft­ware. Diesem Bündel an Anforderungen entsprach Scopevisio am besten. „Als integrierte Lösung ent­hält die Software alles, was wir brauchen – und das bei überschaubaren Kosten. Wir arbeiten heute ausschließlich mit dem System.“

Schnittstelle zu Scopevisio

Zu Beginn wurde die Plattform über eine Schnitt­stelle an Scopevisio angebunden und es wurden individuelle Einstellungen in der Software festge­legt. Dabei unterstützten die Mitarbeiter aus der Abteilung Professional Services von Scopevisio den Unternehmer Herschbach. Die Verbindung von Plattform und Software sorgt heute dafür, dass alle Daten, die der Kunde auf der Website angibt, auto­matisch in Scopevisio einfließen. Konkret bedeutet das: Wer auf www.carmato.de sein Auto verkaufen möchte, hinterlegt Adress- und Kontaktdaten und gibt alle relevanten Angaben zum Fahrzeug ein (Marke, Modell, Erstzulassung, technische Daten, Bilder usw.). Viele Angaben werden automatisch aus der Fahrzeugidentifikationsnummer erschlossen. Scopevisio legt aus diesem Eintrag automatisch einen Kontakt im CRM an, in den auch die Fahr­zeugdaten einfließen – teils in benutzerdefinierte Datenfelder. Damit reduziert sich der manuelle Erfassungsaufwand für Carmato auf null. Im weite­ren Verlauf wird am Kontakt nicht nur die relevante E-Mail-Kommunikation gespeichert, sondern auch das Wertgutachten für das Fahrzeug, alle Händler­angebote, der Kaufvertrag und schließlich die Rech­nung. Das bedeutet: Die komplette Kommunikati­on mit allen zugehörigen Anlagen wird weitgehend automatisiert am Kontakt dokumentiert.

Strukturierter Vertriebsprozess

Scopevisio unterstützt Herschbach auch im weite­ren Vertriebsprozess. Je nachdem, in welchem Ver­triebsstatus sich der Kontakt befindet, wird dies in der Software vermerkt. Hat der Kunde sich auf der Website registriert, erhält er den Vertriebsstatus „registriert“, hat er auf den Link der Aktivierungs­mail geklickt, gilt er als „verifiziert“, hat er alle Kon­takt- und Fahrzeugdaten eingetragen, erscheint der Vermerk „fertiggestellt“, später dann „aktiviert“, „verkauft“, „nicht verkauft“ und „archiviert“. Auf der Grundlage dieser Klassifizierung kann Herschbach Listen für sein Team erstellen, die als Basis für Fol­geaufgaben dienen. So werden Interessenten, die sich zwar registriert, aber ihre Anmeldung nicht verifiziert haben, angerufen; für Kunden, die alle erforderlichen Daten eingegeben haben, wird das Wertgutachten erstellt und für verkaufte Fahrzeuge die Gebührenrechnung an den Händler über­mittelt.

Suchen & finden

„Was uns besonders gefällt, ist die schnelle und umfassende Suchfunktion in Scopevisio. Denn im­mer wieder passiert es, dass ein Kunde anruft und zum Beispiel sagt: ‚Ich habe einen BMW eingestellt.‘ Nun ja, BMW haben wir jede Menge im System. Dennoch finden wir das Fahrzeug in Scopevisio mit wenigen Klicks.“

Berichte auf Knopfdruck

Carmato erstellt mit Scopevisio die Rechnungen an die Händler und führt die Buchhaltung in der Soft­ware, wobei der Steuerberater den Jahresabschluss erstellt. „In Scopevisio habe ich mir individuelle Re­ports angelegt, die automatisch mit den Zahlen aus der Buchhaltung aktualisiert werden. Das bedeutet für mich als Geschäftsführer eine enorme Zeiter­sparnis.“

Automatisierte Prozesse

Weitere Vorteile sind nicht nur die Darstellung al­ler Kontobewegungen und der automatische Bu­chungsvorschlag inklusive Auszifferung, sondern auch der automatisierte Abgleich des Zahlungsflus­ses und der offenen Posten direkt über Scopevisio. Das Erstellen wiederkehrender Buchungen und ei­gener Regeln, die automatisch ausgeführt werden, erleichtern die Arbeitsprozesse und sparen Zeit.

Vorteil Integration

Als integrierte Cloud-Lösung unterstützt Scopevi­sio das digitale Geschäftsmodell von Carmato und führt die Idee der Automatisierung bis in die kauf­männischen Abläufe hinein fort. Herschbach und seine Kollegen können sich ganz dem Ausbau des bestehenden Geschäfts widmen. Bisher konnten sie 300 Händler für das Portal gewinnen, 1.200 Au­tos wurden seit dem Start eingestellt. Herschbach sieht hier enormes Potenzial: „Das ist die Zukunft des Gebrauchtwagenhandels.“ Scopevisio wird ihn dabei begleiten.