29.09.2022 – Kategorie: Digitale Transformation

Digitales Dokumentenmanagement: Kern aller internen Workflows

Die traditionelle Sichtweise auf das „Dokumentenmanagement“ (DMS) betrachtet die interne Verwaltung von Dokumenten. In diesem Sinne heißt DMS, Mappen zur Einsicht oder Freigabe über Schreibtische zu führen und am Ende in einem Aktenschrank zu lagern, wo sie schwer auffindbar sind – das ist heutzutage zu kurz gedacht. Digitales DMS bietet da ganz anderes Potenzial.

Softwarebasierte Systeme ermöglichen schon lange die strukturierte Ablage von Dokumenten und deren einfache Auffindbarkeit. So können Unternehmen die Effizienz steigern. Was viele nicht wissen: Auch im Bereich der Buchhaltung bietet ein digitales Dokumentenmanagement Potenziale. Denn moderne Dokumentenmanagementsysteme gehen inzwischen über Ablage und Auffindbarkeit hinaus und bilden analog verlaufende Prozesse digital ab.

Digitales Dokumentenmanagement: Potenziale im Bereich der Buchhaltung

Das Musterbeispiel ist die Rechnungsfreigabe: Unternehmen können Dokumente aus dem Einkauf in die Finanzabteilung und von dort in die Führungsebene weiterleiten, sichten und freigeben. Anschließend erfolgt die Begleichung von Rechnungen und sogar die termingerechte Ziehung von Skontovorteilen.

Damit sind die Vorteile des DMS noch nicht ausgereizt: Neben der Zahlung von Rechnungen sind innerhalb eines Workflows nach der Freigabe nahezu alle buchungsrelevanten Informationen auf einem Beleg notiert oder in den Eigenschaften als Indexwerte des Dokumentes vorhanden.

Auf Basis des Workflows der Rechnungsfreigabe lassen sich Dokumente deshalb nicht nur freigeben, sondern samt ihren Eigenschaften automatisiert in nachgelagerte Buchhaltungssysteme übertragen. Das erfolgt über Schnittstellen und dient der endgültigen Verbuchung. Dieser Vorgang bietet den Vorteil, dass bei vorheriger Kontierung und Kostenstellenangabe direkt eine Buchung erzeugt wird und die endgültige Kontierung in der Finanzbuchhaltung nicht mehr notwendig ist. Bei der externen Vergabe ist das Szenario dasselbe: Zielt man auf einen kollaborativen Prozess ab, ist es möglich, die freigegebenen Rechnungen direkt an den Steuerberater zu übergeben, der nur noch die Kontierung in der Finanzbuchhaltung vornimmt.

Ein weiterer Pluspunkt: Die einzelnen Buchungen sind dauerhaft mit dem Belegbild aus dem Dokumentenmanagement verknüpft. Das macht die Buchhaltung durch die Sichtprüfung transparent und bietet bei einer Abschlusserstellung in der Steuerkanzlei erhebliche Vorteile für die Unternehmen, da stets jeder Geschäftsvorfall mit Belegbild nachvollziehbar ist. Schlussendlich kann durch diesen hochautomatisierten und vor allem zeitsparenden Prozess die Finanzbuchhaltung ohne Medienbrüche erstellt und die Umsatzsteuer schnell erklärt werden.

Exkursion – was DMS im HR-Bereich leisten kann

Die Vorteile des Dokumentenmanagements enden nicht in der Finanzbuchhaltung. Stattdessen werden diese Systeme neben der Rechnungsfreigabe immer häufiger im HR-Bereich etwa für das Bewerbermanagement eingesetzt. Die Vorteile liegen auch hier in einer hohen Prozessoptimierung: Alle Dokumente werden innerhalb eines Workflows von der Bewerbung über die Dokumentation des Bewerbungsgespräch bis hin zum Arbeitsvertrag transparent. Das Resultat hat erhebliche Vorteile, gerade wenn Steuerberater die Lohnabrechnung für den Unternehmer übernehmen. Denn in diesem Fall ist die digitale Personalakte mit allen Facetten und Dokumenten vollständig im DMS verfügbar, wenn aus dem Bewerber ein Angestellter wird.

Fazit

Die Vorteile, die sich durch die Einführung eines DMS ergeben, sind offensichtlich: Prozesse werden digital zeiteffizienter und transparenter, auch in der Buchhaltung. Durch die technischen Möglichkeiten, die diese Systeme bieten, wird das Dokumentenmanagementsystem zum Kern aller internen Workflows.

Es dockt sich an alle Produktivsysteme an und ermöglicht so bestmögliche Ergebnisse in der Zusammenarbeit – sowohl unternehmensintern als auch extern mit dem Steuerberater.