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Digitaler Dokumentenaustausch: So laufen die Arbeitsprozesse auch im Homeoffice sicher weiter

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Digitaler Dokumentenaustausch: So laufen die Arbeitsprozesse auch im Homeoffice sicher weiter

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Homeoffice hat Zukunft – das haben die letzten Monate eindrücklich bewiesen. Damit dieses Arbeitsmodell funktionieren kann, müssen allerdings wesentliche Voraussetzungen getroffen werden. Entscheidend für den Erfolg ist, dass Arbeitsprozesse sicher und verlustfrei aufrechterhalten bleiben, insbesondere beim Dokumentenaustausch.
Digitaler Dokumentenaustausch

Quelle: 3d imagination/shutterstock

Digitaler Dokumentenaustausch: Krisensituationen können Treiber für digitale Arbeitsmodelle sein, das wurde 2020 mehr als deutlich. Während sich viele Unternehmen lange gegen die Option Homeoffice gesträubt haben, hat sich das mobile und flexible Arbeiten in den letzten Monaten mehr und mehr zum Standard entwickelt. Laut einer Befragung des ifo-Instituts unter Personalleitern arbeiteten bereits im zweiten Quartal rund 60 Prozent der Belegschaft im Homeoffice. Eine Steigerung ist angesichts der neuen Corona-Restriktionen zu erwarten.

Bei allen Vorteilen, die das ortsunabhängige Arbeiten bietet, kann es nur unter bestimmten Voraussetzungen gelingen: Das Homeoffice muss eine gleichwertige Alternative zum Firmenbüro darstellen. Das heißt, Arbeitsprozesse müssen uneingeschränkt und verlustfrei fortgeführt und bestehende Sicherheitsstandards auch weiterhin erfüllt werden.

Digitaler Dokumentenaustausch bildet die Basis für flexibles Arbeiten

Wesentlich für den Erfolg dieses Arbeitsmodells ist, dass Unternehmen digitale Lösungen schaffen und das Prinzip des papierlosen Büros vorantreiben. Die Grundlage legen innovative Unified-Communications-Lösungen wie die OfficeMaster Suite 7DX des Berliner Herstellers Ferrari electronic. Sie ermöglicht eine manipulationssichere Dokumentenübertragung in IP-Umgebungen und lässt sich standortunabhängig und auf jedem Endgerät betreiben. Auch Voicemail ist bereits inbegriffen.

Digitaler Dokumentenaustausch
Bild: Ferrari electronic AG

Ein effizientes Arbeiten im Homeoffice ist nur möglich, wenn der Dokumentenzugriff gewährleistet ist. Schriftstücke, Skizzen, aber auch Sprachnachrichten müssen verlässlich empfangen und versendet werden. Dies stellt die OfficeMaster Suite 7DX sicher, indem sie das vorhandene E-Mail-System mit den Kommunikationswegen NGDX, Fax, SMS und Voicemail verbindet. So ist garantiert, dass auch im Homeoffice keine Text- und Sprachnachricht verloren geht und bestehende Arbeitsprozesse aufrechterhalten bleiben.

Den rechts- und manipulationssicheren Dokumentenaustausch realisiert die OfficeMaster Suite 7DX über ihr Kernfeature „Next Generation Document Exchange“ (NGDX). das digitale Dokumente im Original, verlustfrei und End-to-End an den Empfänger übermittelt und den Transfer mit einem qualifizierten Sendebericht quittiert. Für ein Höchstmaß an Sicherheit lässt sich dieser Prozess zusätzlich verschlüsseln und digital signieren.

Uneingeschränkter Zugriff durch Kopplung an mobile Endgeräte

Durch die Integration in den E-Mail-Client stehen die Funktionen der OfficeMaster Suite 7DX auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphones, Laptops oder Tablets zur Verfügung. Mitarbeiter können so absolut unabhängig von ihrem Standort agieren und der manipulationssichere Austausch von Dokumenten und das Aufrechterhalten der Workflows sind trotzdem garantiert.

Lesen Sie auch: Homeoffice Leaks: Was Hintergründe bei virtuellen Meetings verraten

Digitaler Dokumentenaustausch
Bild: Ferrari electronic AG

Der Autor Stephan Leschke ist Vorstandsvorsitzender der Ferrari electronic AG.

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