Digitale Workflows im Bauwesen: Wie Strabag die Prozesse modernisierte

Noch hinkt die Baubranche in Sachen Digitalisierung hinter anderen Wirtschaftszweigen her, doch zunehmend beweisen smarte digitale Workflows, wie sich bestehende Herausforderungen lösen lassen. Und sich zugleich dem drohenden Fachkräftemangel der Traditionsbranche entgegenwirkten lässt. Dem Technologiekonzern für Baudienstleistungen Strabag ist es gelungen, digitale Workflows mithilfe von Dropbox effizient zu realisieren. Seit August 2017 ist Hans-Jörg Klingelhöfer verantwortlich für die Digitalisierung bei der Strabag SE. Und seit Juli 2020 erst Head of BIM 5D in dem Konzern.

Die Mitarbeiter und Projekte der Strabag SE sind über verschiedene Standorte verstreut, was sich für eine einfache und effektive Zusammenarbeit als schwierig erweisen kann. Unternehmen dieser Größenordnung kämpfen mit komplexen, verwaltungsintensiven Prozessen, die oftmals zu unnötigen Verzögerungen führen. Das Unternehmen ist schon seit 2017 Kunde von Dropbox. Es konnte in den vergangenen Jahren einige entscheidende Veränderungen in der Arbeitsweise feststellen.

Herausfordernde Aufgaben bewältigen

Wer dachte, es wird leichter in der Baubranche, der irrt! Mehr als 15.000 Bauprojekte pro Jahr managt Strabag und muss dabei die Herausforderung der weltweiten Pandemie, politischer Krisenherde, eingeschränkter Lieferketten, steigender Energiepreise und strenger ESG-Vorschriften einhalten. Gleichzeitig gilt es zu versuchen, die immer schmerzhafter aufklaffende Wunde, die der Fachkräftemangel in die Baubranche reißt, zu schließen. Dabei erwarten Kunden weiterhin die Realisierung immer größerer Bauvorhaben in immer kürzerer Zeit. Von der anfänglichen Idee bis zum fertigen Bauwerk sind unzählig viele Einzelschritte zu gehen und zahlreiche Gewerke zu koordinieren. Jede Verzögerung, jede verpasste Deadline ist zu vermeiden, denn sie kostet viel Geld.

„Große Probleme verursachten in der Vergangenheit verschiedene Versionen von Bauplänen, bei denen niemand wusste, welche die aktuellere war. Hinzu kamen veraltete Informationen und mangelhafte Abstimmung oder Freigabeprozesse im Bauverlauf. Griffen die Workflows nicht nahtlos ineinander, weil die Tools nicht miteinander verzahnt sind, waren unnötige Verzögerungen und ein Chaos im Arbeitsablauf der beteiligten Gewerke absehbar. Ohne die Vernetzung aller Beteiligten, von der Planungsphase bis hin zur Ausführung, über digitale Tools und Cloud-Lösungen wäre effizientes Bauen heute gar nicht mehr realisierbar“, erläutert Hajo Klingelhöfer.

Durch digitale Workflows Projekte schneller umsetzen

Erst die Digitalisierung des Bauwesens ermöglicht zunehmende Transparenz in den Baufortschritten. Und ein Aufbrechen von Entscheidungssilos und die effiziente Zusammenarbeit der verschiedenen Partner. Klingelhöfer erläutert die Ausgangslage: „Die größten Herausforderungen waren sehr komplexe Prozesse und Systeme. Außerdem unnötige Silos und mangelnde Zusammenarbeit durch schlechte Kommunikation. Zu langsame Aktualisierungen zwischen Teams vor Ort und außerhalb der Baustelle führten letztlich zu Verzögerungen und Ressourcenverschwendung. Dabei drängten Kunden und Auftraggeber in einer enorm gestiegenen Nachfrage, große, zeitaufwändige Projekte in immer kürzeren Zeiträumen abzuschließen.“

Shirin Arnold, Head of Construction bei Dropbox, ergänzt: „Die Baubranche hat ganz spezifische Herausforderungen, wie uns viele Kunden berichten. Die häufigsten sind komplexe Prozesse und Systeme. Zum Beispiel mehrere Versionen derselben Baupläne, von denen niemand weiß, welche die aktuellste und richtige ist. Unnötige Silos und mangelnde Zusammenarbeit, schlechte Kommunikation und langsame Aktualisierungen zwischen Teams vor Ort und außerhalb der Baustelle, die letztlich zu Verzögerungen und Ressourcenverschwendung führen. Dann kommt noch die enorme Nachfrage von Kunden und Auftraggebern hinzu, große, zeitaufwändige Projekte in immer kürzeren Zeiträumen abzuschließen. Unsere Plattform spielt eine wichtige Rolle bei der Lösung dieser Probleme für Bauunternehmen, denn sie verringert die Komplexität von Großprojekten, weil Dropbox alle Inhalte, Tools und Teams an einem Ort zusammenführt. Silos werden aufgebrochen und die Remote-Zusammenarbeit zwischen Teams vor Ort, im Büro und unterwegs entscheidend gefördert.“

Digitale Workflows unterstützen Kommunikationsmanagement

Lösungen von Dropbox spielen eine Schlüsselrolle bei der Bewältigung dieser Probleme für Strabag selbst und Partnerunternehmen. Um Prozesse zu beschleunigen, die Effizienz zu steigern und letztlich die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Lieferanten bei oft komplexen Projekten zu erleichtern, entschied sich Strabag für die Dropbox-Technologie. Dropbox ermöglicht digitale Workflows, indem sich wichtige Inhalte wie Fotos, Videos, DWG-Dateien und Dokumente erstellen aktualisieren, teilen und speichern lassen. So lassen sich zeitraubende Papierwege vermeiden und die Mitarbeiter können sich auf ihr eigentliches Kerngeschäft konzentrieren.

Indem das Unternehmen Dropbox als zentralen Knotenpunkt aller Inhalte und Vorgänge nutzt, lassen sich die Komplexität von Großprojekten verringern, Silos aufbrechen und die Remote-Zusammenarbeit zwischen Teams auf der Baustelle, im Büro und unterwegs optimieren. Vernetzte Arbeitsabläufe vereinfachen und beschleunigen den gesamten Prozess, denn sie eliminieren zeitraubende Verwaltungsaufgaben und Verzögerungen.

Partner von Strabag benötigen keine eigenen Dropbox-Konten

„Mit Dropbox Transfer beispielsweise können wir remote auf die neueste Version eines Dokuments zugreifen und es sofort freigeben und aktualisieren. Wir sehen, wer was gesehen hat. Dank der fortschrittlichen Freigabefunktionen kann sichergestellt werden, dass diese Dokumente sicher sind. Und dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit Zugriff darauf haben“, sagt Klingelhöfer.

Darüber hinaus benötigen Partner von Strabag keine eigenen Dropbox-Konten, da alles über diese sicheren Links abgewickelt werden kann. Dropbox stellt den Partnern über Strabag auch kostenlosen Speicherplatz zur Verfügung, was die Remote-Zusammenarbeit einfach und kostengünstig macht. Transfer hilft auch bei der Verwaltung und Analyse. Zuerst wird dort an der Auswertung von kaufmännischen Daten gearbeitet, dann folgen Daten aus der technischen Abwicklung. In vielerlei Hinsicht trägt Dropbox einen entscheidenden Teil dazu bei, das erste von drei großen Unternehmenszielen zu realisieren: Digitale Workflows einführen, verstärkte Digitalisierung, Nachwuchskräftemangel beseitigen und ambitionierte Nachhaltigkeitsziele erfüllen.

Pünktlich wie die Maurer: Nachwuchskräfte finden

Mit den Technologielösungen von Dropbox wird die digitale Zusammenarbeit gefördert und die Anforderungen digitaler Arbeitsbedingungen werden erfüllt. Es gibt heute einen hohen Anteil an Medienformaten wie PDF-, JPEG- und CAD-Dateien. Mit Dropbox können Mitarbeiter diese ganz einfach gemeinsam bearbeiten, von zu Hause, vom Büro oder von unterwegs aus, und sie mit mobilen Geräten hochladen und bei Bedarf in PDF scannen.

Für alle digitalen Lösungen, die Strabag verwendet, sind Supportseiten verfügbar, die Empfehlungen zur Verwendung der eingesetzten Tools geben. „Dropbox hat es möglich gemacht, auf die Cloud zu setzen. Alles, was nicht in der Cloud funktioniert oder keine offenen Schnittstellen hat, wird früher oder später in unserem Unternehmen keinen Platz mehr haben. Alle Daten sollten an einem Ort zusammengeführt werden. Statt Suchen wird das Finden immer wichtiger. Dazu ist die Struktur hinter der Datenablage entscheidend”, so Hajo Klingelhöfer.

Digitale Workflows: Auf Nachhaltigkeit bauen

Selbst im Jahr 2022 schüttelten viele Bauleiter bei der Frage noch energisch den Kopf, ob heute bereits die papierlose Baustelle möglich sei. Klingelhöfer tritt den Gegenbeweis an: Strabag arbeitet schon heute auf etlichen Baustellen komplett papierlos, weil stets aktuelle Infos und Daten digital auf Tablet- oder Smartphone-Displays ausgeliefert werden. Freigabeprozesse oder Bewilligungen, die früher mühevoll auf Papier und Postweg versendet wurden, sind heute durch elektronische Signaturen ersetzt. Dank Nutzung von E-Signatur oder des browserbasierten Ideen- und Dokumentationstools Dropbox Paper können Tausende von Blättern Papier, die sonst für Skizzen, Protokolle, Verträge, Gesundheits- oder Sicherheitsformulare benötigt wurden, eingespart werden.

Darüber hinaus kann Strabag SE durch die Zusammenarbeit über digitale Kollaborations- und Kommunikationsplattformen die physische Anwesenheit an einem bestimmten Ort deutlich reduzieren. Allein durch die Remote-Möglichkeiten für Dateifreigaben ließ sich der CO2-Fußabdruck schon sehr deutlich verringern. Denn nun müssen viel weniger Reisen unternommen werden. Und auch beim Verfolgen von ambitionierten Nachhaltigkeitszielen kann Strabag auf Dropbox an seiner Seite vertrauen. Dropbox selbst wird bis 2030 kohlenstoffneutral sein und 100 Prozent erneuerbare Energie für den Betrieb, einschließlich aller Rechenzentren, verwenden. Schon heute betreibt Dropbox alle Speicher-Server in eigenen Rechenzentren mit Strom aus 100 Prozent erneuerbaren Energiequellen. Dadurch erhalten Kunden das gute Gefühl, keinen CO2-Fußabdruck zu hinterlassen, wenn sie ihre Daten bei Dropbox speichern.

Statt Luftschlösser handfeste Visionen

Effizientere Remote-Zusammenarbeit, ein verbessertes Mitarbeitererlebnis, das Strabag für potenzielle Nachwuchstalente attraktiver macht, eine klare Übersicht über Ordner und Dateien mit Echtzeit-Updates, die den Überblick über alle laufenden Projekte behalten lassen, das alles bedeutet große Fortschritte für das Bauwesen. Eng verzahnte Zusammenarbeit, mobile Freigaben und Foto-Updates in der Dokumentation sind bahnbrechend.

„Für die Baubranche ist die digitale Abbildung von Handgriffen und Abläufen ganzer Projekte ein Riesenfortschritt, der vor zehn oder fünfzehn Jahren noch undenkbar war. Heute hätte das, was nicht in der Cloud funktioniert oder keine offenen Schnittstellen dafür hat, keinen Platz mehr in unserem Unternehmen. Dropbox hat unser Vertrauen in die Cloud bestärkt“, sagt Hajo Klingelhöfer. „Dropbox-Lösungen können die Baubranche dort unterstützen, wo sie es am dringendsten braucht: Als zentraler Ort, wo Expertise und Ergebnisse transparent gesammelt und geteilt werden, sodass komplizierte Silos aufgebrochen und komplexe Arbeitsabläufe über den gesamten Prozess hinweg vereinfacht sind“, so Klingelhöfer abschließend. (sg)

Lesen Sie auch: Workflows: Dropbox bringt neues Tool für effizientere Prozesse