Digitale Tools: Wie Content Enablement die Arbeit erleichtern kann

Welcher Mitarbeiter kennt ihn nicht, den Kampf mit dem Tab-Chaos am digitalen Arbeitsplatz? Ob digitale Tools, Daten oder Geschäftsdokumente: Mitarbeiter können da leicht den Überblick über wichtige Inhalte und Elemente der Marke verlieren. Die Folge: Durch diese digitale Überforderung können Fehler auftreten. Beispielsweise werden bei der Dokumentenerstellung veraltete Inhalte wie Logos, Boilerplates oder Schriftarten verwendet, die der Markenidentität und dem Image eines Unternehmens erheblichen Schaden zufügen können.

Denn in Unternehmen zählt die Erstellung von Angeboten für die Neukundenakquise, Produktvorstellungen oder ansprechenden Marketingmaterialien zum Arbeitsalltag. Wenn in diesen Dokumenten uneinheitliche oder falsche Markenelemente verwendet werden, hinterlässt dies alles andere als einen professionellen Eindruck bei den Kunden. Unternehmen riskieren, die mühsam aufgebaute Marken-Reputation zu gefährden. Eine Content-Enablement-Plattform kann daher bei der Markensicherung unterstützen. Denn sie stellt den Mitarbeitenden nur die aktuellsten Markeninhalte bereit und garantiert mit wenigen Klicks hochwertige und markenkonforme Business Dokumente.

Digitale Tools: Neue Anforderungen am Arbeitsplatz

Ablagechaos und Tool-Overload können eine innere Unruhe erzeugen und den Workflow durch lästige Prozessbrüche stören. Mehr als ein Viertel der Befragten einer aktuellen Studie von Templafy geben an, genervt zu sein, weil sich die Anzahl an verwendeten Anwendungen negativ auf ihre Produktivität auswirken. So kommen täglich bis zu 15 verschiedene digitale Tools zum Einsatz. Und knapp die Hälfte der Mitarbeiter wechselt mindestens vier bis sechsmal pro Stunde zwischen diesen hin und her. Die Königsdisziplin dabei heißt, gewünschte Informationen oder Dateien aus diesem Wirrwarr zu filtern.

Für die Suche nach relevanten Dokumenten und Inhalten investieren Mitarbeiter laut der Studie vier bis sechs Stunden pro Woche. Nicht jedem ist die Geduld – oder die Zeit – hierfür gegeben. Häufig werden Dokumente stattdessen in Doppelarbeit erstellt oder veraltete Inhalte als Vorlage verwendet. Ein Teufelskreis, welcher in einem Versionschaos endet. Die mangelnde Qualität und Konsistenz der erstellten Dokumente kann folglich auch das mühevoll aufgebauten Markenimage beeinträchtigen.

Digitale Tools stellen automatisiert Markenelemente bereit

Digitale Tools wie Cloud-basierte Content-Enablement Lösungen stellen Mitarbeitenden die aktuellen Unternehmensinhalte genau in dem Moment zur Verfügung, wenn diese erstellt werden, und das direkt in den bereits genutzten Anwendungen, wie Microsoft Office, Google Workspace oder Salesforce. So lässt sich zum Beispiel ein Newsletter mit wenigen Klicks mit vorgegebenen Markenelementen, wie Text- und Bildelementen, versehen oder ein rechtssicherer und markenkonformer Vertragsentwurf erstellen.

Für die Richtigkeit der bereitgestellten Inhalte sorgen Content Owner. Sie aktualisieren die jeweiligen Inhalte, wie Produktbilder oder Beschreibungen, und stellen sie per Mausklick automatisch allen relevanten Teams zur Verfügung. Durch den automatisierten und optimierten Prozess der Dokumentenerstellung sparen Unternehmen laut einer aktuellen Forrester Studie bis zu 32 Prozent der Ressourcenkosten ein. Folgenreiche Fehler und Risiken können vermieden und die Anfertigung hochwertiger Geschäftsdokumente garantiert werden.

Markensicherung bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern

Gerade in der Zusammenarbeit mit externen Partnern, wie Werbeagenturen oder anderen Dienstleistern, ist es für Unternehmen eine Herausforderung, alle benötigten Inhalte übersichtlich zur Verfügung zu stellen. Häufig müssen die aktuellen Dateien aus dem Ablagechaos gefischt und zusammengestellt werden oder sie werden in Form von Branding-Guidelines mit den externen Partnerfirmen geteilt. 

Mithilfe einer Content-Enablement Plattform können diese Umstände vermieden werden. Der Bestand an Dokumenten-Templates und Unternehmensinhalten, wie Logos, Boilerplates und Schriftarten wird zentral verwaltet. Und ist damit auf die aktuellsten Versionen beschränkt. Das erleichtert zudem die Freigabeprozesse. Denn es kann darauf vertraut werden, dass ausschließlich die abgesegneten Elemente weiterverwendet werden. Das Risiko einer Markenschädigung ist bei zentral verwalteten Markeninhalten durch digitale Tools deutlich geringer als wenn diese einzeln aufgesucht, auf Aktualität geprüft und geteilt werden müssen.

Automatisierte Erstellung von Dokumenten

Die automatisierte und optimierte Dokumentenerstellung bietet gerade im hybriden Arbeitsalltag zahlreiche Vorteile. Digitale Tools ermöglichen die sofortige Bereitstellung aktueller Markeninhalte, die sonst in mühevoller Eigenrecherche gesucht und auf Marken- und Compliance-Konformität geprüft werden müssten. Und das spart nicht nur wertvolle Zeit und Energie ein. Die Nutzung veralteter Markeninhalte, beispielsweise durch externe Partnerfirmen der Unternehmen, wird vermieden und eine einheitliche und professionelle Markenidentität gewährleistet. Digitale Tools wie eine Content-Enablement-Plattform verschlanken und verbessern die Prozesse in der Dokumentenerstellung. Damit wirken sie sich letztlich positiv auf den Geschäftserfolg aus.

Über den Autor: Jan Mechtel ist Co-Founder By Acquisition und Geschäftsführer Deutschland bei Templafy, Anbieter einer Content-Enablement-Plattform. Nach seinem Master-Studium in Finance an der ESCP Business School Berlin und erfolgreichen Stationen bei Ableton und McKinsey, gründete er 2010 das Berliner Software-Startup Veodin. Als Managing Director leitete er acht Jahre lang die Geschäfte des auf Powerpoint spezialisierten Anbieters. Mit der Übernahme durch Templafy wechselte auch das gesamte Team von Veodin 2018 zum neuen Unternehmen. Jan Mechtel entwickelt aktuell die Produkte von Templafy mit und setzt dessen Strategie im deutschsprachigen Raum um. (sg)

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