Digitale Technologien: Kleinunternehmen haben erheblichen Nachholbedarf

Für die Studie „The Future of Digital Work“ von Adobe wurden mehr als 1.000 Mitarbeiter in kleinen und mittelständischen Unternehmen in den USA, Großbritannien, Australien, Indien und Japan befragt. Untersucht wurde, ob digitale Technologien die Produktivität von KMU fördert oder behindert. Hierbei wurden sozioökonomische Faktoren wie Inflation, Rezession, Entlassungen sowie globale Unruhen berücksichtigt. 88 Prozent der befragten KMU geben an, dass unzureichende digitale Technologien die Produktivität ihres Unternehmens beeinträchtigen. 55 Prozent der befragten KMU sagen, dass mindestens die Hälfte der Arbeit in ihrem Unternehmen immer noch auf Papier erfolge.

Digitale Technologien: KMU haben erheblichen Nachholbedarf

Durch veraltete Arbeitsprozesse erklären 58 Prozent der KMU, dass sie zwischen zwei und vier Stunden pro Tag an Produktivität einbüßen. Die große Mehrheit der KMU (85 Prozent) sagt, dass Automatisierung die Produktivität ihres Unternehmens steigere. Ein noch höherer Prozentsatz (92 Prozent) der Mitarbeiter gibt an, dass KI-gesteuerte Technologie positive Auswirkungen auf ihre Arbeitsabläufe habe.

92 Prozent der befragten Mitarbeiter in KMU sagen, dass die Arbeitstechnologie ein Faktor dafür sei, ob sie eine Stelle in einem neuen Unternehmen annehmen. Wobei 24 Prozent der Meinung sind, dass sie „absolut entscheidend“ sei, weil ihr Erfolg von guter Technologie abhänge. Die Befragten erklären zudem, dass sie großen Wert auf digitale Technologien legen, welche die Zusammenarbeit in dezentralen Teams fördern. Dazu zählen Videokonferenz-Tools wie auch digitales Dokumentenmanagement. Hierbei belegen PDFs und E-Scans Platz eins der für sie unentbehrlichen Technologien. Kollaborationstools und Videokonferenzen liegen auf Platz zwei und drei.

Wie kleine Unternehmen die Produktivität definieren

45 Prozent der Befragten gab an, dass sie „produktiv sein“ mit einer Arbeit assoziieren, die mehr bewirkt. Verglichen mit der Erzielung von Einnahmen für das Unternehmen. Oder sogar mit der Erledigung von mehr Arbeit in kürzerer Zeit mit weniger Mitteln. Es überrascht daher nicht, dass mehr als die Hälfte der Beschäftigten in kleinen Unternehmen (52 Prozent) die persönliche Hauptverantwortung dafür übernehmen, wie produktiv sie bei der Arbeit sind. Und sich sogar mehr anstrengen, vollständig im Büro zu arbeiten (47 Prozent) als in größeren Unternehmen (37 Prozent).

Es liegt auf der Hand, dass es kleinen Unternehmen wichtig ist, produktiv zu sein. Während die Arbeitsbelastung und die Art und Weise, wie die Arbeit erledigt wird, im Weg stehen können, wirken sich wirtschaftliche und gesellschaftliche Stressfaktoren weiterhin negativ auf die Produktivität aus. Für große Unternehmen sind diese Stressfaktoren zwar immer noch ein größeres Problem (72 Prozent). Dennoch geben 60 Prozent der Befragten an, dass ihre Produktivität durch wirtschaftliche Sorgen wie eine Rezession und Inflation beeinträchtigt wird. Die drei größten Sorgen, die Angestellte kleiner Unternehmen umtreiben, sind die hohen Lebenshaltungskosten, die mögliche Inflation und das Lohngefälle.

Externe Stressfaktoren beeinträchtigen Produktivität

Die Realität für kleine Unternehmen ist, dass externe Stressfaktoren und die Arbeitsbelastung weiterhin ihre Produktivität beeinträchtigen. Zudem tun globale Marken nicht genug, um die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu fördern, selbst wenn der wirtschaftliche Druck zunimmt. Eine Mehrheit von 85 Prozent erklärt, dass die Technologie eine entscheidende Rolle dabei spielt, schneller und intelligenter zu arbeiten. So können sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Hinsichtlich der digitalen Kompetenz besteht allerdings noch Nachholbedarf. Über 88 Prozent der KMU geben an, dass unzureichende Technologien die Produktivität ihres Unternehmens beeinträchtigen.

So gibt beispielsweise etwas mehr als die Hälfte (55 Prozent) der KMU an, dass mindestens die Hälfte der Arbeit in ihrem Unternehmen immer noch auf Papier erfolgt. Veraltete Arbeitsmethoden wie diese tragen nur zur Frustration der Beschäftigten in kleinen Unternehmen bei, wobei mehr als ein Drittel (34 Prozent) ihre Arbeit wegen der schlechten Technologie ganz aufgeben möchte. Diese Frustration hat dazu geführt, dass mehr als die Hälfte der KMU (58 Prozent) zwischen zwei und vier Stunden pro Tag an Produktivität einbüßen. Die Kosten für schlechte Technologie liegen nicht nur in der Arbeitszeit, sondern auch in der Arbeitsmoral. 21 Prozent der befragten Mitarbeiter kleiner Unternehmen beschweren sich bei ihrem Chef über schlechte Arbeitstechnologien und 22 Prozent erwägen, in den nächsten sechs Monaten aufgrund schlechter Arbeitstechnologien zu kündigen.

Chancen durch digitale Technologien

Die gute Nachricht ist, dass die Mitarbeiter*innen kleiner Unternehmen bereit sind, positive Maßnahmen zu ergreifen, wenn die Technologie ihre Produktivität beeinträchtigt. Dazu gehören folgende Maßnahmen:

1. Suche nach besseren Lösungen und deren Empfehlung an ihre Führungskräfte
2. Aufforderung an ihre Unternehmen, in bessere Technologien zu investieren
3. Suche nach besseren Lösungen, die sie selbst nutzen können.

Unternehmen können zwar nicht viel tun, um zu beeinflussen, wie externe Faktoren die Produktivität der Mitarbeiter*innen beeinträchtigen, aber sie können sehr viel mehr tun, um ihnen die richtigen Technologien zur Verfügung zu stellen. Aber was sind das für Technologien? Die Untersuchungen zeigt, dass Automatisierung und künstliche Intelligenz nicht nur für große Unternehmen geeignet sind. Sie können sich auch positiv auf die Arbeitsabläufe in kleinen Unternehmen auswirken. 85 Prozent der Befragten bestätigen, dass Automatisierung die Produktivität ihres Unternehmens steigert. Und 92 Prozent der Mitarbeiter in KI-affinen KMU sagt, dass KI-gesteuerte Technologie positive Auswirkungen hat, wobei fast ein Viertel (22 Prozent) sie als „ein Wunder“ bezeichnet.

Digitale Technologien haben oberste Priorität

„Technologie hat bei allem, was ich tue, oberste Priorität. Sie hilft mir, Abläufe zu rationalisieren, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Als Gründer eines neurodiversen Kleinunternehmens nutze ich Technologie, um auf Kurs zu bleiben. Und den Fokus nicht zu verlieren“, sagt Peter Shankman, Gründer von Shank Minds. „Durch den Einsatz von Cloud-basierter Software, sozialen Medien und E-Commerce-Plattformen kann ich meine Kunden besser erreichen. Außerdem kann ich meine Online-Präsenz verbessern, Daten besser verwalten und analysieren sowie den Umsatz steigern. Insgesamt hilft mir die Technologie, der Zeit voraus zu sein und langfristig erfolgreich zu sein.“

Automatisierung und künstliche Intelligenz sind nach wie vor die Schlagworte der Stunde, wenn es darum geht, Arbeit intelligenter und schneller zu erledigen. Dennoch sind digitale Dokumente nach wie vor eine unterschätzte, aber entscheidende Währung für die Produktivität. Laut der Studie „The Future of Digital Work“ sind digitale Dokumente wie PDFs und E-Scans unter allen Technologien, die kleine Unternehmen bei der Arbeit nutzen, die Technologie Nummer eins, ohne die sie nicht arbeiten können.“

Sofiya Deva, Gründerin von The Postcard Edit, erläutert: „Digitale Dokumente sind ein wesentlicher Bestandteil unseres Geschäfts. Wir verwenden sie für alles, von Rechnungen über Verträge bis hin zu Produktkatalogen. Wir finden zum Beispiel, dass es reibungslos und einfach ist, Verträge mit Acrobat zu bearbeiten, zu teilen und abzuschließen. Und sind weltweit tätig und arbeiten sowohl mit großen Einzelhändlern als auch mit Designer zusammen. PDFs unterstützen uns bei der Kommunikation, die sich professionell anfühlt und gleichzeitig agil und benutzerfreundlich ist.“

Technologien für die Zusammenarbeit weiterhin beliebt

Technologien für die Zusammenarbeit und Videokonferenzen, die in Pandemie und bis heute beliebt sind, belegen die Plätze 2 und 3. Ein weiterer interessanter Aspekt: Selbst im Zeitalter der Mobilität (sechs Prozent Mobiltelefone, fünf Prozent Tablets) erledigen kleine Unternehmen den Großteil ihrer Arbeit auf Laptops (58 Prozent) und Desktops (38 Prozent).

Gute Technologie hilft kleinen Unternehmen nicht nur, produktiver zu sein, sondern auch, qualifizierte Mitarbeiter*innen anzuziehen. 92 Prozent der Beschäftigten in KMU sagen, dass die Arbeitstechnologie ein Faktor dafür ist, ob sie eine Stelle in einem neuen Unternehmen annehmen. 24 Prozent der Befragten sagen, dass sie „absolut entscheidend“ ist, weil ihr Erfolg von guter Technologie abhängt

Führungskräfte in kleinen Unternehmen übernehmen heute gleichzeitig Aufgaben in den Bereichen Betrieb, Finanzen, Vertrieb und Kundenbindung und bewältigen gleichzeitig die Stressfaktoren außerhalb ihrer Arbeit. Für all diese Aufgaben stehen ihnen nicht genügend Ressourcen zur Verfügung, allen voran digitale Technologien. Kleine Unternehmen haben die einmalige Gelegenheit, dafür zu sorgen, dass die Technologie ihren Mitarbeiter*innen und ihrem Unternehmen hilft zu wachsen und nicht im Weg steht. (sg)

Lesen Sie auch: Digitale Resilienz: Diese wirtschaftlichen Vorteile ergeben sich daraus