Digitale Rechnungsbearbeitung: große Potenziale und neue Chancen

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Die digitale Transformation verläuft in Deutschland äußerst schleppend. Besonders deutlich wird es in den Rechnungsabteilungen vieler deutscher Unternehmen. Hier wird noch mit Papier gedruckt, gestempelt und per Post verschickt. Dabei gibt es längst Alternativen zu den althergebrachten Prozessen des Rechnungsmanagements.
Quelle: Optimal Systems

Es gibt keine bahnbrechende Erfindung ohne Verfallsdatum. Das gilt heute gleichermaßen für die Glühbirne sowie für das Schnurtelefon. Und auch das Papier sieht nach über 2000 Jahren Erfolgsgeschichte allmählich seinem Ende entgegen – zumindest, wenn man den kühnen Prognosen der Zukunftsforscher glauben darf.

In vielen Bereichen mag das der Fall sein. Die Rechnungsabteilungen der meisten deutschen Unternehmen scheinen sich jedoch erfolgreich gegen den Zeitgeist zu stemmen: Laut einer aktuellen Bitkom-Studie erstellten im Jahr 2018 gerade einmal 13 Prozent der befragten Unternehmen ihre Rechnungen ausschließlich digital. Im Vergleich zu 2016 ist das sogar ein Rückgang um ganze fünf Prozentpunkte. Das deutsche Verwaltungswesen beharrt weiterhin auf der traditionellen Form der Rechnungserstellung – und verlässt sich auf Zahlungsaufforderungen per klassischem Postversand.

Andere Länder sind beim E-Invoicing weiter

Dabei ist man in den meisten anderen europäischen Ländern in Sachen E-Invoicing längst viel weiter: In Italien arbeiten die Buchhalter in den öffentlichen Verwaltungen seit vier Jahren ausschließlich mit elektronischen Rechnungen. Anfang dieses Jahres wurden die Regeln im Alpenstaat auf den kompletten Business-to-Business-Rechnungsaustausch ausgeweitet. Länder wie Finnland (2010) und Dänemark (2005) starteten noch früher mit dem Thema E-Rechnung auf Verwaltungsebene – freiwillig und lange bevor die europäische Union verbindliche Regeln auch für die bundesdeutschen Institutionen festlegte. Deutschland steht nun unter Zugzwang.

Das sogenannte E-Rechnungsgesetz, welches am 27. November 2018 in Kraft trat, schafft erstmals eine verbindliche Rechtsgrundlage, mit der ein technologieneutraler Standard für die Nutzung von E-Invoicing in allen europäischen Ländern konstituiert wird. So gilt nun, dass alle Bundesministerien und Verfassungsorgane in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für öffentliche Auftraggeber auf Landes- und kommunaler Ebene gilt die EU-Richtlinie ab November dieses Jahres, zum 27. November 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber des Bundes generell verpflichtend. Das Thema E-Government wird konkrete Realität.

Nicht nur für die Behörden hat das nachhaltige Konsequenzen, sondern auch für einen Großteil der Privatwirtschaft. Mehr als die Hälfte der Unternehmen unterhalten hierzulande schließlich geschäftliche Beziehungen mit öffentlichen oder mehrheitlich öffentlichen Einrichtungen. Darunter fallen auch Krankenhäuser, Universitäten, Schulen, Energieversorger und Museen. Dass speziell in einer Industrienation, welche sich einer gewissen Bürokratie-Affinität rühmt, der Einstieg in die digitale Transformation so stotternd verläuft, lässt sich längst nicht mehr sachlich begründen – und erst recht nicht finanziell.

Großes Einsparpotenzial mit E-Invoicing 

Denn der Umstieg auf E-Rechnungen lohnt sich: Aktuellen Schätzungen zufolge liegt das Einsparpotenzial für den Umstieg auf elektronische Rechnungen bei 225 Milliarden Euro pro Jahr. Laut einer Studie von Capgemini kann ein Unternehmen mit digitalen Rechnungsbearbeitungs-Prozessen die Kosten bis zu 75 Prozent reduzieren. Hierbei geht es nicht nur um den Papierverbrauch oder die Vermeidung von Lagerräumen zur Aktenarchivierung.

Im Gegensatz zu elektronischen Verfahren ist die manuelle Rechnungsverarbeitung schlichtweg fehleranfälliger – sei es durch versehentliche Zahlendreher oder verpasste Fristen aufgrund langatmiger Workflows. So sorgen vor allem lange Korrekturschleifen und aufwändige Freigabeprozeduren für unnötige Verzögerungen.

Inzwischen erkennen immer mehr Unternehmen das Potenzial digitaler Alternativen – und setzen auf softwarebasierte Lösungen. Enterprise Content Management Systeme (ECM) wie enaio® von OPTIMAL SYSTEMS bieten die passenden Werkzeuge für eine komplett digitalisierte Rechnungsbearbeitung. Per Post oder E-Mail eingehende Rechnungen werden per Stapelscan sowie Datenextraktion digitalisiert und direkt im Archiv des ECM-Systems abgelegt. Schnittstellen zum bestehenden Finanzbuchhaltungssystem gewährleisten einen Vergleich der hinterlegten Daten und eine Prüfung auf deren Richtigkeit.

Dazu stellen die Tools zahlreiche hilfreiche Features bereit: Workflows, Mahnfristenmanagement, Stellvertreterregelungen und Wiedervorlagen. Die Vorteile: Dank des digitalen Rechnungsmanagements profitieren Controller und Buchhalter von verkürzten Durchlaufzeiten, höherer Transparenz und geringeren Fehlerquoten. Und nicht zuletzt sparen sie Papier.

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