Digitale Kommunikation: Unternehmen verabschieden sich von der Zettelwirtschaft

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Im Büroalltag verliert das Faxgerät stetig an Bedeutung. Unternehmen setzen vermehrt auf digitale Lösungen zur Kommunikation und Interaktion im Geschäftsalltag. Wie eine neue Umfrage des Bitkom zeigt, hat sich der Anteil der Unternehmen, die das Fax häufig nutzen, seit 2016 fast halbiert.
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Quelle: TippaPatt/Shutterstock

  • Laut einer aktuellen Umfrage des Bitkom hat sich die Nutzung von Faxgeräten in Unternehmen in den letzten fünf Jahren fast halbiert.
  • Immer mehr Unternehmen richten ihre Kommunikation sowie Büro- und Verwaltungsprozesse digital aus.
  • Bitkom hat jetzt den Navigator für Business Communication Solutions (BCS) veröffentlicht.

Vor fünf Jahren gaben acht von zehn Unternehmen (79 Prozent) an, häufig via Fax nach innen und außen zu kommunizieren. Heute sind es 43 Prozent der befragten Unternehmen. E-Mail (100 Prozent) und Festnetz-Telefon (98 Prozent) bleiben als Kommunikationskanäle dominant, doch Smartphones (89 Prozent), Online-Meetings (67 Prozent), Messenger-Dienste (66 Prozent) und Kunden- oder Mitarbeiterportale (60 Prozent) holen auf. Das zeigt eine repräsentative Befragung von mehr als 500 Unternehmen aller Branchen, die vom Digitalverband Bitkom in Auftrag gegeben wurde. Mit ihr wurde die digitale Kommunikation und deren aktueller Stand untersucht.

„Wie schnell der Wandlungsprozess in den Unternehmen vonstattengeht, ist stark abhängig von der Branche und von Unternehmensspezifika. Banken und Finanzdienstleister sind bei der Digitalisierung beispielsweise weit vorne. Die Transport- und Logistikbranche muss hingegen aufholen“, erklärt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom.

Digitale Kommunikation
Die Nutzung von Fax hat sich seit 2016 fast halbiert. (Grafik: Bitkom)

Digitalisierung der Büro- und Verwaltungsprozesse

Auch die Büro- und Verwaltungsprozesse insgesamt werden stärker digitalisiert. „Die Zettelwirtschaft verschwindet langsam, aber sicher aus den Unternehmen“, ist Britze überzeugt. So liefen 2016 in jedem dritten Unternehmen (34 Prozent) die meisten Geschäftsprozesse papierbasiert ab, 2021 noch bei 23 Prozent. Umgekehrt wird in 34 Prozent der Unternehmen überwiegend papierlos gearbeitet, deutlich mehr als noch vor fünf Jahren (2016: 27 Prozent).

Vor allem große Unternehmen ab 500 Mitarbeitenden verzichten zunehmend auf Papier. Vier von zehn (42 Prozent) haben den Großteil ihrer Prozesse bereits digitalisiert, 13 Prozent davon vollständig. Etwa genauso viele sind es bei den Unternehmen zwischen 100 und 499 Mitarbeitenden (12 Prozent). Bei kleinen Unternehmen zwischen 20 und 99 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verzichten nur sechs Prozent gänzlich auf Papier. „Große Unternehmen sind Vorreiter der digitalen Zusammenarbeit“, sagt der Bitkom-Experte.

Navigator gibt Überblick über die digitale Kommunikation

Angesichts der Vielzahl von Kanälen für die digitale Kommunikation, die Unternehmen heute bereitstellen müssen, hat Bitkom einen Navigator entwickelt. Er dient als Orientierungshilfe, um Hersteller und ihre Produkte sowie Dienstleister im Bereich Business Communications einordnen zu können. Er zeigt auf, welche Möglichkeiten Systemhersteller und Dienstleister bieten, um ihre Kunden bei der Digitalisierung und Verbesserung von Kommunikations- und Geschäftsprozessen zu unterstützen. Unternehmen, die auf der Suche nach einem passenden Anbieter sind, erhalten einen Überblick über die digitale Kommunikation und aktuelle Systemlandschaft und somit eine Entscheidungshilfe für die Produkt- und Lösungswahl.

Implementierung von IT-basierten DMS-Lösungen

Oliver Henrich, Vice President Product Engineering Central Europe bei Sage, kommentiert die Ergebnisse der Befragung des Bitkom

„Für Unternehmen, die auf papierlose Office-Prozesse setzen, bedeutet diese Transformation weit mehr als einen Abschied von der sprichwörtlichen Zettelwirtschaft. Mit dem Verweis auf das Stichwort „Digitale Kommunikation und Zusammenarbeit“ gaben die Bitkom-Experten, die Unternehmen hinsichtlich des Digitalisierungsgrades ihrer betrieblichen Abläufe befragt haben, einen ersten Hinweis, in welche Richtung die Reise gehen wird. Durch die Implementierung von IT-basierten Dokumentenmanagementsystemen (DMS) wird weit mehr als ein rein digitales Ablagesystem geschaffen, das Papierverbrauch und Druckkosten reduziert“, sagt Oliver Henrich.

„Mit einem DMS entsteht in einem Unternehmen ein neues Informationszentrum. Es entwickelt sich ein zentraler Daten-Hub, der Kollaborationsprozesse spürbar flexibler macht – insbesondere deshalb, weil Mitarbeiter auf diese Weise zu jedem Zeitpunkt, von jedem Ort und über jedes Endgerät direkt auf Akten und gewünschte Unterlagen zugreifen können. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist aber, dass das DMS nahtlos mit sämtlichen IT-Systemen verzahnt ist, in denen Dokumente erstellt oder genutzt werden. Zur Entfaltung seines vollen Effizienzpotenzials setzt ein DMS also einen vergleichsweise hohen Grad an Datenintegration in einem Betrieb voraus. Hier haben unserer Wahrnehmung nach KMUs in Deutschland vielfach noch Nachholbedarf“, so Henrich.

Hinweis zur Methodik: Grundlage der Angaben in dem Leitfaden „Business Communication Solutions Navigator 2021“ ist eine Umfrage, die Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom durchgeführt hat. Dabei wurden 502 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland im März und April 2021 telefonisch befragt. Die Umfrage ist repräsentativ. Die Fragestellungen lauteten: „Wie häufig kommen derzeit die folgenden Kommunikationskanäle für die interne und externe Kommunikation in Ihrem Unternehmen zum Einsatz?“ und „Wie hoch ist der Anteil Ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse, die papierbasiert ablaufen?“. (sg)

Lesen Sie auch: Digitalisierung in Deutschland: Ist die Corona-Pandemie der Sargnagel?

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