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Die Suche am digitalen Arbeitsplatz: So werden Dokumente schneller gefunden

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Die Suche am digitalen Arbeitsplatz: So werden Dokumente schneller gefunden

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Der Corona-bedingte Lockdown hat es schonungslos offengelegt: Digital Workplaces sind gut, aber ohne Top-Search-Funktionalität so gut wie wertlos. Wo diese fehlt, sitzen Fachkräfte im Homeoffice und können nur umständlich auf benötigte Informationen zugreifen. Das Gefühl des Abgeschnittenseins wächst, es droht die „Lockdown-Depression.
digitaler Arbeitsplatz

Quelle: vectormine/shutterstock

Ab einer gewissen Größenordnung steht heute quasi jedem Angestellten einer wissensintensiven Organisation ein digitaler Arbeitsplatz zur Verfügung, der über so etwas wie eine Unternehmenssuche verfügt. Womöglich wurde eine Open-Source-Lösung integriert, über die man rudimentär mit Hilfe von Schlüsselwörtern quellenübergreifende Abfragen durchführen kann. Oder man nutzt das Ökosystem einer der Technologiegiganten Microsoft, Google oder IBM. Diese neigen allerdings dazu, Inhalte und Daten, die außerhalb des Ökosystems gespeichert sind, auszuschließen oder stiefmütterlich zu behandeln.

Was Unternehmenssuche können muss

Jetzt, da die Bedeutung des schnellen Zugriffs auf wichtige Informationen plötzlich zunimmt, erkennen Unternehmen, dass diese Lösungen nicht ausreichen. Denn eine richtige Enterprise Search Engine muss mehr bieten und folgende Anforderungen erfüllen:

  • Datensicherheit und Zugriffskontrolle sind durchgehend gewährleistet.
  • Alle Unternehmensinhalte und -daten sind über Zeit, Standorte und Sprachen hinweg sicher verfügbar, damit jeder ohne teure und riskante Datenmigrationsprojekte darauf zugreifen kann.
  • Relevanz und Informationsgenauigkeit sind zwingend, damit die Benutzer ihre Arbeit korrekt und schnell erledigen können. Dies erfordert verschiedene Arten der linguistischen Analyse und von Machine Learning, die „out-of-the-box“ bereitgestellt werden, um Zeit bei der Implementierung der Unternehmenssuche zu sparen.
  • Eine beispielbasierte Klassifikation, ebenfalls „out-of-the-box“, auf der Grundlage von Machine-Learning-Algorithmen für Szenarien, in denen ein regelbasierter Ansatz nicht ausreicht.
  • Die Benutzerschnittstelle muss flexibel und agil sein, um Lösungen für mehrere Anwendungsfälle im gesamten Unternehmen zu unterstützen.

Eine mit solchen Fähigkeiten ausgestattete unternehmensweite Enterprise-Search-Lösung bietet Home-Office-Arbeitern am Schreibtisch (digitaler Arbeitsplatz) große Vorteile. Zuallererst steigert sie die Produktivität. Man findet schnell die benötigte Information, anstatt Zeit damit zu verlieren, Kollegen zu kontaktieren und deren Arbeitsablauf zu stören. Wissen wird ferner gemeinsam genutzt. Eine robuste digitale Arbeitsplatzstruktur bedeutet einfachen und sicheren Zugang zu relevanten Informationen.

Die unternehmensweite Suche am digitalen Arbeitsplatz bietet eine zentrale Stelle für die Suche nach Inhalten aus allen Dateien, Dokumenten, Präsentationen, Tabellenkalkulationen, Weblinks und Rich-Media. Dies macht es den Teammitgliedern unabhängig von ihrem Standort extrem einfach, von jedem Gerät aus schnell auf Wissen zuzugreifen. Durchgängig gut informierte Angestellte können den Kunden auch besseren Service bieten und Durchlauf- und Antwortzeiten verkürzen. So sparen sie Zeit und können sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren.

Digitaler Arbeitsplatz: Die Krise hat ein Manko offengelegt

Die Krise hat das Manko ungenügender Enterprise Search-Lösungen deutlich gemacht. Sie ist der ideale Zeitpunkt für Organisationen, in Werkzeuge und Technologien zu investieren, die betriebliche Effizienz vorantreiben. Die positiven Auswirkungen auf Geschäftskontinuität, Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerung sind enorm. Wer aber jetzt weiter mit dem Manko lebt, steht beim Neustart schlechter da als noch vor der Krise.

Lesen Sie auch: Disaster Recovery und smarte Backups: Diese Vorteile bieten sie Unternehmen

digitaler ArbeitsplatzQuelle: Sinequa

Über den Autor: Alexandre Bilger ist CEO von Sinequa.

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