Der Cloud-Schock und wie ihn CIOs vermeiden

Cloud-Anwendungen werden zum Standard der digitalen Transformation. Gleichzeitig nimmt der Wildwuchs zu, wenn jede Abteilung unkontrolliert XaaS-Lösungen einkauft. Die Folge: Der Cloud-Schock. Mit Software Asset Management (SAM = Verwaltung und Kontrolle des Softwarebestands eines Unternehmens) lässt er sich vermeiden.

Cloud-Computing ist kein Trend mehr, es wird zum Standard der Digitalisierung aller Funktionsbereiche in Unternehmen. Der Umsatz mit XaaS-Lösungen in Deutschland soll 2018 auf über 17 Milliarden Euro anwachsen, prognostiziert die Studie „ISG Provider Lens Germany 2018“. Einige Analysten rechnen in den nächsten Jahren mit Steigerungsraten von 100 oder sogar 200 Prozent pro Jahr. Vor allem Software und Infrastruktur as a Service boomen.

Vielfach entscheiden die Fachabteilungen vorbei an der IT, welche Lösungen sie einsetzen. Dabei gehen viele etwas zu sorglos vor. Sie sehen die Vorteile der einfachen Einrichtung und Inbetriebnahme, zahlen aus den Betriebskosten und machen sich dabei nicht einmal abhängig von einem großen Anbieter. Bisher dominiert die Haltung: Schnelle Lösungen, um Kunden zu binden und Märkte zu bearbeiten sowie Wettbewerbsvorteile zu sichern. Aber die Rechnung kommt später und die Controller raufen sich die Haare.

Cloud-Kosten geraten außer Kontrolle

Der ungehinderte Zugang zu XaaS-Lösungen hat einen entscheidenden Haken: Ein Verlust der Kostenkontrolle. Dieser fällt häufig erst auf, wenn sich jemand hinsetzt und die Cloud-Ausgaben analysiert. Und das kann Monate oder sogar Jahre dauern. Dann ist es meist zu spät, der Cloud-Schock sitzt tief. Dies sind die Alpträume der CFOs und CIOs: Die tatsächlichen Kosten liegen viel höher als gedacht und budgetiert. Viele Cloud-Anwender erzählen von ihrem Cloud-Schock auf Konferenzen hinter vorgehaltener Hand. Spricht man aber CIOs von Cloud-nutzenden Unternehmen direkt an, berichten fast alle von ihrem persönlichen Schock-Erlebnis. Oft sind es die Fachabteilungsleiter oder die CFOs, die die CIOs nach einer Lösung fragen, wie sie die Kosten wieder in den Griff bekommen könnten. Die wichtigste Verhinderungsstrategie heißt Software Asset Management (SAM).

Mit SAM erhalten CIOs Überblick, Kontrolle und Steuerungsoptionen

Wie bei der Bewältigung der Schatten-IT gilt es zunächst, dass sich die IT einen vollständigen Überblick über die Cloud-Nutzung im gesamten Unternehmen verschafft. Denn nur wenn an einer verantwortlichen Stelle die Informationen zusammenfließen, wer welche Cloud-Anwendung (noch) nutzt und bezahlt, kann eine Kostenkontrolle ansetzen.

Unternehmen, die eine automatisierte IT-Asset-Inventarisierung vornehmen, sind besser in der Lage, einen Cloud-Schock zu verhindern und frühzeitig geeignete Maßnahmen dagegen zu ergreifen. Und dabei geht es nicht nur um die Kostenkontrolle. Moderne SAM-Lösungen unterstützen auf mehreren Ebenen:

• Identifizieren aller im Unternehmen eingesetzten SaaS-Anwendungen. Das ist der erste Schritt für die Kostentransparenz der Cloud-Nutzung, die ohne Beteiligung der IT-Abteilung erfolgt ist.
• Realisierung eines gesteuerten Prozesses für IaaS-Nutzung. Genehmigung geprüfter IaaS-Umgebungen für den selbstständigen Einsatz der Fachabteilung bei gleichzeitiger Überwachung und Kündigung nicht weiter genutzter Cloud-Ressourcen.
• Automatische Überwachung aller SaaS-Abonnements und Zuordnung von Cloud-Abonnements zu Nutzern und deren Kostenstellen.

Fazit: SAM macht XaaS noch effektiver und flexibler

Mit SAM-Lösungen gelingt den CIOs ein effektives Abonnementsmanagement für XaaS-Anwendungen, das meistens sehr zeitnah zu Kosteneinsparungen führt. Denn nicht mehr genutzte Cloud-Ressourcen können sie sofort erkennen und kündigen. Durch die Überwachung und Verwaltung aller Arten von Cloud-Ausgaben können CIOs mit SAM den CFOs und Geschäftsführern neue Metriken liefern, um den Cloud-Schock künftig zu verhindern.

Denn mit SAM steigt bei den Entscheidungsträgern auch das Vertrauen, dass sie klug investieren und das Beste aus ihren abonnierten Services machen. Und nebenbei sichern sich die Fachabteilungen auch die Flexibilität, jederzeit neue XaaS-Lösungen zu testen, wenn sie sich eine bessere Performance für ihre Aufgaben versprechen.

Über den Autor: Benedict Geissler ist seit Januar 2014 Geschäftsführer und Regional Business Manager Central, Eastern & Southern Europe bei Snow Software, einem internationalen Anbieter von Software-Asset-Management-Lösungen mit Niederlassungen in Stuttgart und Mailand sowie internationalem Hauptsitz in Stockholm, Schweden.  Der diplomierte Volkswirtschaftler verfügt über langjährige Erfahrung im IT-Bereich und war in der Vergangenheit unter anderem für FileNet sowie für IBM tätig, wo er zuletzt als Leader General Business Software Group Germany und Niederlassungsleiter verschiedene Führungsaufgaben innehatte.