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Viele Unternehmen kennen die Vorteile der IT-Services aus der Wolke. Manche packen jedoch konkrete Projekte noch recht zögerlich an. Denn sowohl die zig verschiedenen Cloud-Services als auch deren ungezählte Anbieter haben in den Köpfen vieler Entscheider noch keine ganz klaren Konturen gewonnen.

Viele Unternehmen kennen die Vorteile der IT-Services aus der Wolke. Manche packen jedoch konkrete Projekte noch recht zögerlich an. Denn sowohl die zig verschiedenen Cloud-Services als auch deren ungezählte Anbieter haben in den Köpfen vieler Entscheider noch keine ganz klaren Konturen gewonnen. Die Stuttgarter IT-Strategieberatung Gebhardt Sourcing Solutions AG beschreibt praxisrelevante Schritte, die zum passenden Cloud-Dienstleister führen.  Von Thomas Gebhardt und Heidi Börner

Den passenden Cloud-Dienstleister finden.

Die traditionelle IT war schon immer durch sehr lange Vorlaufzeiten geprägt. Wenn beispielsweise Unternehmensbereiche teilweise neue IT-Infrastrukturen oder auch Anwendungen gebraucht haben, dann mussten sie schon mit einigen Monaten rechnen, bis diese auch funktionsfähig zur Verfügung standen. Das dürfte bald gänzlich der Vergangenheit angehören. Denn die aktuellen stark volatilen Märkte gewähren den Handelnden keine so großzügigen Spielräume, bis sie die erforderlichen IT-Anwendungen auch nutzen können. Das gibt der Vorstellung, IT-Leistungen über Cloud-Services wie „Strom aus der Steckdose“ nutzen zu können, einen rasanten Auftrieb. Doch Unternehmen entscheiden sich auch für Cloud Computing, weil sie damit ihre Ausgaben senken können. Außerdem wandeln sie so ihre fixen Investitionen in variable Kosten um und bezahlen ihre IT-Ser­vices einfach nur nutzungsabhängig.

Grundsätzlich aufgeschlossen

Dass laut Marktanalysten von PAC in der Studie „Arbeitsplätze in der Wolke?!“ Ende 2014 sich mehr als 60 Prozent der Unternehmen gegenüber Cloud-basierten Arbeitsplatz-Lösungen grundsätzlich aufgeschlossen zeigen, überrascht darum eigentlich nicht. Denn am Nutzen der Cloud zweifeln mittlerweile nur noch wenige. Auch die Sicherheitsbedenken, die nach den NSA-Enthüllungen viele Verantwortliche sehr beschäftigten, haben Cloud-Dienstleister aufgegriffen. Dabei gewinnt auch das Prädikat „Made in Germany“ an Entscheidungsrelevanz. Insgesamt erwarten darum die Marktanalysten, dass die Anzahl der Unternehmen, die auf Clouds setzen, in den nächsten drei Jahren um etwa 30 Prozent wächst. Doch während die Großen und die Konzerne eher einheitliche Lösungen eines Herstellers bevorzugen, setzen Mittelständler auf eine Kombination von Angeboten verschiedener Dienstleister und ihrer diversen spezifischen Cloud-Lösungen.

Unbekannte Cloud-Services und Dienstleister treffen aufeinander

Und das macht für Unternehmen die Auswahl der passenden Cloud-Services und deren jeweilige Anbieter – deren Lösungen ja auch untereinander harmonieren sollten – besonders herausfordernd. Denn in der Praxis treffen oft auch noch unbekannte Cloud-Services und Dienstleister aufeinander. Mit ihren meistens überschaubaren Human Ressources in den IT-Abteilungen tun sich Mittelständler hier nicht selten schwer. Sie haben zwar den richtigen strategischen Ansatz gewählt, nämlich die jeweils besten Cloud-Lösungen diverser Anbieter zu kombinieren. Sie haben aber keinen erprobte Methode und oft nicht das Know-how dafür, diesen Ansatz weiter zu verfolgen und umzusetzen. Auch die geringe Transparenz und die schwierige Vergleichbarkeit im Cloud-Marktumfeld beeinträchtigen die Entscheidungen. Denn intelligentes Googeln reicht dafür einfach nicht aus.

Passende Cloud-Services auswählen.

 

Konkret: Alleine für die Zeiterfassung von Projekten stehen hunderte von Software-Tools bereit. Ähnliches gilt für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, für die Visualisierung von Prozessen, für Web- und Videokonferenzen, für CRM-Anwendungen und vieles andere. Mittelständler, die solche Cloud-Leistungen von verschiedenen Anbietern einkaufen, müssen dabei nicht nur technische, sondern auch kaufmännisch-vertragliche Themen berücksichtigen: Lassen sich die User-Verwaltungen gemeinsam steuern? Welche Datenschutzbestimmungen gelten jeweils? Wer übernimmt welche Haftung? Welches Recht kommt im Zweifelsfall zur Anwendung?

Ein Praxisbeispiel

Das vierköpfige IT-Team eines in Europa und weltweit prosperierenden Mittelständlers aus der Dienstleistungsbranche mit etwa 300 Mitarbeitern kam mit seinen Aufgaben nicht mehr hinterher. Eigentlich funktionierte die IT nur bedingt zuverlässig. Auch für neue Herausforderungen, die dank der Expansion sowie des unbeständigen Geschäftsumfelds anstanden, hatte das Unternehmen keine eigenen IT-Ressourcen mehr. Im Rahmen der IST-Analyse haben die IT-Strategieberater von Gebhardt Sourcing Solutions zuerst eine Kurzanalyse mit Quick-Check gemacht. Dabei stellte sich heraus, dass das Unternehmen nahezu alle seiner einfachen Anforderungen mit Cloud-Lösungen abwickeln könnte. Dazu zählten E-Mail-, Kalender-, Telefonie und Collaboration-Anwendungen sowie das ERP-Betriebssystem. Den Großteil solcher Anforderungen kann die Cloud abbilden.

Mailsystem aus der Cloud

Aufgrund des Businessplans des Mittelständlers haben die Berater zuerst das IT-Zukunftsszenario beschrieben. Dabei zeichnete sich klar ab, dass eine Cloud-basierte Voice-over-IP-Lösung die klassische Telefonie ersetzen sollte. Statt dem uralten Mailsystem vom eigenen Server sollte ein Mailsystem aus der Cloud kommen und ebenfalls von dort dann auch das ERP-System. In der nächsten Arbeitsphase erfolgte das Screening der Cloud-Lösungen und ihrer Anbieter. Dabei griffen die Berater auf eigene Datenbanken zu, nutzen ihre persönlichen Kontakte und starteten ergänzend dazu weitere zusätzliche Recherchen. Dann kamen die Vor- und Nachteile der jeweiligen Konstellationen ungeschminkt auf den Tisch. Im Anschluss fand die konkrete Auswahl statt – inklusive verbindlicher Zeitschiene sowie Reihenfolge und Geschwindigkeit der Überführung der Anwendungen.

Vorgegebene Standardvertragswerke

Dieser Mittelständler hat sich für mehrere Anbieter entschieden, die alle „Software as a Service“ (SaaS) liefern können, die höchste Veredelungsstufe in der Cloud, bei der die kompletten Anwendungen aus dem Netz kommen. Mit seinen Cloud-Partnern hat das Unternehmen sogenannte Hybridverträge geschlossen, also sowohl mit dem übergeordneten Dienstleister als auch mit den spezialisierten Anbietern vertraglich-kaufmännische Vereinbarungen getroffen. Die Orchestrierung der verschiedenen Anbieter hat der Dienstleister broker2clouds GmbH übernommen, der die spezialisierten Services noch anreichert.
Verträge mit Cloud-Anbietern unterscheiden sich jedoch grundlegend von solchen mit Outsourcing-Dienstleistern. Zum einen haben Cloud-Anbieter oft vorgegebene Standardvertragswerke, die ihre Kunden weitgehend akzeptieren sollten, weil sonst das Preis-/Leistungsangebot nicht mehr gilt. Im Unterschied dazu schließen beim Outsourcing die Partner sehr individuelle Verträge ab. Um die passenden Cloud-Anbieter auszuwählen, sollten Unternehmen also im Vorfeld ihrer Entscheidung nicht nur die Leistungen und den Anbieter, sondern auch die Standardverträge genau prüfen. Folgerichtig benötigt die Vergabe von Cloud-Leistungen auch kein Ausschreibungsverfahren, sondern erfolgt meistens relativ anonym online. Dann aber am besten mit fachkundiger Unterstützung. (ak)

Autoren: Heidi Börner, Geschäftsführerin broker2clouds GmbH in Stuttgart, und Thomas Gebhardt, Vorstandsvorsitzender der Gebhardt Sourcing Solutions AG in Stuttgart.

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