Debitorenbuchhaltung und Rechnungsausgang: Starker Trend zur Automatisierung

Esker, Anbieter der gleichnamigen Cloud-Plattform, um durch Automatisierung die Effizienz von Finanz- und Kundendienstabteilungen und die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit zu stärken, hat jetzt die Trendstudie ,,Debitorenbuchhaltung / Rechnungsausgang 2021“ veröffentlicht. Die von Grohmann Business Consulting durchgeführte Studie zeigt, dass die Automatisierung von Unternehmensprozessen immer rascher voranschreitet und auch vor vermeintlich „traditionellen“ Prozessen wie der Debitorenbuchhaltung und dem Rechnungsausgang nicht Halt macht. Viele Unternehmen in Deutschland haben bereits einen hohen Automatisierungsgrad erreicht. Der Trend geht eindeutig in die Richtung einer weiteren Automatisierung, nicht nur im Bereich der Rechnungsstellung.

Hoher Automatisierungsgrad bei Debitorenbuchhaltung

Bei allen abgefragten Teilprozessen – Rechnungsausgang, Forderungsmanagement, Zahlungseingang und Zahlungszuordnung – liegt der Anteil der Unternehmen, die diese Prozesse zumindest teilweise automatisiert haben, zwischen 70 und 80 Prozent.

• Teilprozess Teilweise automatisiert Automatisiert
• Rechnungsausgang 40 Prozent 30 Prozent
• Forderungsmanagement 64 Prozent 12 Prozent
• Zahlungseingang/
  Zahlungszuordnung 54 Prozent 27 Prozent

„Dieses Ergebnis ist sehr positiv. Es zeigt, dass sich eine klare Mehrheit der Unternehmen in Deutschland mit dem Thema Automatisierung befasst bzw. schon Schritte zur Automatisierung unternommen hat“, erklärt Dr. Rafael Arto-Haumacher, Country Manager bei Esker Deutschland, die Ergebnisse. „In der Öffentlichkeit wird oft suggeriert, dass die Unternehmen hierzulande in dieser Hinsicht nicht auf der Höhe der Zeit sind. Dieses Ergebnis spricht eine andere Sprache.“

Bisher geringer Einsatz von Spezialsoftware

Auf der anderen Seite liegt der Anteil der befragten Unternehmen, bei denen für die genannten Teilprozesse eine spezielle Software eingesetzt wird, zwischen 15 und 30 Prozent. Dr. Arto-Haumacher erläutert: „Diese relativ geringen Anteile mögen darin begründet liegen, dass viele Unternehmen Prozesse der Debitorenbuchhaltung mit Software aus anderen Bereichen abdecken. Beispielsweise können viele ERP-Systeme so ausgestattet werden, dass der Rechnungsversand für bestimmte Ausgangskanäle über sie erfolgen kann. Eine Kontierungssoftware kann Bereiche des Forderungsmanagements oder teilweise die Zahlungszuordnung übernehmen. Das führt zu einer Teilautomatisierung ohne spezialisierte Software, die jedoch Schwachstellen aufweisen kann.“

Schwachstellen bei der Debitorenbuchhaltung: Zu hoher Arbeits- und Zeitaufwand

Am häufigsten als Schwachstelle beim Rechnungsausgang genannt wurde der Zeitaufwand (31 Prozent). Gefolgt vom Arbeitsaufwand (29 Prozent) und der Fehleranfälligkeit (27 Prozent). Beim Forderungsmanagement ergibt sich ein ähnliches Bild. Ein zu hoher Zeitaufwand wurde am häufigsten als Schwachstelle beim derzeitigen Forderungsmanagement angegeben (48 Prozent). Desweiteren nannten 39 Prozent einen zu hohen Arbeitsaufwand und 25 Prozent eine zu lange Forderungslaufzeit. Bei Zahlungseingang und Zahlungszuordnung ist ebenfalls der zu hohe Zeitaufwand (39 Prozent) die am häufigsten genannte Schwachstelle. Einen zu hohen Arbeitsaufwand geben 37 Prozent der Befragten als Schwachstelle an, die zu hohe Fehleranfälligkeit wird von 30 Prozent der Umfrageteilnehmenden bemängelt.

Höhere Effizienz/Produktivität als größter Vorteil einer Automatisierung

In allen drei abgefragten Themenbereichen wird eine Steigerung der Effizienz/Produktivität als größter Vorteil einer Automatisierung der Teilprozesse gesehen (Rechnungsausgang: 87 Prozent, Forderungsmanagement: 77 Prozent, Zahlungseingang & Zahlungszuordnung: 87 Prozent). Und so planen trotz eines bereits verhältnismäßig hohen Automatisierungsgrades knapp 60 Prozent (57 Prozent) eine (weitere) Automatisierung der Bereiche Debitorenbuchhaltung und Rechnungsausgang.

„Der Trend geht eindeutig in die Richtung einer weiteren Automatisierung, nicht nur im Bereich der Rechnungsstellung. Zweifellos sind hier auch rechtliche Vorgaben ein Treiber: Elektronische Rechnungen im B2B-Bereich sind in Italien mittlerweile vorgeschrieben, demnächst folgt Frankreich; auch Deutschland wird das entsprechende Modell früher oder später adaptieren. Für Unternehmen ist es entscheidend, diese Zeichen zu erkennen und entsprechend zu handeln“, kommentiert Dr. Arto-Haumacher.

Zur Methodik der Studie: Für die Trendstudie „Debitorenbuchhaltung/Rechnungsausgang 2021” hat Grohmann Business Consulting 132 Verantwortliche in Unternehmen in Deutschland online befragt. Die Umfrage erfolgte von März bis Mai 2021. Ziel der Trendstudie war es, einen aktuellen Status zur Automatisierung bei der Debitorenbuchhaltung bzw. dem Rechnungsausgang zu ermitteln. Dabei wurden die drei Teilprozesse Rechnungsausgang, Forderungsmanagement sowie Zahlungseingang und Zahlungszuordnung abgefragt. Darüber hinaus sollte herausgefunden werden, welche Vorteile Unternehmen mit der Automatisierung der Bereiche Debitorenbuchhaltung/Rechnungsausgang verbinden. Außerdem wo derzeit die größten Schwachstellen liegen und wie die zukünftigen Planungen bei der Automatisierung in diesen Bereichen aussehen.

Esker bietet eine globale Cloud-Plattform zur Automatisierung von Dokumentenprozessen und unterstützt Finanz- und Kundendienstabteilungen bei der digitalen Transformation in den Bereichen Order-to-Cash (O2C) und Procure-to-Pay (P2P). Die Lösungen von Esker beinhalten Technologien wie künstliche Intelligenz, um die Produktivität und die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen. (sg)

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