De-Mail – so einfach wie sicher

Digital statt mit der Post: Mit De-Mail versenden Unternehmen Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Gehaltsmitteilungen sicher, vertraulich und nachweisbar. Außerdem reduzieren sie mit dem neuen Dienst ihre Kosten für Porto, Druck und Bearbeitung.

Laut einer Studie von Contactlab erhält jeder deutscher Nutzer pro Tag durchschnittlich 25,7 E-Mails. Insgesamt werden täglich etwa 1,1 Milliarden E-Mails empfangen. Die Tendenz: steigend. Dennoch verschicken gerade Unternehmen Geschäftspost überwiegend als Brief. Denn wenn es um den Austausch wichtiger Nachrichten, etwa Rechnungen, Mahnungen oder Schriftstücke mit gesetzter Antwortfrist geht, ist es wichtig, dass der Versender nachweisen kann, wann und an wen er das Dokument verschickt hat.

Geschützter Nachrichtenversand

Der neue De-Mail-Dienst bietet künftig einen Weg, um die Sicherheit und Verbindlichkeit der Briefpost mit der Schnelligkeit der E-Mail zu verbinden und ermöglicht es, Dokumente vertraulich und nachweisbar elektronisch zu versenden. De-Mail-Provider sorgen für den sicheren Transport von De-Mail-Nachrichten über verschlüsselte Kanäle. So kann kein unbefugter Dritter auf die De-Mails zugreifen und die Inhalte ausspähen.

Die Integrität der De-Mail-Anbieter garantiert die Akkreditierungsurkunde, die sie erst nach einer erfolgreichen Akkreditierung als De-Mail-Provider durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erhalten. „Die Zertifizierung gewährleistet, dass die De-Mail-Anbieter die hohen Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz, Funktionalität und Interoperabilität zur einfachen Zusammenarbeit mit verschiedenen Systemen auch erfüllen“, sagt Karl J. Beyer, Referent im BSI. „Die Grundlage dafür bildet das De-Mail-Gesetz.“

Nachweisbar digital kommunizieren

Jeder potenzielle De-Mail-Nutzer muss sich bei einem De-Mail-Anbieter persönlich registrieren und identifizieren lassen. Das stellt sicher, dass hinter jeder De-Mail-Adresse ein eindeutig bekannter Nutzer steht. „Sowohl der Versand als auch der Empfang einer De-Mail sind darüber hinaus nachweisbar, was besonders in der Geschäftskommunikation oft eine wichtige Rolle spielt“, sagt Jens Mayer, Projektleiter De-Mail bei der Telekom. Dazu kann der Sender zum Beispiel eine Versand- und Zustellbestätigung beim Provider anfordern.

De-Mail setzt auf Standardtechnologien. So können mittelständische Unternehmen jeder Größe den neuen Dienst ohne großen Integrationsaufwand nutzen. Im einfachsten Fall greift der Anwender einfach per Webbrowser auf seinen De-Mail-Account zu. Größere Unternehmen, die über eine eigene Netzinfrastruktur verfügen, können ihre existierenden E-Mail-Systeme über ein so genanntes De-Mail-Gateway an den De-Mail-Dienst anbinden. Über dieses zentrale Eingangstor lässt sich der neue Service ganz einfach, zum Beispiel über Outlook, nutzen.

Schnell und wirtschaftlich

Mit De-Mail können Unternehmen künftig einen Großteil ihrer geschäftlichen Kommunikation einfach und schnell auf elektronischem Weg abwickeln. „Mehr als die Hälfte der Geschäftspost, die heute per Brief verschickt wird, ließe sich als De-Mail versenden“, schätzt Jens Mayer. Dafür spricht auch der Zeitvorteil. Eine De-Mail kommt binnen Sekunden beim Empfänger an. Sollte doch einmal eine Verzögerung eintreten, sind acht Stunden das Maximum. Innerhalb dieser Zeit muss der De-Mail-Provider nach dem De-Mail-Gesetz eine De-Mail zustellen. Damit ist die De-Mail auch im langsamsten Falle immer noch schneller als Briefpost. Zudem punktet die elektronische Kommunikation mit klaren wirtschaftlichen Aspekten: Beim Versand einer De-Mail fallen keine Kosten für Druckinfrastruktur, Druckressourcen, Papier oder Porto an. Firmen sparen sich zeitaufwendige Arbeitsabläufe, etwa, wenn Mitarbeiter Dokumente einscannen, bearbeiten, ausdrucken und zum Postversand aufbereiten müssen. Auch Medienbrüche entfallen dadurch.

Die Telekom durchläuft aktuell das vom BSI geforderte Zertifizierungsverfahren. Mit der Akkreditierung als De-Mail-Provider rechnet sie 2012.

Weitere Informationen: http://telekom.de/de-mail