Datentresor: Digitaler Datenraum für Geschäftsführer von KMU

Für die Chefs mittelständischer Unternehmen wird es in der Digitalisierung immer schwieriger, vertrauliche Akten unter Verschluss zu halten. Ohne sich hierbei von den IT-Spezialisten in der Firma abhängig zu machen. Abhilfe will jetzt TeamDrive schaffen. Geschäftsführer Detlef Schmuck erklärt: „Der in alten Zeiten übliche Chef-Tresor nützt heutzutage nichts, weil die Unterlagen durchweg digital vorliegen und daher nicht einfach weggesperrt werden können. Viele Chefs gerade im Mittelstand tun sich sehr schwer mit blindem Vertrauen in den IT-Administrator, einen Auszubildenden oder eine externe Dienstleistungsfirma, die unbegrenzt alle Daten auf dem Firmenserver einsehen können. Dieses Dilemma löst TeamDrive mit einem Datentresor nur für den Chef, der unabhängig von der IT-Abteilung im Unternehmen funktioniert.“

Datentresor einfach auf dem Laptop installieren

Voraussetzung ist ein eigener Laptop des Chefs. Auf diesem wird ein hochsicherer Datenraum installiert, auf den nur der Besitzer des Rechners zugreifen kann.  Der Datentresor verschlüsselt automatisch die darin gespeicherten Dateien und überträgt sie in eine deutsche Hochsicherheits-Cloud. Der Chef kann dadurch nicht nur vom Bürorechner aus auf seine Tresordaten zugreifen, sondern auch zu Hause oder unterwegs, sogar über ein Tablet oder Smartphone.

„Die Installation ist ein Kinderspiel und kann jeder Chef ohne IT-Unterstützung vornehmen“, versichert Detlef Schmuck. Einfach die Software auf der Teamdrive-Webseite herunterladen, auf „Installieren“ klicken und eine Minute abwarten. Kurz darauf erscheint ein neuer Ordner mit der Bezeichnung „TeamDrive“. Alle dort abgespeicherten Daten sieht nur der Chef, nicht aber die IT-Abteilung. Ein automatisches Backup in die Cloud verhindert den Verlust der Daten. Der Laptop sollte mit einem sicheren Passwort versehen sein, um ihn vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

So sicher wie bei Berufsgeheimnisträgern

Die vertraulichen Daten sind im digitalen Datentresor dank Hochsicherheitstechnik nicht nur vor internen Blicken geschützt, sondern auch vor externen Angreifern. TeamDrive genügt nämlich den Sicherheitsanforderungen für Berufsgeheimnisträger wie Anwälten, Richtern, Ärzten, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern. Diese gelten als die höchste Sicherheitsstufe in Deutschland. „Bei TeamDrive sind die digitalen Unterlagen sicherer als in jeder Firmen-IT aufgehoben. Weil kein IT-Administrator herankommt, auch nicht unserer“, erklärt Geschäftsführer Detlef Schmuck.

Weder Behörden noch Hacker können Datentresor öffnen

Das hohe Sicherheitsniveau ergibt sich durch eine lückenlose Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in Kombination mit einer Zero-Knowledge-Architektur. Demnach sind alle Daten auf dem Laptop wie im Datentresor verschlüsselt, und ausschließlich der Chef besitzt den Schlüssel dazu. Das Unternehmen TeamDrive behält keine Ersatz- oder Generalschlüssel bei sich („Zero-Knowledge“ bedeutet, dass auch TeamDrive selbst nicht an Kundendaten herankommt). Sogar auf eine richterliche Anordnung hin könnte TeamDrive den Behörden keinen Zugang zum Chef-Tresor gewähren. „Einen Schlüssel, den wir nicht haben, können wir nicht herausgeben“, stellt Detlef Schmuck klar. Der Schutz vor Hackerangriffen ist gleichermaßen gewährleistet: „Ein nicht vorhandener Schlüssel können auch Cyberkriminelle nicht entwenden“, sagt Schmuck.

Der Datenabgleich zwischen Chef-Laptop und Datentresor erfolgt automatisch. Selbst wenn der Laptop entwendet, von Hackern angegriffen oder funktionsuntüchtig wird, bleiben die vertraulichen Unterlagen weiterhin sicher im Tresor gespeichert. Zur weiteren Sicherheit trägt der Zwei-Faktor-Zugriffsschutz bei. Bei jedem Versuch, den Digitaltresor zu öffnen, erhält der Chef eine Nachricht auf seinem Smartphone. Nur bei ausdrücklicher Zustimmung über das Smartphone des Chefsl lässt sich der vertrauliche Datenraum öffnen.

Alle gesetzlichen Anforderungen werden erfüllt

Ebenfalls wichtig: TeamDrive erfüllt alle in Deutschland geltenden gesetzlichen Anforderungen gemäß DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Das bedeutet, dass sowohl vertrauliche personenbezogene Daten etwa zur Lohn- und Gehaltsabrechnung als auch Betriebsgeheimnisse wie beispielsweise Kalkulationen oder Verträge rechtskonform im Tresor abgelegt werden können. Zur Sicherheit trägt bei, dass TeamDrive trotz des anglisierten Firmennamens vollständig in deutscher Hand lieg. Zudem verbleiben alle Kundendaten im Rechtsraum der Bundesrepublik Deutschland.

Vertraulicher Datenaustausch mit ausgewählten Personen

Bei Bedarf kann der Chef den Datentresor oder Teile davon mit Personen seines Vertrauens wie Anwalt, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Unternehmensberater teilen. Hierzu erhalten diese den Zugang zu ausgewählten im Datentresor abgelegten Dateien, wobei der Chef festlegen kann, wer diese nur lesen und wer sie auch verändern darf. In jedem Fall protokolliert das System alle Zugriffe lückenlos, so dass sich im Nachhinein genau nachverfolgen lässt, wer wann welche Dateien „angefasst“ hat.

Beendet der Chef das Vertrauensverhältnis, kann er einzelnen oder allen Personen jederzeit von seinem Laptop sämtliche Zugriffsrechte entziehen. „Alle diese Vorgänge lassen sich mit wenigen Klicks steuern, ohne die Hilfe anderer Personen aus der Firma in Anspruch nehmen zu müssen“, stellt TeamDrive-Chef Detlef Schmuck klar. Er fügt hinzu: „Die Kosten für den hochsicheren digitalen Chef-Tresor sind mit 70 Euro pro Jahr selbst für kleinere Mittelständler tragbar.“

TeamDrive gilt als „sichere Sync&Share-Software made in Germany“ für das Speichern, Synchronisieren und Sharing von Daten und Dokumenten. Grundlage bildet eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die gewährleistet, dass nur der Anwender selbst die Daten lesen kann – weder TeamDrive noch irgendeine Behörde auf der Welt kann die Daten entschlüsseln. TeamDrive gewährleistet, dass alle Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert werden und garantiert die Einhaltung der deutschen Datenschutzgesetzgebung. (sg)

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