Datenschutz: richtiger Umgang mit Bewerber- und Mitarbeiterdaten

Seit dem Inkrafttreten der DSGVO müssen Unternehmen besondere Regeln hinsichtlich Art, Dauer und Umfang der Speicherung und Aufbewahrung von Bewerber- und Mitarbeiterdaten einhalten. Davon sind auch kleine und mittlere Unternehmen betroffen. Grundsätzlich dürfen personenbezogene Daten von Mitarbeitern gemäß dem Datenschutz erhoben und verarbeitet werden.

„Ich habe aus vielen Gesprächen mit meinen Kunden den Eindruck bekommen, dass noch immer nicht allen Unternehmen klar ist, wie lange sie denn nun Bewerberdaten aufbewahren müssen und welche Daten ihrer Mitarbeiter sie erheben, erarbeiten und speichern dürfen“ erklärt Harald Krekeler, Entwickler der Dokumentenmanagement-Software Office Manager.

„Dabei gilt der Grundsatz, dass personenbezogene Daten von Mitarbeitern gemäß Beschäftigtendatenschutz für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden dürfen. Dazu zählen ganz konkret Daten wie Name, Steuer-Identifikationsnummer, Daten zur Sozialversicherung sowie Angaben zu Beruf, Qualifikation und Einsatzfähigkeit“, so Krekeler weiter.

Speicherung von Mitarbeiterdaten

Das Daten, ohne die ein rechtskonformes Beschäftigungsverhältnis nicht zustande kommen würde oder ohne die ein Betrieb seinen regulären Ablauf nicht gewährleisten könnte. Übrigens: Für die Speicherung dieser Daten – und nur für diese – braucht der Arbeitgeber keine besondere Einwilligung seiner Mitarbeiter. Unter den Beschäftigtendatenschutz fallen übrigens auch Bewerberdaten. Die meisten Unternehmen speichern die personenbezogenen Daten von Bewerbern auch dann, wenn sie nicht mehr benötigt werden, weil es sich für einen Kandidaten entschieden hat.

„Da bewegen sie sich jedoch auf dünnem Eis, denn auch hier sind Aufbewahrungsfristen klar geregelt. Bewerbungsunterlagen dürfen maximal sechs Monate aufbewahrt werden. Spätestens dann müssen Bewerberdaten datenschutzkonform vernichtet werden“, sagt Krekeler. Das heißt, dass personenbezogene Daten unkenntlich gemacht werden müssen und nach ihrer Löschung nicht mehr existieren dürfen. „Dabei darf das E-Mail nicht vergessen werden. Auch dort müssen Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und andere eventuell eingereichte Unterlagen gelöscht werden.“

DSGVO-Vorgaben einhalten

Mit Office Manager lassen sich die Vorgaben der DSGVO sowie Aufbewahrungsfristen auf einfache Art und Weise einhalten: Anwender der DMS können tagesgenaue Fristen mit Laufzeitbeginn ab Belegdatum eintragen. Über eine Eingabemaske können sie hier die Aufbewahrungsfrist in Jahren oder Tagen, sowie mit „unbefristet“ oder „keine“ angeben. Das Ende der Frist wird im Eigenschaftendialog der einzelnen Dokumente eingeblendet.

„Für die kurzzeitige Archivierung von Bewerbungsunterlagen ist das eine enorme Arbeitserleichterung, denn so haben Personalbearbeiter genau im Blick, an welchem Tag sie die Daten löschen müssen“, berichtet Krekeler. Fristen für die Beispielarchive sind übrigens im Installationspaket der Software enthalten. „Um Missbrauch oder Manipulation vorzubeugen, erfordern Änderungen Administratorrechte. Auch dann, wenn die Bearbeitung von Auswahllisten freigegeben ist“, so Krekeler.

Aufbewahrungs- und Löschfristen beachten

Auch für die Aufbewahrung von personenbezogenen Daten von Mitarbeitern gelten – auch im Zusammenhang mit Anwesenheitszeiten oder Buchhaltungsdaten – konkrete Aufbewahrungs- und Löschfristen. „Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Betrieb aus, sollten seine Personalakten noch mindestens drei Jahre aufbewahrt werden. Denn erst dann verfallen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis, wie beispielsweise die Einforderung eines Arbeitszeugnisses oder eines Schadenersatzanspruches“, so Krekeler und ergänzt: „Doch Vorsicht: Die Frist gilt immer erst ab dem Ende des jeweiligen Jahres, in dem der Arbeitsvertrag endet, ganz gleich, wann der Kündigungszeitpunkt war.“

Davon unterschieden werden müssen jedoch steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Unterlagen: Für Lohnsteuerkarten, Lohnabrechnungen und Belege für den Lohnsteuerabzug gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren nach Steuerrecht. Sofern sie zur Gewinnermittlung des Betriebs herangezogen werden, müssen sie sogar zehn Jahre aufbewahrt werden. Lohnnachweise über Arbeitsstunden und Nachweise über das gezahlte Entgelt müssen fünf Jahre, Unterlagen bezüglich der betrieblichen Altersvorsorge sogar sechs Jahre aufbewahrt werden. (sg)