Customizing von ERP-Systemen: ist eine Anpassung die Regel oder Ausnahme?

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Um konkurrenzfähig zu sein, müssen Unternehmen stetig ihre Prozesse optimieren. Bei der ERP-Einführung stellt sich dann häufig die Frage, ob man die Unternehmensprozesse an die Software anpasst oder umgekehrt.
Customizing von SoftwareQuelle: Softguide

Ein Standard-ERP-System besteht in der Regel aus einer ganzen Reihe an Funktionen und Modulen, die sich aus langjährigen Best-Practice-Prozessen ergeben. Für viele Branchen werden die Standardfunktionen von ERP-Systemen um branchenspezifische Funktionen erweitert oder ergänzt. Auf diese Weise können einige wichtige Funktionalitäten für die Branche bereits mitgeliefert werden. Doch selbst Branchen-ERP-Systeme sind Standardlösungen, die nicht alle individuellen Prozesse im Unternehmen vollständig abbilden können.

Corporate-Design implementieren

Bei der dem Customizing eines ERP-Systems müssen die vorhandenen Stammdaten eingelesen, das Corporate Design implementiert und die Lokalisierung vorgenommen werden. Außerdem sollten IT-Administratoren vorhandene Einzellösungen entweder über Schnittstellen anbinden oder die bisherigen Daten aus diesen übernehmen. Bei der Frage der Anpassung geht es daher weniger um das ob, sondern mehr um das wie und in welchem Umfang. ERP-Systeme sollten ein gewisses Maß an Anpassungsfähigkeit beziehungsweise Flexibilität aufweisen, sodass die Software sich nicht nur an die vorhandenen Geschäftsprozesse anpassen lässt, sondern auch zukünftigen Marktanforderungen gewachsen ist.

Doch nicht jede Form der Anpassung beziehungsweise des Customizings ist gleichermaßen geeignet. Der Einführung des ERP sollte also eine kritische Prüfung aller geschäftlichen Abläufe vorausgehen. Dadurch kann unter Umständen ein betrieblicher Prozess im neuen ERP-System angepasst werden und nicht umgekehrt:

  • Parametrisierung: Praktisch jedes ERP umfasst Parameter zur Abbildung besonderer Unternehmensanforderungen. Manche ERP-Lösungen verfügen allerdings über nur geringe Anpassungsmöglichkeiten, während andere eine breite Palette an Parametern umfassen und so individuell darüber angepasst werden können. Der Vorteil dieser Form der Anpassung liegt darin, dass der Programmcode des ERP-Systems nicht geändert wird. Das System bleibt also updatefähig.
    Ein Nachteil kann es sein, wenn zu viele Parameter vorhanden sind, die aktiviert oder deaktiviert werden können. Hier kann das Aktivieren oder Deaktivieren einzelner Einstellungen untereinander Abhängigkeiten erzeugen, die sich auf die Funktionalität auswirken.
  • Installation von Add-ons: Hierbei werden zusätzliche Tools genutzt, ohne das ERP-System zu verändern. Der Vorteil ist, dass keinerlei Veränderungen am Kernsystem erfolgen. Das Standard-ERP ist weiterhin updatefähig. Es werden fehlende Prozesse oder Funktionen durch zusätzliche Programme beziehungsweise Add-Ons ergänzt.
  • Anpassungsprogrammierung: Der Vorteil der Anpassungsprogrammierung beziehungsweise des Codings liegt in der exakten Abbildung der eigenen Unternehmensprozesse. In der Regel dauert die Entwicklung allerdings deutlich länger und das ERP kommt daher wesentlicher später zum Einsatz und ist zudem auch teurer als ein Standard-ERP, sowohl bei der Erstellung des Codes als auch später in der Pflege des Systems.
    Ein weiterer Nachteil des Coding ist der Verlust der “einfachen” Updatefähigkeit. So muss der IT-Verantwortliche den individuell angepassten Code bei jedem Update wieder mitnehmen oder gesondert anpassen. Daher werden Updates bei modifizierten ERP-Systemen oft vernachlässigt und nicht vorgenommen, sodass das System veraltet und unter Umständen Sicherheitslücken aufweist.

    Customizing des ERP-Systems ist der Regelfall

    Wenn es Code-Anpassungen im ERP-System geben soll, ist es auf jeden Fall sinnvoll, auf einen gut dokumentierten Code zu achten. Spätere Updates und Anpassungen können dann leichter vorgenommen werden. Eine individuelle Anpassung des ERP-Systems ist die Regel. Der Umfang dieser Anpassungen hingegen kann sehr unterschiedlich ausfallen. Die verschiedenen Customizing-Optionen haben jeweils Vor- und Nachteile, die jedes Unternehmen für sich bei der Einführung eines ERP-Systems individuell abwägen muss. Generell ist es aber von Vorteil, wenn die einfache Update-Fähigkeit des ERP erhalten bleibt.

    Die Anpassungsmöglichkeiten von ERP-Systemen entwickeln sich immer mehr zu einem Wettbewerbsfaktor für Unternehmen. Mit einer Lösung, die sich möglichst effizient an Prozessänderungen anpassen lässt, kann auf Marktveränderungen schneller reagiert werden. Es kann daher von Vorteil sein, ein ERP-System auszuwählen, dass bereits über ein entsprechendes Customizing-Tool verfügt, sodass gewisse Anpassungen (Datenbankerweiterungen, Programmaussprünge, Formularanpassungen, etc.) schneller und effizienter vorgenommen werden können.

    Über die Autorin: Dr. Ute Burghardi ist promovierte Naturwissenschaftlerin und seit über 15 Jahren in der IT-Branche tätig. Sie verfolgt seit dieser Zeit intensiv den Softwaremarkt und verantwortet bei SoftGuide den Content zu aktuellen Softwarethemen. Sie bearbeitet und recherchiert unter anderem einen umfangreichen Leitfaden zur Auswahl betrieblicher Software. Darüber hinaus unterstützt sie das SoftGuide – Rechercheteam bei der Evaluation für konkrete Softwareprojekte. (sg)

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