Content Enablement: Warum Inhalte mehr Aufmerksamkeit verdienen

Das Genie beherrscht das Chaos. Dieser Spruch darf zumindest im Unternehmensumfeld guten Gewissens angezweifelt werden. Chaos ist auf Unternehmensebene nur selten förderlich, im Zusammenhang mit Dokumenten und Dateien quasi nie. Schließlich erstellt jeder Mitarbeiter im Durchschnitt 850 dieser Business-Dokumente, inklusive E-Mails, monatlich. Schneller und einfacher Zugriff auf die benötigten Informationen ist deshalb ein wichtiger Faktor für Content Enablement, also dem effizienten Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten.

Doch schnell und einfach ist längst nicht die gelebte Realität. Das Chaos ist bis heute vielerorts präsent und wird von Unternehmen nur mangelhaft adressiert. Das geht aus einer aktuellen Studie von Templafy hervor, für die über 1.100 deutsche Arbeitnehmer aus verschiedenen Industrien und Fachbereichen befragt wurden.

Content Enablement: Unternehmensinhalte sind weit verstreut.

Der Tenor der Umfrage ist durchgehend der gleiche: Unternehmensinhalte, von Bildern, Beschreibungen und Firmenentwicklung bis hin zu Haftungsausschlüssen, Schriftarten oder Logos, sind fast immer über verschiedene Ablageorte und Anwendungen verstreut. Mitarbeiter müssen oft in mühevoller Recherche die neue Boiler Plate aufspüren oder die Kollegen nach dem aktuellen Logo fragen. Das kostet nicht nur Nerven – es ist auch ein echter Effizienzkiller. Jeder Zweite gibt an, mindestens vier bis sechs Stunden pro Woche für die Suche nach eben jenen Informationen über die digitalen Tools aufzuwenden. Zeit, die im Umkehrschluss für fachlich wichtige Aufgaben fehlt.

Mit konsolidierten Tools das neue Normal bewältigen

Mit zunehmender Digitalisierung und einer wegen der Corona-Pandemie kaum aufzuhaltenden Entwicklung zum hybriden Arbeitsmodell hin sollten Unternehmen spätestens jetzt ihre Mitarbeiter mit entsprechenden Anwendungen ausstatten. Tools, die das neue Arbeitsumfeld, geprägt von Flexibilität zwischen Homeoffice und Büro, maßgeblich unterstützen. Es bedarf also digitaler Anwendungen, die einfach zu erlernen sind und in die bestehenden Tools am Arbeitsplatz integriert sind. Getreu dem Motto: weniger ist mehr. Denn einfach alleinstehende Anwendungen zu implementieren, würde das Problem der Überflutung mit Tools – und damit das Dokumentenchaos – weiter verstärken.

Zahlreiche Mitarbeiter wünschen sich Investitionen in intelligente, digitale Lösungen. Laut der Studie von Templafy glaubt nämlich jeder Dritte, dass das eigene Unternehmen noch nicht die richtigen Technologien für das hybride Arbeitsmodell eingeführt hat. Knapp 40 Prozent sagen, dass die Verwaltung von Informationen, wie Dokumenten, Bildern und Dateien, im hybriden Arbeitsumfeld schwieriger wird.

Content Enablement – Evolution des Enterprise Content Management

Existierende ECM-Lösungen zielen zwar darauf ab, unstrukturierte und strukturierte Unternehmensinhalte zu verwalten, doch nicht alle Probleme werden dadurch gelöst. Zu teuer und anspruchsvoll sind die komplexen Architekturen in der Einführung und Instandhaltung. Zudem lassen sich neue Features nur langsam in der immer schnelleren Digital Transformation adaptieren. Und auch große Unternehmen greifen anstelle von All-In-One-Lösungen zunehmend auf spezialisierte Micro Services zurück.

Eine Integration der bestehenden ECM-Systeme mit diesen neuen Applikationen ist unabdingbar, doch in der Realität mit einem enormen Ressourcenaufwand verbunden. Dokumente liegen in ECM-Lösungen also zentral ab, doch die komplizierten und fehleranfälligen Workflows rufen das Potential der Unternehmensinhalte nicht effizient genug ab.

Zentrale Verwaltung aller benötigen Informationen und Dateien

Deshalb sprechen Experten vermehrt von einer wachsenden Bedeutung von Content-Enablement-Lösungen. Denn Content Enablement soll genau diesem Problem Herr werden, nämlich mit digitalen Tools eine effiziente Erstellung und Bearbeitung von Business-Dokumenten zu garantieren, indem alle benötigen Informationen und Dateien zentral verwaltet und über Schnittstellen direkt in den gängigen Anwendungen am Arbeitsplatz, wie Google Workplace, Microsoft Office oder Salesforce, abrufbar sind.

Denn verteilte Teams und verstreute Informationen sind oft schon heute Realität – im hybriden Arbeitsumfeld werden diese Herausforderungen nicht geringer: Der Projektleiter in Kopenhagen, das Marketingteam in Berlin und die Rechtsabteilung in New York. Dem Sitznachbarn mal eben auf die Schulter tippen, um nach Ablageort oder Richtigkeit eines Dokumenteninhalts zu fragen, ist oftmals schlicht nicht mehr möglich. Laut der Studie befürchten vier von zehn Mitarbeitern neben erschwerten Bedingungen für die Zusammenarbeit mit Kollegen auch negative Auswirkungen auf die eigene Produktivität. Doch welche Ansprüche stellen Mitarbeiter an die digitalen Tools am Arbeitsplatz der Zukunft?

Unternehmensinhalte als Geschäftstreiber

Unternehmensinhalte sind mehr als nur E-Mails, Bilder und Metadaten. Vielmehr bilden Sie die Summe aller verfügbaren Informationen eines Unternehmens, um Business-Dokumente aller Art aufzusetzen. Zum Beispiel erhalten Kaufverträge erst mit den korrekten Haftungsausschlüssen die rechtswirksame Absicherung. Gut beraten ist also das Unternehmen, das seinen Mitarbeitern entsprechend valide Disclaimer immer unkompliziert und effizient zur Verfügung stellt. Ansonsten riskieren sie teure Konsequenzen: Ein nichtiger Vertrag hat im Ernstfall keine Rechtsgrundlage. Es drohen Umsatzausfälle oder Schadensersatzansprüche.

Ein anderes Beispiel sind Präsentationen und Pitch-Decks, um Investoren zu gewinnen oder Kunden zu begeistern. Auch hier sind Mitarbeiter darauf angewiesen, benötige Informationen mithilfe von Unternehmensinhalten zielführend zu übermitteln. Ob ein Bild des Headquarters, Informationen zur Unternehmensgeschichte, Infografiken zum Produkt oder Diagramme zur Rentabilität – wenn Mitarbeiter schnell auf diese Informationen zugreifen und diese mühelos an gewünschter Stelle einfügen können, erhöhen sie ihre Effizienz und steigern die Erfolgschancen des Dokuments.

Content Enablement: Erkenntnisse über die Performance von Dokumenten

Letztlich bleibt aber auch nach erfolgreichem Aufsetzen und Absenden dieser Dokumente ein Hauch von Restzweifel. Mitarbeiter können oft nur schätzen, wie Vertragsentwürfe, ganze Pitch-Decks oder einzelne Folien beim Empfänger ankommen. Moderne Lösungen schaffen hier Abhilfe. Sie analysieren durch eine Tracking-Funktion unter anderem die Öffnungsrate von gesendeten Dokumenten, die Verweildauer auf einzelnen Elementen wie Grafiken und die Klick-Rate von integrierten Links. So erhalten Mitarbeiter Erkenntnisse über die Performance der Dokumente.

Wird beispielsweise eine Grafik von den Lesern nur überflogen, die für die Botschaft des Dokumentes jedoch elementar ist, können Mitarbeiter Anpassungen vornehmen. Sie können die Grafiken neu aufbereiten, sie an prominenterer Stelle im Dokument platzieren oder das Design ändern. So werden Dokumente kontinuierlich optimiert. Die Bedeutung von Content Enablement ist also keineswegs nur ein Kind der Pandemie.

Zwar haben die Krise und hybrides Arbeiten die Probleme im Umgang mit Dokumenten verdeutlicht, doch die Faktoren für ein positives Betriebsergebnis lauten seit jeher: Kein Vertragsabschluss ohne stichfesten Vertragsentwurf, keine Finanzierung ohne aussagekräftiges Pitch-Deck und keine Neukundengewinnung ohne überzeugende Präsentationsmaterialien. Umso wichtiger, dass Unternehmen – auch dank der vergangenen Monate – Lösungen für Content Enablement auf ihre Agenda setzen. Zum Wohle des Unternehmens und der Mitarbeiter. (sg)

Lesen Sie auch:

Über den Autor: Michael Lazik ist Sales Director für die DACH Region bei Templafy. Die Cloud-basierte Plattform für Unternehmen und Mitarbeiter gewährleistet die Produktivität in der Erstellung und Optimierung von Dokumenten sowie die ständige Einhaltung von Branding und Compliance Richtlinien. Lazik verantwortet bei Templafy die Entwicklung und Umsetzung der Sales Strategie im deutschsprachigen Raum und ist seit nunmehr 15 Jahren im Management von führenden regionalen und internationalen Softwareunternehmen tätig. (sg)