13.11.2019 – Kategorie: Technologie

Collaboration-Tools: Herausforderungen durch E-Mail und Dokumentenmanagement begegnen

Obwohl bereits zwei Drittel der Unternehmen auf Collaboration-Tools wie Microsoft Teams setzen, bleibt die E-Mail-Nutzung weiterhin wichtig für die externe geschäftliche Kommunikation. Eine neue Studie zeigt, warum trotz des Einsatzes von Collaboration-Tools wie Microsoft Teams, Slack und Yammer der Umgang mit Dokumenten eine Herausforderung bleibt.

Laut einer aktuellen Studie der Hochschule der Medien Stuttgart und dem Fachportal SharePoint360.de hat Microsoft Teams in deutschen Unternehmen eine hohe Verbreitung bei den Collaboration-Tools erreicht. Das vor zwei Jahren vorgestellte Business-Chat-Tool kommt bei 68 Prozent der Befragten zum Einsatz. 61 Prozent der Anwender erhoffen sich durch Teams und ähnliche Tools insbesondere eine Verringerung des E-Mail-Verkehrs. Die ähnlich funktionierenden Social-Network-Tools wie Yammer sehen immerhin 38 Prozent als möglichen E-Mail-Ersatz.

Microsoft Office 365 hat mit 75 Prozent die höchste Nutzungsrate bei Collaboration-Tools.

Collaboration-Tools: Verlagerung von interner zu externer Kommunikation

Dennoch rechnet kaum mehr jemand mit einer kompletten Ablösung der E-Mail, 94 Prozent der Befragten schätzen diese derzeit als wichtigen Kanal ein. Die Bedeutung verschiebt sich jedoch stärker in Richtung externer Kommunikation mit Kunden und Partnern. So liegt bei 42 Prozent der Befragten der Anteil der geschäftskritischen Inhalte wie Rechnungen, Angebote oder Verträge bei über 40 Prozent.

Wichtige Dokumente versteckt in Mail-Postfächern – vor diesem bekannten Problem bewahren auch die modernen Kommunikations-Tools nicht. 45 Prozent der Befragten gehen davon aus, dass mit ESN/Yammer das Dokumentenmanagement im Unternehmen komplizierter wird, bei Teams/Slack sind es 25 Prozent der befragten Mitarbeiter.

Für zwei Drittel der Unternehmen spielt die E-Mail eine sehr wichtige Rolle.

Collaboration-Tools: E-Mail-Management mit Office 365

Die „Office 365 Fokusstudie 2019 – Herausforderung Collaboration, E-Mail und Dokumentenmanagement“ wurde von der Hochschule der Medien Stuttgart (HdM) und dem Fachportal SharePoint360.de durchgeführt. An der Befragung, die im September 2019 stattfand, nahmen 275 geschäftliche Anwender teil. 50 Prozent kommen dabei aus Unternehmen mit über 500 Mitarbeitern.

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